仕事の依頼には、大きなものも小さなものもあります。メール、ダイレクトメッセージ、電話会議を通じて依頼されます。そしてもちろん、最も恐ろしいのは「不意に姿を現す」ことによる依頼です。 さまざまなチャネルがあると、混乱状態になり、すべてを把握し、どのプロジェクトの優先度が高いのかを把握するのが困難になる可能性があります。 もはや Wrikeのカスタムリクエストフォームが不可欠です。 Wrikeリクエストフォームとは何ですか? Wrikeリクエストフォームは、作業の引き受けを自動化し、社内外の顧客からのすべてのリクエストを1か所に送り、必要な情報をリクエスト者が確実に提供できるようにするのに役立ちます。 翻訳:よりコントロールしやすく、すぐに作業を開始できます。 リクエストフォームを使うと、作業の引き受けを効率化するだけでなく、 タスク、ワークフロー、プロジェクト全体を自動的に作成できます。 これにより、あなたとチームの作業時間が省けます。 Wrikeリクエストフォームによって、 ブループリントを起動することもできます。これは新しい作業項目のテンプレートであり、新しいブログ投稿やプレスリリースを書くなどの繰り返し行うタスクを複製するように設計されています。 このプロセス中に、必要なすべてのタスク、所有者、および期限も自動的に作成されます。 リクエストフォームを使って設計図からプロジェクトを作成すると、 プロジェクト進捗設定は、日付、カスタムフィールドロールアップ設定、およびすべてのサブアイテムのステータスとともに保持されます。 最終的に、リクエストフォームと設計図はどちらも効率を高め、時間を節約し、管理業務を省くことができるため、より影響力のある作業にすぐに集中できるようになります。 [postbanner] Wrikeでリクエストフォームを作成する方法 ステップ1: リクエストフォームを作成するスペースに移動する ステップ 2: 右上隅の歯車アイコンをクリックする Wrikeを無料でお試しください ステップ 3: リクエストフォームを選択する ステップ 4: スペースの最初のリクエストフォームの場合は [リクエストフォームの作成] をクリックし、スペースに既に既存のフォームが含まれている場合は [+ フォーム] をクリックします。 ステップ 5: フォーム情報を挿入する リクエストフォームの名前を入力します。 (オプション) フォームの説明を入力して、フォームの用途と送信するタイミングをユーザーが理解できるようにします。 右側のパネルに移動して、次の項目を指定します。 フォームが属すべきスペース フォームを閲覧できる人（Wrikeアカウントの全員、特定のユーザーとグループ、またはアカウントの誰も閲覧できない） フォームで新しいタスクまたはプロジェクトを作成する必要がある場合、タスクまたはプロジェクトを複製する必要がある場合、またはブループリントからアイテムを作成する必要がある場合 注:ブループリントからアイテムを作成するには、まずこのドロップダウンから [タスクを複製] または [プロジェクトを複製] を選択し、次に [テンプレートタスク] を選択して、最後に [ブループリント] タブを選択します。 (オプション) フォームへの公開リンク (Wrike以外のユーザー向け) を有効にするかどうか、またそのリンクによってメール通知をトリガーするかどうか、さらにCAPTCHAセキュリティ機能を設定するかどうかを指定します。 (オプション) フォームで作成したアイテムを配置するフォルダー、プロジェクト、またはスペースを選択します。 注: このステップで何も選択しない場合、フォーム送信によって作成されたアイテムは [自分と共有] フォルダーに置かれます。 (オプション) フォーム送信後に作成されるタスクまたはフォルダーのステータスを選択します。 ステータスを選択しない場合、リクエスト送信によって作成されたタスクとプロジェクトによって、ワークフローの最初のアクティブなステータスが作成されたフォルダー、プロジェクト、またはスペースに適用されます。 （オプション）作成したタスクまたはプロジェクトを割り当てるユーザーを選択します （オプション）リクエストフォームを使用して作成する承認を設定します (オプション) プレフィックスを追加します。 リクエストによって複製されたタスクやプロジェクトにはプレフィックスを設定できます。 プレフィックスは指定された回答となり、送信時に関連するすべてのサブフォルダー、サブプロジェクト、タスク、およびサブタスクに追加されます。 ステップ 6: フォーム入力をカスタマイズする 上記の手順を完了したら、[+ 質問を追加] をクリックします ドロップダウンメニューから追加する質問タイプを選択します。 Wrikeを無料でお試しください ステップ 7: カスタマイズ(続き) 質問と利用可能な回答を入力します (質問タイプによって異なります) (オプション) 質問に関する追加情報を追加するには、「ヘルパー」テキストを入力します。 この情報は依頼者には表示されますが、生成されたタスクやプロジェクトには表示されません。 [必須]
これは、おそらく共感したり、過去の思い出をかき立てたりできるストーリーなので、きっと気に入っていただけるはずです。 Intelcoは、高速道路、空港、エンジニアリング、小売、繊維などの大規模な産業グループにサービスを提供するソフトウェア企業です。 イタリアのグッサーゴに拠点を置く同社は、人事管理を外部委託する企業にとって真の戦略的パートナーです。 同社は、人材管理プロセスを最適化、合理化、デジタル化するための約42のモジュールで構成されるIntelco所有のプラットフォームであるIRISソフトウェアの「テーラーメイド」カスタマイズにより、幅広いサービスを提供しています。 2019 年、同社はあまりにもありふれたシナリオに直面しました。 彼らのチームはさまざまなシステムで作業していたため、可視性を高める必要があり、作業を効率的に追跡したり、進行中の作業や完了したプロジェクトの履歴を確認したりすることができませんでした。 彼らは、プロセスを最適化し、よりスマートに作業する方法を見つけようと決心しました。 変更管理が必要でした。 変化は恐ろしいように思えましたが、コラボレーションの改善とプロセスの合理化という最終目標を達成するには変化が必要であることを彼らは知っていました。 IntelcoのプロジェクトマネージャーであるMattia Ronchi氏とPaolo Baiamonte氏（以下MR & PBと表記）に話を聞き、彼らのワークフロー、主な問題点、そして彼らがWrikeを選んだ理由について詳しく学びました。 Intelcoはこれまで、どのように作業を管理し、追跡していたのでしょうか。 MR & PB: 以前は、すべての作業スプレッドシートと手書きのメモで管理していました。 特に当社のサービスチームは、メールと電話に頼っていました。なぜなら、クライアントは最初にサービスチームにメールまたは電話をしないと新しいリクエストを開始できなかったからです。 そのため、修正が必要なバグや変更リクエストが送信されるたびに、サービスチームには大量の問い合わせが殺到していました。 それは理想的ではなかったし、もっと良い方法があるはずだとわかっていました。 チームがより良いソリューションを探す動機は何だったのでしょうか？ MR & PB: すべては、チケットシステムのアップグレードと新しいリクエストへの対応から始まりました。 明らかな問題は、リクエストを受け入れるチャネルが複数あることでした。 すべてを処理するための、統合された、追跡しやすいシステムが必要でした。 しかし、プロセスを合理化し、より多くのチームがすべての部門が行っている作業を可視化し、コラボレーションできるようにしたいとも考えていました。 ここで重要なのは、すべてを1か所で実現したかったということです。 [postbanner] 評価プロセスについて教えてください。また、Wrikeに決めた理由を教えてください。 MR & PB: 組織変革の導入は簡単ではありませんが、変革管理が必要であることはわかっていたので、作業管理ソリューションを探しました。 どのソリューションが私たちのニーズに最も適しているかを判断するため、複数の製品デモを見ました。 すべてのデモの後、どのプロバイダーもニッチすぎたり、ソフトウェアが重かったり、必要なものにカスタマイズできなかったりして、感心しませんでした。 Wrikeを見てみると、そのプラットフォームがいかに堅牢で、私たちが希望する作業方法に合わせてカスタマイズできるかが明確になりました。 他のプラットフォームはWrikeほど柔軟ではなかったため、大きな違いが生まれました。 例えば、 リクエストフォーム は、プロセスを簡略化し、適切なチームメイトを即座に自動割り当てしてくれるので、私たちが望んでいた以上です。 リクエストフォームは作業の優先順位付けに役立ち、毎朝チームが到着したときに、Wrikeでやるべきことの優先順位付けされたタスクを簡単に確認できるため、何をすべきかを推測する必要がなくなります。 Intelcoのどのチームが作業の管理とコラボレーションにWrikeを使っていますか？ MR & PB: 私が変革管理プロセスの先頭に立つのを手伝ったので、サービスチームと並んで、プロジェクト管理チームがWrikeを最初に利用するようになりました。 すぐにうまくいっていることが分かると、その噂はマーケティング、法務、財務、ITなどの他の部門にも急速に広まりました。 今日に至るまで、会社全体がWrike内で作業しています。 この製品が素晴らしいもう1つの点は、Intelcoの各部門が専用スペースを持っており、そこでプロジェクトを設定し、活動を追跡できることです。 すべての作業別々に保管しながらもWrikeに保管できるので素晴らしいです。 Wrikeのどの機能を最もお勧めしますか？ MR & PB：リクエストフォームを使用すると、 ブループリントに結びつけて、数回クリックするだけで本格的なプロジェクトを立ち上げることができるので、それが素晴らしい機能だと思います。 Wrikeを使用する前は、仕事に費やした時間を追跡していませんでしたが、今は タイムシート を使用して追跡しています。もうこれなしでは、やっていけません。 タスクごとに費やされた時間をリアルタイムで監視できます。 可視性が高まり、費やした時間が記録されるので、計画や予測がしやすくなります。 可視性に関して言えば、私たちが愛する他の機能には、Wrike Analyzeを介してカスタムのダッシュボードを作成できる点が含まれます。 マネージャーを含むすべての人が、リリース中のプロジェクトとそれぞれのステータスを確認できます。 メール、スプレッドシート、手書きのメモなどを探し回る必要はもうありません。すべてWrikeにあるからです。 すべての作業とコラボレーションがプラットフォームで行われているだけでなく、これらの機能のおかげで、他のチームと比較してどのチームが最もパフォーマンスが高く、どこを改善する必要があるかをすばやく把握できるようになりました。 Wrikeを使用するIntelcoの今後の計画は？ MR & PB：すべての新入社員は初日からWrikeの研修を受けることになっています。また、Wrike
