Советы по командной работе

Однако выбор подходящих исполнителей не всегда обеспечит слаженную совместную работу. Различные привычки, стили общения, краткосрочные и долгосрочные цели могут помешать работе всей команды (и реализации проекта).

Для успешного запуска проекта необходимо объяснить, какого поведения вы ожидаете от команды, и с самого начала определить ключевые ценности.

Мы перечислим несколько оптимальных методов организации и управления командой проекта для эффективного сотрудничества и повышения производительности.

О важности командной работы в управлении проектами

Прежде чем говорить о том, как создать атмосферу сотрудничества, обсудим важное значение командной работы. Без нее ваша компания будет находиться в стагнации. Для выполнения сложного проекта, внедрения инноваций и разработки высококонкурентных продуктов необходима совокупность всех идей и достижений команды.

Командная работа важна по двум основным причинам:

Сотрудничество внутри команды повышает продуктивность

При использовании инструментов для удаленной работы и рабочих процессов, повышающих эффективность общения и сотрудничества, штатные сотрудники могут быстрее достичь поставленных целей и повысить качество и объем работы. При слаженном сотрудничестве увеличивается внутренняя производительность.

Согласно исследованию, проведенному среди 1100 компаний Институтом корпоративной продуктивности (i4cp) и профессором Робом Кроссом из Колледжа Бэбсона в Массачусетсе, компании, где поощряется сотрудничество, в пять раз чаще добиваются высокого уровня эффективности.

Благодаря инструментам для совместной работы от Wrike компания по разработке технологических инноваций Tactus из Калифорнии смогла объединить всю информацию о продуктах в одном месте и сократить Scrum-периоды на 80%.

Сотрудничество с внешними заинтересованными сторонами способствует внедрению инноваций

При получении обратной связи от клиентов, партнеров и поставщиков — то есть внешних заинтересованных сторон — и использовании их отзывов для улучшения продукции и услуг функционал ваших продуктов приводится в полное соответствие с действительными желаниями и требованиями клиентов.

Сегодня компании, выполняющие всю работу своими силами, ограничены в возможностях — невозможно всегда во всем хорошо разбираться. Для дальнейшего роста им нужен взгляд со стороны. Это же применимо в отношении проектной группы. При совместной работе команды достигают высочайших результатов.

Как создать проектную группу

Раз мы теперь одинаково понимаем высокую ценность сотрудничества и командной работы, вернемся назад и обсудим проектную группу. Просто назначать задачи недостаточно для создания сильного и сплоченного коллектива.

Проектная группа – команда сотрудников, работающих ради достижения общей цели и предоставляющих для этого свои уникальные навыки. Для успешного проекта необходимо назначить участников проектной группы, определить отличительные черты команды и задать стандартный режим работы.

Что нужно учитывать при создании проектной группы?

• Проектные требования – понимание объема работ позволяет принимать стратегические решения по выбору участников команды.
• Набор навыков – важно выбрать исполнителей с различными наборами навыков. Если в вашей команде не представлен определенный набор навыков, соответствующую задачу могут выполнить некорректно. А когда в команде слишком много людей с одинаковыми навыками, может возникнуть путаница с зонами ответственности.
• Загрузка – даже если вы найдете идеального исполнителя для части проекта, но он будет перегружен работой, могут возникнуть трудности. Подбирайте участников, свободных на время выполнения предстоящего проекта.
• Стиль работы – у разных людей разные стили работы и личные особенности. Важно понимать, как эти различия могут повлиять на динамику работы вашей команды, и учитывать их после запуска проекта.

Что определяет успех проектной группы

Ваша проектная группа может выглядеть по-разному в зависимости от объема проекта и необходимых навыков, но элементы успеха одинаковы почти во всех ситуациях.

• Эффективное управление командой – в каждой команде должен быть руководитель, который раскроет потенциал всех участников. Для достижения успеха важно знать сильные стороны каждого из участников и понимать, как их применить в работе.
• Четкая постановка целей – если четко обозначить план действий и цели, команде будет намного проще понять ориентиры и личный вклад в общее дело. Поощряйте сплоченность и формирование ясного видения миссии.
• Стандартный режим работы – команды должны знать, что делать при возникновении конфликтов или назначении задач. Создание стандартных рабочих процессов и описание ролей устранят путаницу и дадут вашей команде силы на преодоление трудностей.
• Многообразие – многочисленные исследования доказывают, что многообразие повышает эффективность. В высокопродуктивной проектной группе представлены различные наборы навыков, разнообразный жизненный опыт, культурный фон, расовое и гендерное многообразие.
• Укрепление отношений – выделение времени на знакомство участников команды и укрепление отношений повышает уровень доверия, устраняет барьеры и открывает новые пути общения. Нужно выделять время на тимбилдинг и празднование достижений: как небольших, так и значительных.

Как провести успешное организационное совещание по проекту

До официального начала работ проведите организационное совещание по проекту, чтобы все знали основную информацию. Это важный первый шаг, задающий тон всей последующей работе. Обычно совещание также дает возможность сообщить всем заинтересованным сторонам цели проекта и общий план.

Для успеха организационного совещания к нему нужно подготовиться. Перечислим 8 шагов к успешному проведению организационного совещания:

1. Определите концепцию и результаты: задайте общую цель. Расскажите, что нужно сделать и в какие сроки.

2. Выберите участников команды и назначьте роли: составьте список ответственных лиц по каждой задаче и укажите контактную информацию для удобства общения.

3. Составьте исходный план проекта: представьте свой исходный план проекта, но будьте готовы к изменению отдельных пунктов на совещании с командой. Изложите свой подход к проекту, но пусть он будет гибким.

4. Установите показатели успеха: как будет оцениваться проект и что будет определять его успех. Заранее определите ожидания и цели.

5. Определите потенциальные риски и слабые места: подготовьте команду к потенциальным трудностям и задайте процесс для быстрого преодоления при их возникновении.

6. Определите коммуникационную логистику команды: укажите лучший способ уведомления об обновлении статуса. Задайте стандартный процесс (например, на еженедельных совещаниях) и определите технологию для его реализации.

7. Выберите рабочий процесс или методологию управления проектами: определите, какие методологии и модели должна соблюдать команда, чтобы стили работы соответствовали ожиданиям.

8. Определитесь с инструментами: обеспечьте, чтобы у всех были необходимые инструменты для выполнения поставленных задач.

Советы по эффективному управлению командой

Во время работы над проектом вам нужно поддерживать мотивацию и эффективное взаимодействие исполнителей, а также держать их в курсе дел. Мотивационный лектор Брайан Трейси точно подметил: «Успешные люди — это те, у кого есть успешные привычки». Привычки вашей команды – волшебные ингредиенты успеха проекта. Если у команды сформированы полезные привычки, она вовремя завершит проект и будет взаимодействовать без серьезных конфликтов.

Но даже если у вашей команды еще не сформированы полезные привычки, вы можете стимулировать более продуктивное поведение. Помните, что на закрепление новой привычки уходит от 66 дней до 8 месяцев. Действуйте аккуратно — мы, люди, не очень любим меняться.

Расскажем о 5 способах сформировать у команды новые привычки:

• Подавайте пример — определитесь, какую привычку вы хотите сформировать у своей команды, и привейте ее себе. Станьте примером для подражания. Ваша команда последует за вами, когда заметит преимущества новой привычки в повседневной работе.
• Найдите первых последователей — заручитесь поддержкой энтузиастов, которые быстро осваивают новые инструменты или перенимают модели поведения и смогут привить их остальным членам команды.
• Добивайтесь крупной победы за счет небольших достижений — небольшие достижения могут мотивировать команду на продолжение работы, даже если это кажется сложным на первый взгляд. Отмечайте достижения — даже небольшие — и поощряйте сотрудников продолжать на том же уровне.
• Мотивируйте команду — логические убеждения не помогут без эмоциональной составляющей. Стимулируйте команду на формирование новой привычки. Заинтересуйте сотрудников. Превратите этот процесс в игру. Фантазируйте.
• Смешайте старые привычки с новыми — всегда проще перейти к новым привычкам, опираясь на старые, выработанные. Так новая привычка кажется уже знакомой и формируется естественным образом. Определите, какие модели поведения ваша команда уже успешно применяет, и помогите ей перейти на следующий уровень.

Подробнее об этой тактике повышения эффективности команды вы можете узнать в нашей бесплатной электронной книге: 5 стратегий формирования привычек для роста продуктивности в команде.

Как создать атмосферу сотрудничества

Атмосфера сотрудничества не исчерпывается наличием инструментов для совместной работы и организацией рабочих процессов. К ней также относится стремление достичь общих целей несмотря на различные стили работы, личные приоритеты или культурный фон. В среде, благоприятной для сотрудничества, каждый должен чувствовать себя в безопасности, получать поддержку и может высказывать свою точку зрения.

По мере роста организаций и географического рассредоточения все больше сотрудников работают на большом расстоянии друг от друга. В результате крайне важным становится культурный интеллект — способность понимать различные мировоззрения в трудных ситуациях.

Чтобы привести мультикультурную (и все чаще мультирегиональную) команду к успеху, вы должны нивелировать культурные различия, искренне проявляя к сотрудникам участливое отношение. Перечислим рекомендуемые методы:

• Больше узнавайте друг о друге: выделите время на обсуждение тем, не относящихся к работе или проекту. Спросите коллег об их хобби, как они провели выходные, о погоде, развлечениях и так далее. Проявляйте интерес и запоминайте, что они вам рассказывают!
• Учитывайте различные стили обучения и общения: в некоторых культурах принято быть прямолинейным, в других же предпочтительнее стоять в стороне и не высказывать своего мнения, пока не спросят. Узнайте о предпочтениях каждого сотрудника для максимально эффективного взаимодействия.
• Всегда подводите итоги совещания: предельно четко формулируйте обязанности и дальнейшие действия для каждого члена команды. Помимо понимания, что делать дальше, у сотрудников также появится чувство сопричастности и заинтересованности.
• Задействуйте каждого: у разных людей различные стили общения. Но если кто-то не высказывается открыто, это не значит, что у него нет хороших идей. Найдите способы получать обратную связь от каждого, даже от интровертов.
• Добавьте юмора (если уместно): необязательно постоянно обо всем шутить, но если поднять людям настроение, они будут открыты к укреплению рабочих отношений. Подготовьте команду, ведь все по-разному реагируют на юмор.

Советы и методы организации совместной работы в управлении проектами

Можно не учитывать рекомендованные методы организации совместной работы, когда сроки поджимают, но их использование на протяжении всего проекта поможет оптимизировать производительность команды.

Повышайте эффективность совещаний

Хотя совещания помогают укрепить сотрудничество, чересчур длительные совещания снижают производительность. При глобальном распространении удаленной работы бывает особенно сложно организовать высокоэффективные виртуальные конференции. При планировании совещания следуйте следующим советам:

• Вместо совещаний по уточнению статуса проекта используйте подходящую программу.
• Приглашайте только тех людей, присутствие которых обязательно; не тратьте попусту время других сотрудников.
• Составьте список вопросов и целей и придерживайтесь его.
• В конце совещания разъясняйте дальнейшие действия каждому сотруднику.

Эффективно проводите мозговые штурмы

Мозговые штурмы развивают коллективное мышление и помогают зажигать новые идеи. Но при их некорректном проведении сотрудники могут терять мотивацию или (что еще хуже) чувствовать, что их мнение не ценится.

Освойте следующие методы проведения мозговых штурмов для повышения эффективности и отдачи:

• Письменный штурм: руководитель озвучивает команде тему, и сотрудники по отдельности записывают свои идеи. Так можно создать благоприятную атмосферу, в которой все выдвигают свои идеи по отдельности до начала общего обсуждения.
• Штурм от другого лица: представьте, как кто-то другой – ваш начальник, знаменитость или успешный директор фирмы – справился бы с вашей ситуацией. Такой подход напоминает ролевую игру для решения творческой проблемы.
• Онлайн-штурм: создайте на своей платформе управления проектами общую папку, в которую сотрудники (особенно работающие удаленно) смогут вносить свои идеи и сообщать их всей команде.
• Быстрая генерация идей: объясните, какие идеи и решения команде нужно придумать на мозговом штурме. Установите срок и поощряйте сотрудников предлагать как можно больше вариантов с помощью стикеров на доске или ручки и бумаги.
• Мозговой штурм за круглым столом: составьте список участников в алфавитном порядке, пусть все предлагают идеи по очереди, а ведущий их записывает. Обсуждение должно начаться только после выступления каждого члена команды.
• Составление схемы в виде звезды: этот метод бросает вызов команде: она должна придумать максимальное количество вопросов по заданной теме. Начните с 5 вопросов: кто, что, где, когда и зачем.
• Метод складной лестницы: после объявления темы все участники, кроме двух, выходят из помещения. Эти два сотрудника обсуждают тему и предлагают идеи. Затем по одному сотрудники возвращаются и предлагают свои идеи до того, как двое первых расскажут о своих. Процесс повторяется, пока все члены группы не вернутся в помещение.

Быстро разрешайте конфликты

При совместной работе над групповыми проектами конфликты неизбежны. Они будоражат эмоции, иногда приводят к драмам и отнимают много сил. Но после разрешения конфликта отношения в команде могут укрепиться, сложится понимание, как именно нужно сотрудничать, откроются возможности для роста.

Дадим несколько рекомендаций для быстрого разрешения конфликтов:

• Сохраняйте спокойствие – порой во время конфликта бывает трудно сдержать эмоции, но в долгосрочной перспективе помогает рациональный подход.
• Уделяйте внимание вербальному и невербальному общению – то, что вы говорите, столько же важно, как и то, что вы не сказали. Говорят, что более половины получаемой информации передается невербальными средствами общения – мимикой и жестами.
• Используйте нейтральный тон и стиль речи – интонация не менее важна, чем произносимые фразы. Сохранение нейтралитета поможет вам убедительно изложить свою позицию, не вызывая негативных эмоций.
• Не угрожайте и не обвиняйте – обвинения и угрозы обычно приводят не к тому, чего вы добиваетесь, а к противоположным последствиям. Вместо эскалации конфликта выдохните и выслушайте то, что до вас пытаются донести. Если вы поймете другую сторону, сможете посмотреть на ситуацию с другой точки зрения.
• Будьте великодушны – помните, что разрешить конфликт важнее для рабочих отношений (и итогового успеха команды), чем выиграть спор. Уговорите конфликтующие стороны забыть обиды, понять и простить.

Как наладить взаимодействие между сотрудниками

Хотя эффективное сотрудничество зависит от готовности к нему вашей команды, есть несколько советов и методов его стимулирования:

Создайте среду, благоприятную для сотрудничества. Организуйте открытое пространство вдали от личных рабочих мест для проведения совещаний и совместной работы над проектом.

Поощряйте эффективную удаленную работу. Выберите всегда доступную систему видеоконференций, чтобы к работающим удаленно сотрудникам можно было обратиться в любой момент рабочего времени.

Используйте инструменты обмена информацией. Для эффективного взаимодействия нужны подходящие инструменты и технические решения. Как минимум вам понадобятся: чат с мгновенной передачей сообщений, инструмент для управления проектами и задачами, база знаний и система обменами файлами. А лучше всего использовать одну платформу со всеми этими функциями.

Мотивируйте к активному участию во всех помещениях. Разместите лекционные доски в коридоре и переговорных и стимулируйте сотрудников вносить на них свои планы и идеи. Поощряйте всех, кто в этом участвует.

Советы по удаленной работе и проведению виртуальных совещаний

Удаленное взаимодействие набирает популярность и уже стало нормой в тысячах компаний по всему миру. Современные сотрудники должны адаптировать рабочие места и приспосабливаться к работе «по удаленке» и сотрудничеству независимо от места нахождения или часового пояса.

Советы по использованию инструмента для совместной работы

При управлении проектом с исполнителями из разных стран и регионов программа для организации совместной работы (и управления проектами) эффективно поможет держать всех в курсе дел и сохранит всю информацию о проекте в одном месте. Однако использование удобного инструмента не наладит командное взаимодействие волшебным образом. Представляем 10 оптимальных методов использования инструмента для совместной работы:

• Сообщайте информацию заранее – назначайте исполнителям задачи, о которых они должны знать, и @упоминайте их в комментариях, чтобы они вовремя получали уведомления о предстоящей работе.
• Вносите все проекты в свой инструмент для совместной работы и управления проектами – используйте программу как единый источник достоверных знаний обо всех материалах и заметках, связанных с проектом. Так все участники, независимо от момента присоединения к проекту, смогут быстро найти любую информацию.
• Создайте каналы общения «рядом с кулером» – в своей коммуникационной программе организуйте каналы, в которых сотрудники смогут обсуждать темы, не связанные с работой. Так они лучше узнают друг друга и будут поддерживать неформальное общение даже издалека.
• Отмечайте небольшие достижения – в инструментах для совместной работы можно сообщать о победах: как значительных, так и небольших. Даже короткое сообщение может иметь большое значение.
• Балансируйте нагрузку – при чрезмерной рабочей загрузке невозможно эффективно общаться. С помощью функций прозрачности данных и управления ресурсами вы сможете равномерно распределить проектные задачи между исполнителями.