Первая Грузовая Компания (ПГК) — крупнейший частный оператор железнодорожных перевозок в России. Организация предоставляет полный комплекс услуг по транспортировке грузов, выполняет доставку «от двери до двери», управляет внутризаводской логистикой партнеров и осуществляет ремонт подвижного состава.
Их история
Долгое время для совместной работы внутри офисов использовались email и Skype. С ростом количества проектов, пришлось задуматься над тем, как этими проектами управлять. При работе над заказами очень часто, менеджер холдинга получал сообщения как из региональных офисов клиента, так и из главного офиса, и даже из отдельных магазинов. Аккумулировать и координировать внутреннюю работу по такому объему корреспонденции было затруднительно.
Помимо объема, критической была ситуация с управлением процессами. Менеджер проекта получал от специалиста по продажам сообщения вида «Клиент хочет вот это, мне все нужно срочно» и более техническим языком переводил это разным производственным подразделениям: «Произвести то-то, к такой-то дате, туда-то отправить, и на эту дату нам нужен монтаж». При этом не учитывалась текущая загруженность подразделений и их способность выполнить заказ в заявленный срок.
Сложности добавляли территориальная распределенность, обширная номенклатура ассортимента, готовность компании разрабатывать новое оборудование под клиента и постоянные изменения. Меняются требования клиента, появляются уточнения от отдела продаж, часть заказа уже готова, а другую нужно разрабатывать.
Их решение
На рынке логистики очень высокая конкуренция. Железнодорожным операторам приходится соревноваться за клиентов не только друг с другом, но и с автоперевозчиками и компаниями, предоставляющими весь комплекс услуг по доставке грузов с привлечением других видов транспорта. На первый план выходит автоматизация бизнес-процессов. Речь идет как о клиентских сервисах, так и о скорости и качестве работы внутри компании.
Команда работает над внедрением системы управления внутренними процессами, которая позволит вести основную деятельность организации на качественно новом уровне.
Олег Комонюк, Руководитель проекта по ERP-внедрению, рассказывает: “До Wrike у нас не было единого инструмента, который бы структурировал учет поручений в проектной группе. Для фиксирования задач, которые мы обсуждали и распределяли между исполнителями на рабочих встречах, мы использовали таблицы Excel, либо электронную почту. Однако число задач продолжало расти и контролировать их выполнение с каждым разом становилось все сложнее.”
Команде ПГК требовался новый инструмент для совместной работы и выбор был сделан в пользу Wrike. Сперва были освоены возможности сервиса в пилотном режиме. Затем было принято решение продолжить работу на постоянной основе и команда приобрела подписку на полнофункциональную версию.
Мне больше не нужно просматривать Excel и почту, чтобы увидеть, как выполняются поручения. Я просто захожу в Wrike, вижу статус проекта и комментарии участников рабочей группы. Это очень экономит мое время.
Их победа
Основным преимуществом платформы команда ПГК отмечает то, что Wrike является единым пространством для хранения всей информации по проекту. В любой момент можно вернуться в систему, чтобы найти дополнительные сведения по задачам или еще раз проверить данные.
Участники рабочей группы точно знают, как распределены поручения, что нужно делать и к какому сроку необходимо завершить работу. Не менее важным для команды оказалось то, что информация доступна в любой момент как на компьютере, так и в приложении для Android или iOS.
Вместе с Wrike проектная группа также использует интеграцию с Microsoft Outlook, которая помогает более эффективно управлять задачами, поступающими по электронной почте. Все участники задачи получают уведомления и всегда остаются в курсе событий.
Руководитель проекта по ERP-внедрению, Олег Комонюк, отмечает, что во время рабочих встреч команда не тратит время на выяснение деталей по тем или иным задачам и поиск ответственных, а сразу переходит к обсуждению результатов и перспективному планированию.
Также специалисты ПГК ценят удобство и скорость сервиса — всю работу можно делать онлайн и в автоматическом режиме выгружать отчеты по проектам.
Любимые возможности
Отчеты
Для того, чтобы узнать текущее состояние проекта, теперь не нужно каждый раз организовывать совещание. Отчеты позволяют отслеживать статус задач, а временной интервал дает возможность увидеть, какие поручения находятся в работе.
Режим комментирования
Благодаря этой функции, процесс согласования по проекту стал занимать гораздо меньше времени — проектная группа решает все вопросы в режиме реального времени в одном месте, который является единым источником информации.
Панели задач
Олегу, как руководителю, очень важно понимать статус поручений. Их можно сгруппировать по срокам и исполнителям – на панели отображаются все текущие задачи и можно увидеть целостную картину по проекту в режиме реального времени.
Работайте эффективнее вместе с Wrike!
