Взять сроки под контроль: календарный план проекта

В управлении проектами соблюдение сроков — половина дела. Руководителям приходится следить за тем, чтобы участники команды не нарушали сроков и неуклонно двигались к общей цели. Чтобы соблюсти сроки и не выйти за рамки бюджета, нужно заранее распланировать работу команды, и в этом вам поможет календарный план проекта.

Есть множество различных способов создать шаблон календарного плана, и руководитель должен выбрать тот из них, который наилучшим образом подходит для его команды. Ну а дальше нужно вести дело так, чтобы сотрудники смогли выполнить свои задачи, даже если обстоятельства складываются не в вашу пользу. Предлагаем несколько рекомендаций, которые стоит учесть при составлении календарного плана проекта.

1. Устанавливайте достижимые вехи

Руководитель добивается хороших результатов, только если четко понимает, какими ресурсами располагает команда и сколько времени потребуется на достижение цели. Поэтому очень важно реально смотреть на вещи, когда вы будете устанавливать вехи и планировать результаты на графике. Люди склонны недооценивать продолжительность выполнения той или иной задачи. Чтобы избежать такой ошибки, руководителю необходимо провести исследование и точно оценить время, которое придется потратить на каждую из задач.

2. Поддерживайте открытые каналы общения

Чтобы составить расписание и придерживаться его, нужен прямой и честный диалог со всеми участниками проекта. Руководитель должен регулярно обновлять статусы и обсуждать с различными заинтересованными лицами результаты работы команды. Это позволит заблаговременно предупреждать исполнителей о возможных задержках и предлагать более эффективные способы выполнения задач.

3. Выбирайте подходящие инструменты

От того, какие программы использует команда для управления своим графиком, может зависеть успешность всего проекта. Некоторые руководители предпочитают пользоваться шаблонами плана проекта в Excel, но при этом они упускают множество полезных возможностей. Выбор решения для управления проектами, позволяющего создавать подробные диаграммы Ганта, как это делает Wrike, обеспечивает существенные преимущества:

Все участники получают четкую информацию о своих обязанностях и о любых накладках в расписании.
Участники команды понимают, как различные задачи связаны друг с другом.
Руководители могут подготовиться к периодам наибольшей загрузки и соответствующим образом настроить календарный план проекта.

Используя шаблоны и программное обеспечение для отслеживания хода проекта, руководитель оказывает команде поддержку и предоставляет информацию, необходимую для своевременного завершения работы.

4. Будьте готовы к изменениям в календарном плане проекта

Тщательное планирование вовсе не означает отсутствие гибкости. Хороший менеджер знает, что в любом проекте могут возникать проблемы и задержки, и что конечный результат зависит от того, как вы на них прореагируете. Если вы знаете, как продвигается работа каждого участника команды, вам будет проще вносить изменения без лишних временных или финансовых затрат.

Составление подробного календарного плана проекта — это первый шаг к достижению общей цели. Дальше вам потребуется тщательный контроль, продуктивное взаимодействие и умение вносить необходимые изменения в случае необходимости.

Также прочитайте о том, как создавать шаблоны для управления проектами в Wrike.