В наши дни избежать разговоров о цифровой трансформации невозможно. Ее обсуждают везде. Со всех сторон так и доносятся банальности («Цифровая трансформация очень важна»), советы («Вы должны правильно осуществить цифровую трансформацию, а не то столкнетесь с множеством проблем») и страшилки («Если вы еще не начали цифровую трансформацию, ваш бизнес пострадает»).
Конечно, среди этих утверждений много преувеличений. Цифровая трансформация принимает множество форм и может иметь разный смысл для различных компаний. Ни о какой категоричности речь не идет. Обновление технологий обходится довольно дорого, так что совершенно нормально двигаться маленькими шажками и вносить небольшие изменения. И всегда лучше начать с бизнес-направления или технологии, способной принести максимальные преимущества в ближайшее время.
Итак, руководство компании изучило интересующие технологии, запланировало развертывание и благополучно осуществило трансформацию. Для этого пришлось серьезно потрудиться (и работа продолжается, ведь необходимо следить за новейшими трендами), но теперь вы официально вступили в клуб прошедших цифровую трансформацию. Многие из ваших клиентов тоже стали членами этого клуба. Но всегда находится компания, отставшая от остальных. Ее руководителям почему-то не нравится сама идея цифровой трансформации. И, конечно, эта компания — ваш клиент.
Что делать, если ваша организация уже прошла цифровую трансформацию, а ваш клиент — нет? Как работать с клиентами, живущими в мире электронной почты и экселевских таблиц, когда вы успешно движетесь в будущее с вашей системой управления проектами? Как сохранить ваши системы и рабочие процессы, если у клиентов нет никакого желания вставать на путь прогресса? Конечно, это сложно, но любую сложность можно преодолеть. Как вы считаете? Вы готовы?
Начинаем с азов
Как работать с клиентами, которые до сих пор используют для управления проектами электронную почту и экселевские таблицы? В этом нет ничего невозможного, но понадобится определенная гибкость и умение адаптироваться. Главное — не надо притворяться и вести себя так, как будто вы тоже пользуетесь этими инструментами. С энтузиазмом рассказывайте о своей системе управления проектами и о том, как она упростила всю вашу работу. Позитивный настрой вам поможет!
Если ваш клиент настаивает, можете выгружать файлы и отчеты из Wrike и отправлять ему по электронной почте. А затем загружать его правки и копировать комментарии в соответствующие задачи, чтобы вся информация была сохранена в системе управления проектами. Вы потратите лишнее время, но зато сможете объединить оба подхода к работе, не слишком перегружая клиента, и при этом продолжите эффективно работать в своей системе.
Наилучшее решение
Но есть и более удачное решение: вы можете познакомить клиента с вашей системой управления проектами. Сделайте клиента гостевым пользователем в Wrike! В этом случае клиент сможет изменять статусы задач, добавлять комментарии, просматривать настраиваемые поля, добавлять и удалять вложенные файлы и отправлять формы запроса. Он сможет открыть для себя множество преимуществ, которые предлагает система управления проектами и совместной работой.
Возможности клиента будут ограничены. Гостевые пользователи не могут создавать новые задачи, папки и проекты, а также редактировать поля описаний задач. И это хорошо, ведь это ваше рабочее пространство и управлять им должны только вы. Гостевым пользователям видны лишь те проекты и задачи, которые помечены соответствующими тегами, так что полного доступа к рабочему пространству Wrike у них не будет. Это значит, что клиент не сможет просматривать все ваши файлы и видеть, какую работу вы выполняете для других клиентов.
Возможность сделать клиента гостевым пользователем очень удобна. Клиенту будет проще проверять и утверждать материалы. Гостевые пользователи могут не только просматривать и добавлять комментарии и обновлять статус. Они получают уведомления, проверяют задачи, просматривают материалы, оставляют комментарии к отзывам и так далее. Вам не придется отправлять материалы по электронной почте или конспектировать разговоры с клиентами. К тому же клиент наверняка оценит, как ответственно вы подходите к затратам выделенных средств.
В такой ситуации выигрывают все. Сотрудники вашей компании и дальше будут использовать оптимизированную систему управления проектами. Вы сможете продемонстрировать клиенту преимущества системы управления совместной работой. Он будет пользоваться привычными инструментами, при этом заметно улучшатся процесс взаимодействия по проектам. Это укрепит репутацию вашей компании и улучшит отношения с клиентами.
Как направить вашего клиента на путь цифровой трансформации
Так как же вам направить своего клиента на путь цифровой трансформации? Конечно, вы не сможете составить для него план или утвердить бюджет — этим он должен заниматься сам. Но вы можете показать ему преимущества, облегчить ему работу и помочь продемонстрировать его руководителям, как цифровая трансформация полностью преобразует деятельность компании.
Трансформация пугает, но еще страшнее — остаться позади без какой-либо надежды угнаться за конкурентами. Не дайте клиенту отстать. Вот несколько советов, которые помогут вам убедить ваших клиентов начать цифровую трансформацию бизнеса.
1. Подчеркивайте преимущества совместной работы
Давайте будем реалистами — в сотрудничестве работать проще и продуктивнее. Исследование McKinsey показало, что внедрение инструмента для совместной работы позволяет повысить производительность на 20-25%. Это очень большое число, особенно если учесть количество сотрудников в организации.
Благодаря совместной работе организация становится более гибкой и готовой к изменениям. Мотивация сотрудников повышается, когда благодаря системе управления совместной работой они получают возможность работать откуда угодно. Постоянные обсуждения и чувство сопричастности помогают принимать более удачные решения. Взаимоотношения укрепляются, когда люди постоянно обмениваются информацией. Каждый знает, что от него ждут. У сотрудников есть все необходимое для выполнения работы, и это приводит к росту продуктивности и рентабельности. В общем, выигрывают все.
2. Демонстрируйте важность прозрачности данных
Прозрачность данных — залог эффективной работы. Когда информация доступна всем сотрудникам подразделения или организации, каждый может проверить статус задачи или проекта в любое удобное время. Люди могут находить нужную информацию, когда она им нужна, никого не отвлекая от работы и не организуя совещание, чтобы узнать текущий статус проектов. Это помогает сократить количество ненужных совещаний и упрощает взаимодействие.
Что касается разрозненной информации, то электронные таблицы и отдельные документы могут оказаться настоящим кошмаром, если вы станете их проверять или искать самую свежую версию. Обычно они устаревают сразу после публикации, поскольку люди, получившие эти таблицы и документы, начинают добавлять к ним комментарии и исправления. Это крайне неэффективный подход к работе. Кроме того, сотрудничество с использованием Wrike или другой системы управления совместной работой помогает замечать препятствия прежде, чем они затормозят выполнение проекта. А возможность видеть рабочую загрузку и календари, а также улучшить управление ресурсами означает, что руководители смогут лучше сбалансировать нагрузку в команде. Значит работа будет выполнена в срок, а люди не будут зарабатываться до нервного срыва — еще один сценарий, в котором выигрывают все.
3. Предложите процесс управления изменениями
Хоть «управление изменениями» и можно назвать очередной модной фразой, которая у всех на слуху, но без него трансформация невозможна. В основе управления изменениями лежит тот факт, что все перемены осуществляются людьми и для людей. Чтобы изменения были успешными, необходимо привлекать нужных специалистов. Их чувства, сомнения и страхи могут оказаться препятствиями на пути цифровой трансформации. Вероятно, для этого потребуется время и усилия, но в целом управление изменениями может обеспечить успех любой стратегии цифровой трансформации.
Управление изменениями — интересная тема, с которой стоит ознакомиться, особенно если вы работаете с клиентами и предлагаете им инструменты для управления совместной работой. Найдите в сети образовательные ресурсы, такие как PROCSI или сайты учебных заведений, и узнайте больше об управлении изменениями. А затем поделитесь этими ресурсами с клиентами.
4. Поделитесь собственной историей
Нет ничего более крепкого, чем связи между людьми. По данным агентства Nielsen, 84% людей полностью или частично доверяют рекомендациям своих знакомых. Если ваш друг или коллега воспользовался услугой, внедрил какой-то процесс или купил программный инструмент, нам, скорее всего, захочется последовать его примеру. Так что запомните эти советы:
- Рассказывайте о проблемах, с которыми вы столкнулись, и о поиске решения.
- Объясните, почему выбранное вами решение оказалось самым подходящим для вашей организации.
- Расскажите, где вы собирали информацию о технологиях и инструментах и что вам удалось узнать.
- Предложите прочесть статью McKinsey Три примера цифровой трансформации. Можете рассказать о статье в двух словах или более подробно, если ваши собеседники заинтересуются.
Основной совет: станьте для клиента источником информации, когда он будет осуществлять цифровую трансформацию в своей компании. Это поможет в развитии ваших отношений, у вас будет шанс повысить уровень услуг обучения (если вы оказываете такие услуги), и вы сможете гордиться тем, что оказали помощь.
Угнаться за прогрессом
Цифровая трансформация — это важное условие для достижения успеха, но в то же время она связана с большими трудностями. Чем лучше вы сможете поддержать клиентов на пути цифровой трансформации, тем успешнее будет ваше сотрудничество и долгосрочные взаимоотношения. Ознакомьтесь с приведенными ниже материалами Wrike, чтобы получить дополнительную информацию и советы.
- Демонстрация Wrike: https://www.wrike.com/demo
- Электронная книга Wrike «От процесса к автоматизации: сравнительный отчет об управлении рабочими процессами в сфере профессиональных услуг»
- Статья в блоге: «4 преимущества цифровой трансформации для управления проектами»
- Электронная книга Wrike: «Стремление к гибкости: стратегии конкурентной борьбы в постцифровую эпоху»
- Статья в блоге: «Как ваше предприятие осуществляет цифровую трансформацию?»
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
