Наконец-то наступило лето! Солнце жарит вовсю, и вы далеко-далеко от родного офиса сидите у бассейна с коктейлем в руках.
Дзынь! Что это? Ваши коллеги пишут вам, что, пока вы наслаждаетесь отпуском, готовится к запуску главный проект года, и им что-то нужно от вас прямо сейчас.
Знакомая ситуация? Возможно, в вашей команде примерно так обычно и бывает. По данным нашего летнего отчета о продуктивности за 2018 год, 63% американцев собираются этим летом взять отпуск длиной не менее шести рабочих дней. Но 34% намерены работать во время отпуска или хотя бы оставаться на связи. Кроме того, 32% из тех, кто собирается работать, утверждают, что им «лучше отдыхается», когда они уверены, что в их компании все идет гладко. При этом меньше половины респондентов чувствуют себя готовыми вернуться к работе после завершения отпуска.
Каждому сотруднику бывает нужна передышка. Исследования показывают, что переработки становятся причиной таких проблем со здоровьем, как бессонница и депрессия. И эти проблемы в свою очередь влияют на способность сотрудника концентрироваться, придумывать новые идеи и работать с полной отдачей.
Так как же предотвратить выгорание сотрудников и позаботиться о том, чтобы они как следует отдохнули, не нанося ущерб важнейшим производственным процессам?
Главное — это планирование. Если вы настроите своих коллег на полноценный отдых, это поможет им вернуться готовыми к трудовым подвигам (и загорелыми!). Так давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы помочь вашим сотрудникам развеяться и восстановить свои силы, и чтобы они не чувствовали необходимости держать руку на пульсе, когда на самом деле нужно отдыхать.
1. Назначьте заместителя
Как только участник команды подает заявление на отпуск, сразу же назначайте другого сотрудника ему на замену. Заранее сообщите о назначении команде и клиентам, чтобы все были в курсе.
«Ваш заместитель должен быть готов удерживать позиции, пока вы отсутствуете на работе, а вы точно так же должны быть способны его заменить, — рассказывает журналистам Forbes Мэри Хладио, специалист по трудовым отношениям и президент группы Ember Carriers Leadership. — Он должен вести за вас записи на важных совещаниях, отвечать на важные звонки и письма, пока вы в отъезде, принимать за вас решения и отвечать на вопросы».
Назначение заместителей позволяет продолжать работу в обычном режиме, пока ответственные исполнители отдыхают. Кроме того, благодаря этой практике вы сможете свободно отпускать на отдых участников команды, а те смогут расслабиться и на время забыть о работе.
2. Постоянно общайтесь
Заранее предупреждать участников команды о запланированных отпусках — отличная идея, но помните, что подобную информацию люди часто пропускают мимо ушей. Поэтому им нужно регулярно напоминать, что скоро они останутся без одного из специалистов, особенно когда вы обсуждаете сроки сдачи работ и загруженность команды. Это поможет при планировании и распределении будущих проектов и задач.
Некогда возиться с напоминаниями об отпусках? Боитесь, что об этом все забудут? Составьте календарь отпусков и вносите в него все утвержденные сроки. Заглядывайте в этот календарь на каждом еженедельном совещании и позаботьтесь о том, чтобы он был под рукой у каждого участника команды.
3. Создайте понятные рабочие процессы
Неожиданные звонки случаются в тех случаях, когда у команды нет необходимой информации. Сотрудника обычно выдергивают из отпуска, когда его коллеги не могут найти то, что им нужно, а все данные хранятся у него.
Внедрите надежную систему управления проектами, которая послужит единственным источником достоверной информации и соберет в себе все данные по проектам. Интеграция с другими инструментами, используемыми в команде, такими как Gmail и Slack, также поможет обеспечить централизованное хранение всех важных сведений. А благодаря удобной структуре папок и мощным поисковым функциям ни одна мелочь не будет забыта.
Наличие единого источника достоверной информации, доступного для всей команды, облегчает жизнь отпускникам, ведь благодаря ему все сведения о проектах всегда точны и актуальны. Поэтому у оставшихся в офисе сотрудников будут все необходимые данные, и никого не придется дергать в последнюю минуту.
Хватит волноваться из-за отпусков. Перенесите свои проекты в Wrike!
4. Не забудьте «подчистить хвосты»
Хотя вы и назначаете заместителей для сотрудников, уезжающих в отпуск, позаботьтесь о том, чтобы последние оставили как можно меньше незаконченных дел, прежде чем отправиться в дальние страны. Желательно, чтобы перед отпуском сотрудник разобрался со всеми неотвеченными письмами, незаконченными согласованиями и прочими текущими заданиями или пометил их особым статусом.
В большинстве систем для управления проектами сразу видно, какие задачи уже выполнены, а какие все еще в работе. Применяйте статусы настраиваемого рабочего процесса, такие как «На проверке» или «Ожидание действий», чтобы четко обозначить этапы проекта и следить за выполнением задач. Так вернувшимся из отпуска сотрудникам будет легче вспомнить, на чем они остановились, и снова влиться в командную работу. А назначенным заместителям это поможет выбрать дальнейший курс действий.
5. Планируйте возвращение
Не стоит делать возвращение к работе слишком резким. Дайте вернувшемуся из отпуска сотруднику достаточно времени, чтобы прийти в себя, и не планируйте для него жесткие сроки сдачи работ сразу по возвращении. Пусть заместитель возьмет на себя выполнение важных запросов в первые пару дней после выхода сотрудника на работу.
Дайте возможность бывшим отпускникам оглядеться по сторонам и понять, какие вопросы требуют первостепенного внимания. Благодаря такой стратегии они смогут не только составить четкий план действий после возвращения из отпуска, но и будут чувствовать себя спокойнее на отдыхе, зная, что им не нужно заниматься планированием прямо сейчас.
6. Подавайте личный пример
Стремитесь, чтобы ваши слова не расходились с делом. Если вы привыкли брать с собой в отпуск ноутбук, то не ждите другого поведения от своих подчиненных. По данным нашего опроса, 45% молодых сотрудников согласны работать на отдыхе, если это делает их босс.
Если вас беспокоит поток электронных сообщений, которые наверняка забьют почтовый ящик, последуйте примеру управляющего директора Foundry Group Бреда Фелда. Он настраивает специальное сообщение для своих корреспондентов о том, что произойдет с их письмами, пока он в отпуске:
Ваше электронное письмо не будет прочитано. Когда я вернусь, я удалю в архив всю почту и начну с чистого почтового ящика.
Если ваше сообщение имеет большую важность и должно быть рассмотрено до 12 августа, пожалуйста, перешлите его моей ассистентке Мэри ([email protected]). Она позаботится о том, что оно попало в нужные руки.
Если вы хотите, чтобы я прочел ваше письмо, пожалуйста, вышлите его повторно после 12 августа.
Этот вариант кажется вас слишком сложным? Может, вам пора и вовсе отказаться от электронной почты?
Уйти, чтобы вернуться
Период отпусков не должен становиться для вашей команды источником неприятностей. Отпуск нужен всем, и все его заслуживают! Благодаря соответствующей подготовке и правильным инструментам участники вашей команды смогут полноценно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами и новым энтузиазмом.
- Назначьте заместителя, который продолжит работу над проектом, станет вести записи на совещаниях, отвечать на вопросы и т. д. вместо отпускника.
- Создайте календарь отпусков, данные в котором будут обновляться в режиме реального времени, и не забывайте заглядывать в него вместе с остальными сотрудниками, чтобы быть в курсе.
- Создайте единый источник достоверной информации, содержащий все данные по проектам, чтобы участники команды знали, кто чем занимается.
- Позаботьтесь, чтобы отправляющиеся в отпуск сотрудники «подчистили хвосты» перед отъездом и присвоили незаконченным проектам соответствующие статусы.
- Помогите выпускникам заранее спланировать свое возвращение и дайте им пару дней на то, чтобы снова втянуться в работу.
- Подавайте правильный пример и, уезжая в отпуск, не берите с собой ноутбук. Ваши подчиненные равняются на вас.
Приятного отдыха!
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
