Командам по оказанию профессиональных услуг приходится прилагать много усилий, чтобы все сроки были соблюдены и все проекты были сданы вовремя. Но когда вы работаете над несколькими проектами, соблюдение сроков может оказаться нелегкой задачей. Предлагаем шесть рекомендаций, которые помогут участникам вашей команды разработать надежный план сдачи работ по проекту, и вы никогда больше не пропустите дедлайн.
Совет №1. Создавайте реалистичные планы сдачи работ
Первый шаг к соблюдению сроков заключается в том, чтобы сделать все ваши сроки реалистичными. Когда вы занимаетесь планированием проекта с жесткими сроками, очень важно с самого начала приложить усилия и составить план, который можно выполнить.
Чтобы создать реалистичный план сдачи работ по проекту, необходимо следующее:
- Используйте надежную методологию управления проектами и сдачи работ, чтобы сформировать структуру проекта.
- Разработайте иерархическую структуру работ и составьте полный список задач и действий, которые потребуются для достижения результатов и целей проекта.
- Составьте последовательность всех задач и отметьте зависимости.
- Оцените примерную продолжительность каждой задачи, проанализировав аналогичные выполненные проекты и побеседовав с профильными специалистами.
- Используйте технику оценки и анализа проектов PERT или метод критического пути, чтобы узнать, задержка в выполнении каких задач приведет к задержке всего проекта.
- Добавляйте буферы на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы снизить риск несоблюдения графика.
Не забудьте привлечь ключевых заинтересованных лиц. Чем активнее они будут участвовать в создании календарного плана, тем меньше шансов, что что-то важное будет упущено.
Совет №2. Запланируйте цели и процессы
Когда у вас уже есть готовый план сдачи работ по проекту, необходимо заранее озаботиться вопросами мониторинга и контроля.
Вам нужно найти способ следить за работой команды, при этом не пытаясь контролировать каждую мелочь. Так у вас останется время, чтобы подготовить «план Б» на случай каких-либо затруднений.
Вам могут помочь следующие цели и процессы:
- Создание промежуточных результатов или вех
- Проведение регулярных бесед с участниками команды, чтобы отслеживать ход выполнения работ и выявлять проблемы
- Внедрение системы управления проектами, которая позволит вам следить за продвижением проекта, не требуя отчетов от сотрудников
Совет №3. Управляйте загруженностью команды
При планировании сдачи работ по проекту так и тянет назначить задачу условному специалисту, например «графическому дизайнеру», а назначение реальных людей отложить на потом. К несчастью, эта практика чревата нарушениями графика.
Представьте, что произойдет, если все ваши графические дизайнеры уже работают над другим проектом? Если вы упустите время и не сразу назначите исполнителей для задач, потом переназначать специалистов может оказаться слишком поздно.
Если у вашей команды есть система управления проектами, календари проектов с общим доступом или отчеты, в которых отражается распределение ресурсов, всегда убеждайтесь, что нужный вам специалист не завален работой и не отсутствует в офисе в те дни, когда он нужен.
Совет №4. Наладьте безупречное взаимодействие
Каждый участник вашей команды должен иметь представление о сроках проекта. Наглядные инструменты, такие как диаграмма Ганта, помогут людям лучше понимать, когда необходимо сдать их часть работы, а также кто работал над этим материалом до них и кто ждет от них результатов, чтобы продолжить работу.
Но что если часть работы придется переделать, и время на переделку не предусмотрено в графике? В подобных сценариях в вашей команде должны быть внедрены надежные процессы, которые позволяют участникам знать, кто кому обязан передать материалы, когда его часть работы будет выполнена, и как уведомить остальных участников о том, что им назначены задания.
Открытое взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами имеет огромное значение для управления сроками сдачи. Вы можете договориться с клиентом о переносе срока. Или обратиться к другим руководителям и выяснить, не смогут ли они выделить сотрудников вам в помощь. Взаимодействие не только расширяет ваши возможности, но и помогает заинтересованным сторонам чувствовать себя вовлеченными в жизненный цикл проекта.
Совет №5. Уделяйте особое внимание улучшению организации рабочего времени
Планирование и организация рабочего времени имеют очень большое значение для соблюдения сроков. Ведь если ожидается, что на выполнения задачи уйдет четыре часа, а назначенный исполнитель отвлекся на что-то другое, задача будет выполнена гораздо позже. Помогая участникам команды улучшить навыки организации рабочего времени, вы сможете повысить продуктивность и обеспечить выполнение работы в срок и даже раньше срока.
Один из способов улучшить организацию рабочего времени заключается в том, чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов. То есть сократить число ненужных совещаний, поддерживать тишину в офисе или запретить использование социальных сетей и не относящихся к работе приложений. Еще один вариант — использовать приложение-таймер, отсчитывающее время до срока сдачи работ, которое позволит сотрудникам видеть приоритеты задач и создавать собственные списки заданий.
Иногда вам придется помогать участникам команды делегировать менее важную часть работы или учить их не избегать нежеланных задач (когда участники команды не берутся за выполнение неприятных заданий, потому что не хотят ими заниматься).
Совет №6. Приобретите подходящие инструменты для выполнения работ
Наличие подходящих инструментов для выполнения работ может оказаться решающим фактором, от которого будет зависеть успех или провал проекта. Эти инструменты позволяют точно видеть все возможные накладки в календарном плане.
Система управления проектами с функцией отчетности позволяет управлять без мелочного контроля. Вы сможете следить за ходом выполнения работы и сразу выявлять участки, где начинают возникать трудности или задержки, пока есть время для внесения корректировок.
К тому же, если у вас есть решение, позволяющее отслеживать зависимости и управлять ими, вы сможете проверить несколько сценариев, чтобы найти наилучший из них. Например, если выполнение одной задачи будет задерживаться, вы сможете предусмотреть возможные последствия привлечения сотрудников, работающих над другими заданиями, или изменения графика.
Как осуществляется управление сроками в системе управления проектами
По данным исследования Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии», в 2019 году вовремя были выполнены чуть больше половины проектов (51%). Прислушавшись к приведенным выше советам и используя систему управления проектами для налаживания сотрудничества, обмена информацией и эффективной работы, вы сможете благополучно сдать в срок все свои будущие проекты.
Если участникам вашей команды трудно укладываться в сроки, узнайте, как вам может помочь Wrike.
