Есть особое состояние, которого стремятся достичь участники каждой команды. Это волшебные мгновения, когда путь ясен, цели достижимы, и вся команда работает как единый слаженный механизм. Спортсмены в таких случаях говорят, что они «были в ударе», а психологи называют это состояние «потоком».
Способность входить в поток и оставаться в нем очень важна для креативных команд. Именно в этой обстановке рождаются самые оригинальные идеи, работа спорится и приносит истинное наслаждение. Психолог Михай Чиксентмихайи, первым начавший исследовать состояние потока, описывает это так:
«...особое состояние души, когда в сознании воцаряется внутренняя гармония, когда то или иное занятие становится интересным и значимым само по себе, вне зависимости от важности стоящего где-то в конце результата».
Когда поток прерывается, от этого страдает вся команда. Сроки нарушаются, взаимопонимание исчезает, и творческие порывы гаснут сами собой. В ходе работы с тысячами креативных команд нам удалось выявить шесть барьеров, мешающих успешному сотрудничеству. И, ознакомившись с мнениями специалистов, мы нашли способы их преодолеть.
Барьер №1: противоречивые и непонятные запросы
Творческая деятельность обычно начинается с запроса или брифа, в котором описаны требования к проекту. Если в таком запросе не хватает нужной информации или она изложена невнятно, придется потратить лишнее время на выяснение, что же на самом деле хочет получить заказчик. Хуже того — можно неправильно понять саму суть запроса. И такое недопонимание слишком дорого вам обойдется, ведь вы потратите время и ресурсы на работу, которая никому не нужна.
Решение. Разработайте процедуру подачи запроса. Опишите типы запросов и всю необходимую сопутствующую информацию, необходимую для выполнения задач, а затем убедитесь, что все сотрудники, взаимодействующие с вашей командой, понимают новый процесс подачи запросов и знают, где найти нужные формы. Самое сложное — убедить ответственных сотрудников использовать такую процедуру. Какие бы идеи ни обсуждались на совещаниях или в кулуарах, никто и пальцем шевельнуть не должен для их воплощения, пока не будет подан официальный запрос. Придерживаясь этого правила, вы убережете себя и участников вашей команды от многих серьезных проблем.
Барьер №2: бесконечные проверки и исправления
Один из секретов успешной работы креативной команды — это получение обратной связи и внесение исправлений. Очень важно, чтобы кто-нибудь взглянул на результат со стороны, потому что ваша собственная оценка может быть необъективной. Но когда работа с обратной связью пускается на самотек, процесс внесения исправлений может растянуться до бесконечности. Невнятный и противоречивый фидбек замедляет выполнение проекта и создает проблемы, без которых вполне можно было обойтись.
Решение. Постарайтесь добиться максимальной ясности с самого начала. Внедрение тщательно разработанной процедуры подачи запросов — лишь первый шаг, ведь на этом проект не заканчивается. Вам нужно выявить всех заинтересованных лиц и позаботиться о том, чтобы группа сотрудников, принимающих решения, оставалась достаточно небольшой, чтобы предотвратить затягивание работы над проектом. Когда потребуется обратная связь, точно объясните, на что нужно обратить внимание при составлении отзывов и установите жесткие сроки для их написания. В таком случае вы получите обратную связь вовремя, и у вас останется временной запас для внесения правок, прежде чем наступит срок сдачи проекта.
Барьер №3: разобщенность в команде
Всегда непросто сплотить команду и ввести в состояние потока, и особенно сложной эта задача становится, когда число участников растет. В период расширения организации между сотрудниками возникает разобщенность, и от этого неизбежно страдает совместная работа. Вы и опомниться не успеете, как сообщения начнут теряться, люди утратят представление о том, кто чем занят, и взаимодействию придет конец. Возникающие в результате недоразумения убьют любое вдохновение.
Решение. Руководители должны показывать пример для остальных. Если участники команды убедятся, что руководство действует сообща, они последуют примеру. По возможности организуйте единую рабочую среду для всех участников к моменту запуска проекта, чтобы все видели, какая задача кому назначена и к кому можно обратиться за помощью. Используйте софт для совместной работы, чтобы наладить взаимодействие. Регулярно обновляйте информацию о ходе выполнения работ, чтобы каждый сотрудник мог поделиться своими успехами, и участники других команд были в курсе ваших достижений. Регулярные контрольные беседы могут показаться лишней тратой времени, но они помогают избежать недоразумений, настраивают сотрудников на эффективную работу и в конечном итоге помогают ускорить выполнение проекта.
Барьер №4: слишком большое число инструментов
Интернет создал такие возможности для совместной работы, которые совсем недавно казались недостижимыми. Но несмотря на это процесс совместной работы удаленных сотрудников над цифровыми проектами остается достаточно сложным. Современным креативным специалистам приходится вносить правки в режиме реального времени, обмениваться документами, обсуждать результаты и отслеживать многочисленные версии рабочих файлов. Если ваши инструменты недостаточно функциональны или их слишком много, это может сильно замедлить рабочий процесс.
Решение. Перед началом работы договоритесь о том, какие вы будете использовать инструменты, форматы файлов и правила для выбора названий. После этого организуйте рабочий процесс и позаботьтесь, чтобы он был понятен для всех участников. Разверните все необходимые программные инструменты и при необходимости проведите обучение. И, наконец, используйте программное обеспечение для управления проектами или совместной работы в качестве единого источника достоверной информации. Это позволит вам централизованно хранить все файлы и данные, и они будут всегда под рукой.
Барьер №5: отсутствие автоматизации
Есть устойчивый миф о том, что вся творческая работа должна выполняться с нуля. Но на самом деле при выполнении нового проекта часто можно опереться на один из старых, изменив его в соответствии с новыми требованиями. Шаблоны, макросы и наборы пользовательских настроек — это очень полезные инструменты. Все чаще и чаще творческие специалисты используют автоматизацию для выполнения повторяющихся задач, отнимающих лишнее время. А если автоматизация отсутствует, участники команды могут просто «перегореть», выполняя одну и ту же работу снова и снова. К тому же у них остается меньше времени на что-то действительно важное. Когда команда тратит большую часть своего времени на рутину, уровень сотрудничества снижается.
Решение. Автоматизируйте рабочие процессы при любой возможности. Создавайте шаблоны для повторяющихся задач. Оптимизируйте запросы с помощью настраиваемых форм. Настройте рабочие процессы, чтобы назначение задач и сроков в вашей системе управления проектами выполнялось автоматически. Использование технологий для решения административных и прочих рутинных задач позволяет сотрудникам уделять больше времени совместной работе над действительно важными вещами.
Барьер №6: недостаток прозрачности
Когда команда разрастается и начинает сотрудничать с другими подразделениями, очень важно иметь обзор всего объема выполняемой работы. Доверие возникает в том случае, когда все участники могут видеть достигнутый результат, знают, кто чем занят, и чувствуют, что их время и ресурсы тратятся не зря. Но чем больше людей занято в проекте, и чем больше число удаленных команд, разбросанных по всему земному шару, тем труднее обеспечить прозрачность информации. Неожиданно появляются непонятные трудности, и среди сотрудников возникают обиды и недоверие.
Решение. Приобретите систему для управления проектами и совместной работы. Создавайте панели задач, на которых отражаются важнейшие показатели, и открывайте доступ к таким панелям всем участникам проекта. Регулярно отчитывайтесь о ходе работ, чтобы как можно раньше выявлять проблемы. Формирование культуры открытости и свободного доступа к информации поможет создать в команде атмосферу доверия, способствующую эффективной работе.
Найдите свой поток
Если вы разрешите эти шесть проблем, прежде чем они вырвутся из-под контроля, это поможет вашей креативной команде работать в состоянии потока. Когда все участники команды в полном согласии идут к общей цели, происходят удивительные вещи. Участники таких команд сильнее доверяют друг другу, действуют эффективнее, меньше подвержены стрессам и получают больше удовольствия от работы.
Приобретя подходящий инструмент для совместной работы, вы сможете избежать многих трудностей и направить команду на путь, ведущий к успеху.
Системы совместной работы для маркетинговых команд: руководство покупателя
Если на рынке доступны тысячи инструментов, как выбрать лучший для своей команды?
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
