Цифровизация началась в момент изобретения персонального компьютера и получила новый импульс с появлением Интернета, когда у людей появилась возможность мгновенно связываться друг с другом, где бы они ни находились. Следующим большим откровением стало «облако», благодаря которому проектные группы стали безопасно работать со своими данными независимо от своего физического местоположения. Теперь, в 2020 г., пандемия заставила многие организации в одночасье изменить свои процедуры совместной работы, и цифровизация вновь вышла на передний план.
Агентство McKinsey отмечает, что из-за пандемии внедрение цифровых технологий ускорилось на несколько лет, и многие сегодняшние изменения могут сохраниться и в будущем. Даже название Zoom стало нарицательным — благодаря тому, что миллионы компаний перешли к удаленной работе и виртуальному сотрудничеству. Организации стремятся работать лучше и эффективнее, поэтому рабочие среды будет продолжать развиваться. Но что такое цифровая трансформация? На что следует обратить внимание организациям, которые сегодня решают, как они станут работать в будущем? И как справляться с самыми серьезными проблемами цифровой трансформации, чтобы достичь успеха в новых условиях?
Что такое цифровая трансформация?
В каждой организации цифровая трансформация происходит по-своему. Для цифровизации необходимо открытое мышление, без которого невозможно создать новые парадигмы совместной работы команд внутри организации и за ее пределами — с клиентами. Цифровизация означает использование современных технологий для информационного обеспечения бизнеса, и это охватывает буквально все — от совершенствования бизнес-процессов до изменения внутренней культуры и улучшения взаимодействия с клиентами.
Рост количества новых технологий и массовый переход на «цифру» привело к т.н. «цифровой усталости» многих компаний, использующих все больше приложений и программ, чтобы всегда оставаться на связи в условиях удаленной работы. Но дело не только во внедрении технологий. Речь также идет о перспективном мышлении, сфокусированном на развитии. Умение быстро внедрять инновации и идти в ногу со временем — один из главных приоритетов компаний, который и подталкивает организации к цифровой трансформации.
Переходить на новые технологии важно по многим причинам, но стоит помнить и о проблемах, которыми будет сопровождаться внедрение цифровых инструментов.
Пять главных проблем цифровой трансформации
Поддержка со стороны руководства
Самой большой головной болью цифровизация всегда было обеспечение поддержки со стороны руководства — особенно когда рабочие процессы уже устоялись, а технологии, в которые когда-то были вложены средства, уже устарели. Возможно, это изменится в ходе пандемии.
В начале 2020 г. 67% руководителей американских компаний выражали обеспокоенность относительно перевода своих бизнесов в облако. Но теперь у большинства компаний попросту не оказалось другого выбора — им пришлось принять цифровые технологии. Неуверенность быстро сменились необходимостью, и теперь 70% руководителей компаний считают, что благодаря пандемии создание новых цифровых бизнес-моделей и сценариев получения доходности ускорилось на месяцы и даже годы.
С такими результатами не поспоришь. Стратегия бездействия сегодня стала слишком рискованной, и для того, чтобы идти в ногу со временем, лучше попробовать новые технологии и бизнес-процессы.
Борьба с неприятием сотрудников
Вполне возможно, что ваш топ-менеджмент уже готов к коренным преобразованиям бизнеса и может полностью окунуться в цифровую трансформацию. Но даже если руководство компании убеждено в пользе разрушения старых бизнес-процессов и внедрения новых цифровых инструментов, это еще не значит, что с этим согласны все сотрудники. И если ваша главная задача — получить согласия руководства, без которого не будет бюджета, то получение согласия среднего менеджмента и рядовых сотрудников — следующая по важности задача. Именно менеджеры и рядовые сотрудники ежедневно пользуются цифровыми инструментами, и без их поддержки цифровизация не состоится.
Внедряя любую новую технологию в рабочей среде, команда будет поначалу испытывать дискомфорт. Это нормально, ведь сотрудники привыкли к знакомым процессам, а новые инструменты нарушают эти привычки. Но если организация стремится обогнать конкурентов и расширить масштабы своей деятельности, то политика «мы всегда так делали» не подходит. Разумеется, вы должны быть уверены в том, что цифровая трансформация вашей компании рассчитана на долгосрочную перспективу. Но цифровизация не делается в одиночку.
Вовлекайте сотрудников в процесс внедрения, поощряйте их вопросы и участие в развертывании решений. Это поможет им оценить свои новые возможности и почувствовать себя участниками принятия решений об использовании новые технологии, а просто не исполнителями чужой воли. Еще один фактор, который может помочь вашей команде справиться с неопределенностью при внедрении новых технологий или процессов в период «новой нормы» — стратегия гибкости.
Привычка к устаревшим инструментам
Представьте себе, что ваша команда до сих пор пишет на бумаге, использует стикеры, планирует встречи в настольных календарях и обсуждает все проекты по телефону. В 2021 г., когда существует множество развитых решений, никакой бизнес не смог бы расти и эффективно работать, используя такие примитивные методы
У таких традиционных инструментов, как электронная почта и электронные таблицы, есть масса преимуществ по сравнению с рукописными заметками и телефонными звонками — и ряд ограничений. Они по-прежнему актуальны, но современным командам уже нужно нечто большее.
Самые большие их проблемы — масштабируемость и универсальность. Поиск новостей о проектах и отзывов о выполненных заданиях в электронной почте утомителен и отнимает много времени. Такие вопросы, как «Где последняя версия демонстрационного видео?» и «Какую листовку я должен прокомментировать и утвердить?», трудно решить, копаясь в почтовом ящике.
Электронные таблицы, несмотря на развитые механизмы создания формул и форматирования, не могут соревноваться с универсальными облачными инструментами. К тому же с новыми инструментами не нужно постоянно сохранять дисковые файлы и вручную устанавливать напоминания об этапах проектов. Такие функции, как онлайновый просмотр цифровых активов и автоматическое уведомление пользователей позволяют значительно быстрее получать обратную связь и утверждать работы.
Совместная работа сегодня стала проще, чем когда-либо, потому что все находится в облаке. Когда вы управляете своей работой в решении для управления совместной работой (CWM), таком как Wrike, в вашем распоряжении есть основная система учета, которая хранит все ваши комментарии и обновления файлов, автоматизирует утверждения, отслеживает почасовые ставки вашей команды и многое другое. Кроме того, вы держите всех в курсе событий при помощи таких функций, таким как @mention и перекрестные метки. Таким образом, вся ваша работа детально документирована. Таким образом, вся ваша работа детально документирована.
Даже если вы привыкли к устаревшим инструментам, вряд ли стоит сохранять им верность, если цель организации — быть гибкой и масштабируемой. Лучшим решением в долгосрочной перспективе будет обновление технологического стека, даже если оно грозит краткосрочными трудностями с адаптацией команды.
Преодоление бюджетных ограничений
Для быстрого и надежного внедрения инноваций важен не только «цифровой» менталитет — отдельной проблемой перехода от устаревших процессов к более современным инструментам может оказаться ограниченный бюджет. Обосновать внедрение новой технологии может быть не так просто — это часто воспринимается, как попытка выехать на конъюнктурной теме.
Лучше всегда представлять команде новую технологию, когда есть возможность «бесплатного входа» — например, пробная версия ПО. Давая бизнес-обоснование, не забудьте напомнить о том, как ваша команда пропустила сроки или с какими проблемами в своей работе сталкивается, срывая выполнение плана. Затем проведите эксперимент, управляя несколькими проектами при помощи нового ПО, и задокументируйте полученный опыт. Что было лучше по сравнению со старой системой? Стали ли удобнее отслеживать ход проекта? Каковы были итоговые результаты? Анализ проекта и ответы на эти вопросы могут помочь в одобрении бюджета.
Бесплатная версия Wrike, например, позволяет управлять проектами неограниченному числу пользователей через центральный портал, как это обычно делается и на крупных предприятиях, и в быстрорастущих организациях «Неограниченное число пользователей» означает, что абсолютно все участники вашей команды могут работать — причем на одной платформе. Учитывая возможность выполнения 200 подзадач, это прекрасное начало для организации, которой нужно опробовать надежную систему CWM.
Синхронизация всех технологий
Одним из непреодолимых препятствий внедрения нового технологического инструмента часто становится невозможность передачи данных в него и из него. Без глубоких знаний в области ИТ настройка API может оказаться слишком сложной и запутанной.
Но в случае Wrike интеграция становится простым делом — Wrike Integrate позволяет синхронизировать облачные и локальные корпоративные приложения при помощи более чем 400 готовых коннекторов. Кроме того, это средство позволяет подключать Wrike к тысячам других приложений с доступными API с помощью универсальных коннекторов. К тому же в этой системе совсем не нужно программировать, она интуитивно понятна любому пользователю.
Проблемы с цифровизацией? Справимся вместе!
Независимо от того, что вы хотите — внедрить инновационные технологии или перестроить свои бизнес-процессы, любые проблемы можно преодолеть. Как только вы решите на своем опыте узнать, как крупные предприятия и быстрорастущие организации управляют своей работой с помощью CWM, переходите сюда и начнайте работу с бесплатной пробной версией Wrike.
Как выбрать систему для совместной работы?
Руководство для команды маркетинга
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
