По данным исследования компании OwlLabs, более 60% американских специалистов работают удаленно хотя бы часть времени, в то время как 49% сотрудников работают в дистанционном режиме на постоянной основе. Поскольку множество людей пользуются преимуществами гибких условий работы, руководителям очень важно научиться управлять виртуальными командами.
Удаленная работа маркетинговых команд предлагает множество преимуществ: снижение затрат, повышение производительности и уровня удержания сотрудников, расширение доступа к высококвалифицированным кадрам. Но управлять виртуальными командами бывает сложно, поскольку удаленная работа связана с определенными трудностями. Гораздо сложнее наладить взаимодействие, организовать совместную работу и обеспечить прозрачность данных, если участники маркетинговой команды не сидят в одном офисе.
Итак, во-первых, мы дадим определение виртуальной команды. А затем перейдем к пяти советам по управлению виртуальными проектными группами.
Что такое виртуальная команда?
Виртуальная команда — это группа сотрудников, работающих из разных уголков мира или в разных часовых поясах. Виртуальные команды также называют удаленными, географически рассредоточенными или дистанционными.
Поскольку участники виртуальной команды не работают в одном офисе, они контактируют в основном с помощью электронных методов (видеоконференций, электронной почты, онлайн-чатов и т. д.) и общаются лицом к лицу очень редко или никогда.
Виртуальные команды маркетинга могут включать в себя сотрудников, временно работающих вместе над одним проектом, или постоянные проектные группы. В команде могут работать удаленно все участники или только часть из них, а остальные могут работать из офиса.
Если хотя бы один из участников время от времени работает в удаленном режиме, вы можете столкнуться со многими трудностями управления виртуальными командами, и решить их помогут следующие пять советов.
1. Определите используемые рабочие системы
Главное в управлении виртуальными командами — определить, какие инструменты лучше всего использовать. Когда участники маркетинговой команды не находятся в одном офисе, подходящие программы помогут наладить взаимодействие и организовать совместную работу.
Вот некоторые рабочие системы и инструменты для успешного управления виртуальными командами:
- Система мгновенного обмена сообщениями. Skype или Slack, помогут поддерживать неформальное общение.
- Создание снимков или записи экрана. TechSmith или Evernote Web Clipper, позволят показать коллегам ваш экран в любой удобный момент.
- Демонстрация экрана. Такие инструменты как join.me или Loom, упростят совместный просмотр документов, презентаций или обсуждение проекта во время видеоконференций.
- Облачные сервисы обмена файлами. Когда сотрудники не работают в одном офисе, им может быть закрыт доступ к файлам, размещенным на локальном сервере. Благодаря облачным инструментам для хранения и обмена файлами (например, Dropbox или Google Drive) у сотрудников будет доступ к документам и файлам где угодно и когда угодно.
- Системы совместной работы. Решение для совместной работы облегчит планирование загрузки и выполнение задач. Обеспечение прозрачности информации и использование централизованной базы данных упростят управление виртуальной командой и позволят каждому участнику быть в курсе происходящего.
2. Определите способы взаимодействия
У разных людей в вашей команде, скорей всего, будет разный стиль общения. Но если не определить основные правила обмена информацией, можно пропустить важные новости и потерять ключевые инструкции.
В каждой виртуальной маркетинговой команде наверняка будут свои способы и правила взаимодействия. Вот несколько рекомендаций, которые стоит обдумать:
- Используйте мессенджер только для неформального общения.
- Всю официальную информацию передавайте по электронной почте и храните копию в центральной базе знаний.
- Все вопросы, требующие немедленного реагирования, должны сопровождаться пометкой «СРОЧНО» в начале темы письма.
- Когда сотрудник берет выходной или отгул, он должен настроить в электронной почте автоматическую отправку оповещений об отсутствии на работе с указанием времени отсутствия и возврата к работе.
- Проводите совещания в формате видеоконференций или с использованием инструментов для демонстрации экрана.
Вам также нужно установить правила периодичности проведения виртуальных совещаний. Например, ваша команда может проводить еженедельные виртуальные совещания утром в понедельник.
Учитывайте разницу во времени в разных часовых поясах и график выходных дней в разных странах при планировании совещаний или групповых чатов с обязательным присутствием всех сотрудников.
3. Визуализируйте рабочие процессы
Управлять виртуальными проектными группами – значит держать всех участников в курсе дела, даже если они не сидят с вами в одном помещении или находятся в другом часовом поясе. Лучший способ информирования каждого сотрудника – использование визуализации рабочих процессов.
Наглядные способы отображения информации, такие как диаграмма Ганта и канбан-доска, помогут сотрудникам легко следить за выполнением проектов. У всех, кому предоставлен доступ, будет наглядное представление о текущей и предстоящей работе, а также о следующем участнике в цепочке задач.
Ваша команда будет знать, что нужно делать, над чем конкретно работает каждый из участников и как интегрируется работа. Это упростит управление виртуальной командой, ведь вам не придется постоянно раздавать указания или объяснять, кому нужно передать готовый результат.
4. Четко сформулируйте ожидаемые результаты
Успешные виртуальные команды понимают, насколько важно четко определить ожидаемые результаты.
При управлении виртуальной командой вы не можете остановиться у стола сотрудника и спросить, понял ли он поставленную задачу и выполняет ли он ее так, как от него ожидают.
Чтобы сократить потенциальный риск задержек, ошибок и двойной работы, все результаты и проектные задачи должны включать в себя следующую информацию:
- Ожидаемый результат работы
- Кто несет ответственность за работу
- Когда нужно выполнить поставленную задачу
- Какие ресурсы нужны для выполнения работы
Помните, что ожидаемые результаты должны быть SMART, то есть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achievable), реалистичными (Realistic) и ограниченными во времени (Time bounded).
5. Следите за производительностью
Отслеживать уровень производительности важно для любой маркетинговой команды, но это становится еще более важным при управлении виртуальной командой. Когда команда работает вне традиционного офиса, возникает риск снижения производительности.
Однако при использовании подходящих инструментов и правил производительность удаленных сотрудников может быть выше, чем у работающих из офиса.
Один из способов повышения производительности – вести учет времени работы над проектом. Отслеживание уровня производительности помогает сотрудникам осознать ответственность и мотивирует их эффективно организовывать свое рабочее время. Учет времени также позволяет лучше управлять ресурсами и распределять рабочую загрузку.
Хотите подробнее узнать, как управлять виртуальной командой? Вам поможет Wrike!
Wrike предлагает решение для управления маркетинговыми проектами, позволяющее организовать совместную работу и укрепить сотрудничество. Оно поможет объединить все команды на единой платформе, избежать разобщенности и держать каждого участника в курсе событий. Попробуйте бесплатную версию уже сегодня.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
