Жесткие сроки. Неожиданные запросы. Бесконечный обмен отзывами. У людей творческих профессий препятствия возникают на каждом шагу. Но самое большое из них — это отсутствие важной информации.Никто не испытывает такого давления, как дизайнеры в развивающихся компаниях. Чем больше запросов у вас в работе, тем труднее добыть недостающие сведения. Наши предшественники решили эту проблему (вернее, думали, что решили) еще в шестидесятых годах прошлого века, когда появились брифы. При эффективном использовании они помогают автоматизировать назначение задач в соответствии с опытом участников команды, оценивать сложность проекта для составления более точного графика и т. д. К сожалению, Мик Джаггер прав: ты не можешь всегда получать то, что хочешь. Формальный процесс подачи запроса часто игнорируется. Другие отделы не предоставляют вам четкий и информативный бриф, а просто присылают вам свои идеи на почту или в чат. А когда бриф все-таки заполняют, формулировка запроса оказывается размытой и не хватает некоторых важных сведений. В итоге дизайнеру приходится самому заполнять пробелы или вступать в долгую переписку с автором запроса.
Прежде чем мы обсудим, как можно минимизировать возможные риски, давайте разберемся, чем нам грозит небрежно составленный бриф.
Что же пошло не так?
Похоже, это обычный рекламный постер, напечатанный на пленке. Как жаль, что автор запроса забыл упомянуть об окне... 
Только бриф убережет вас от провалов дизайнеров
1. Выясните все необходимые детали
Как бы вам ни хотелось обвинить во всем авторов запроса, сначала нужно оценить, насколько хорошо выстроен ваш процесс получения рабочих заданий. В каком формате вы просите прислать вам информацию? Руководитель отдела дизайна Wrike Давид Мекеришвили помнит, как однажды его команде заказали иллюстрации к новой публикации в блоге. Автор запроса заполнил бриф и указал, что целевой аудиторией являются «посетители веб-сайта». «А когда мы отправили ему окончательный дизайн, оказалось, что он недостаточно яркий и завлекательный для целевой аудитории», — рассказывает Давид. Пост для блога предназначался для небольших креативных агентств, в то время как дизайнер предположил, что аудитория статьи — маркетологи, работающие в компании. Но на самом деле это две совершенно разных целевых аудитории. «Я понял, что причиной недоразумения стала наша форма запроса, — продолжает Давид. — Чтобы в будущем это не повторилось, я усовершенствовал бриф, включив в него более конкретные вопросы о целевой аудитории. А еще я сделал эти поля обязательными». А ваш шаблон брифа включает в себя все необходимые вопросы? Есть ли у вас исполнители и процессы, благодаря которым можно сразу приступать к выполнению дизайн-запроса? Для гарантии обдумайте ответы на четыре вопроса: кто, что, когда и зачем.
Что? Чем использовать один универсальный бриф для всех задач, подготовьте шаблоны для различных типов проектов — для создания рекламных кампаний, электронных книг, видеороликов, шаблонов для социальных сетей и т. д. Благодаря этому ваши вопросы будут максимально конкретными и актуальными.
«Чтобы гарантированно получать всю необходимую информацию, не задавая лишних вопросов, моя команда использует динамические формы запросов в Wrike, — рассказывает Давид. — Вопросы изменяются в зависимости от того, какую информацию ввел автор запроса при заполнении брифа. Например, если автор запроса — маркетолог, и ему нужен макет веб-страницы, он получит не такой набор вопросов, как если бы он был торговым представителем и запрашивал презентацию». 
Календарь и временная шкала также оказываются очень удобными при проверке завершенных проектов. Заканчивая работу, вы будете знать, сколько времени требуется на реализацию определенных проектов и какие из участников команды работают быстрее остальных. В будущем вы сможете использовать эту информацию при календарном планировании и распределении ресурсов, а также для соблюдения установленных сроков.
Зачем? Текст и дизайн — не просто результат работы, у них есть определенное назначение. Если вы не знаете, с какой целью выполняется работа, вы, скорее всего, сделаете что-то не то.
Убедитесь, что ваш бриф дает возможность автору запроса указать желаемые результаты и показатели успеха. Необходимо понимать, зачем вы выполняете тот или иной запрос, чтобы ваша команда всегда добивалась успеха.
2. Работайте сообща
После того, как вы оцените ваш процесс и составите шаблон брифа, наступит время работать с авторами запроса, чтобы получить от них всю нужную информацию. К несчастью, размытые пожелания, например, «сделайте мне красиво», — это не та информация, на которую можно опереться.
По результатам опроса трехсот руководителей агентств, проведенного в 2013 году, 52% респондентов утверждают, что в задачах, связанных с разработкой дизайна, отсутствует конкретика. 27% жалуются, что в брифах не хватает нужной информации или что она противоречива. 
Сразу вспоминается пословица «Что посеешь, то и пожнешь». «Авторы запросов, которым жаль потратить свое время на тщательное и точное составление брифа, никогда не будут довольны результатом, — продолжает Луис. — Если они не могут адекватно изложить свои идеи, то и ваши дизайнеры никогда не поймут, что же на самом деле от них хотят. Вы и оглянуться не успеете, а вас уже завалили сообщениями о том, что нужно все исправить».
Вот несколько советов по улучшению качества запросов, которые получает ваша команда.
Объясните, что так лучше для всех. Каждого из нас волнует только один вопрос: «А что я с этого получу?». Убедите специалистов из других отделов, что брифы приносят им пользу, ведь благодаря им проекты выполняются гораздо качественнее и в срок.
Давид Мекеришвили из Wrike доказал коллегам важность брифов с помощью данных. «Мы следили за тем, сколько времени уходит на выполнение проектов с самыми общими, базовыми брифами и проектов, для которых составлялись более подробные брифы, — рассказывает Давид. — Тщательно составленный бриф сокращает количество промежуточных вариантов дизайна в два раза. Теперь коллеги понимают, почему лучше предоставить нашей команде всю необходимую информацию заранее». 
Вы получите несколько преимуществ. Во-первых, авторы запросов будут вынуждены заполнять брифы перед запуском проектов, за счет этого будет сведено к минимуму количество неожиданных запросов. Поскольку заказчики больше не смогут отвлекать вас, постоянно присылая дополнительную информацию, им придется с самого начала тщательно продумывать свои идеи. И, самое главное, единый источник достоверной информации позволит вам улучшить организацию проектов и сохранить историю всех отзывов и согласований.
Максимально упростите заполнение. Вопросы, требующие развернутого ответа, и текстовые поля создают кучу возможностей для размытых и двусмысленных ответов. Они также увеличивают нагрузку на авторов запросов. Вместо этого используйте обязательные поля и раскрывающиеся списки. Это позволит вам получить точный ответ и упростить составление запроса.
Еще один совет: не позволяйте авторам запросов уклоняться от ответов на важные вопросы. Вся информация, без которой вы не можете обойтись, должна вводиться в обязательных полях*, но все-таки не злоупотребляйте этой возможностью.
Не переусердствуйте. Никто не станет заполнять бриф, состоящий из нескольких десятков вопросов. «Если вы используете эффективное руководство по корпоративному стилю, оно поможет вам свести к минимуму число вопросов в брифе, — объясняет Луис Рувалькаба из IDC. — Если у вас уже есть утвержденная палитра, стиль изображений и т. д., то сведения о них становятся вам не нужны».
Для Давида динамические формы запросов стали волшебной палочкой, позволяющей сразу получить всю нужную информацию. «Вопросы в нашем полном брифе занимают около сотни страниц, — говорит он. — Но авторы запросов видят лишь малую часть, потому что Wrike показывает им только релевантные вопросы в зависимости от их роли и типа запроса».
Что дальше
Вы не можете всегда получать то, что хотите. Но если вы воспользуетесь подходом, предложенным в этой статье, вы получите все, что вам нужно для создания высококачественного материала, который порадует заказчика. Вот что нужно делать:
- Четко определите роли и обязанности всех участников команды.
- Создайте шаблоны проектов и брифов с учетом ролей.
- Наглядно отображайте данные по проекту на временных шкалах и в календарях.
- Следите за целями проекта и показателями успеха.
- Объясните коллегам, в чем их личная выгода от использования брифов.
- Выберите источник достоверной информации для всех данных, связанных с проектами.
- Сделайте заполнение формы запроса как можно более быстрым и удобным.
Уделите немного времени и внимания брифу, чтобы избежать провалов. Результаты не заставят себя долго ждать.
Системы совместной работы для маркетинговых команд: руководство покупателя
Если на рынке доступны тысячи инструментов, как выбрать лучший для своей команды?
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
