Функция учета времени очень важна для компаний, занимающихся оказанием профессиональных услуг. Эффективный учет времени помогает руководителям получить более точное представление о рентабельности, эффективности управления загрузкой, ходе выполнения проекта, а также об уровне прозрачности данных.
Возможность вести учет времени по каждому отдельному проекту позволяет руководителям ИТ-компаний и агентств лучше понимать, на что расходуют время сотрудники и каковы фактические затраты на выполнение проекта.
Что представляет собой учет рабочего времени по проекту?
Учет времени по проекту — это учет на уровне отдельного проекта. Это отслеживание времени, затраченного на задачи и действия, а также на весь проект в целом.
Но что представляет собой учет времени? Это процесс, в ходе которого записывается время, потраченное исполнителем на выполнение задач В прошлом для этого использовались табели и хронометраж рабочего времени. Сотрудники отмечали время прихода и ухода с работы или заполняли форму, в которой указывали, на что конкретно были потрачены их рабочие часы.
В наши дни учет времени ведется в цифровом формате с помощью различных программ. Впрочем, в некоторых случаях сотрудникам приходится вручную вводить количество часов, затраченное на выполнение задачи или проекта. Но эта информация вводится в приложении, а не записывается на бумажной карте. В других ситуациях применяется приложение-таймер для автоматического учета времени, затраченного на задачу.
Хотя оба метода достаточно распространены и могут оказаться полезными для вашей компании, исследования показывают, что автоматический учет времени приводит к более точному сбору данных и повышению производительности.
Учет времени способствует росту рентабельности
Учет времени — жизненно важный элемент в процессе организации рабочего времени. Она включает в себя четыре составных компонента:
- Планирование длительности в целом.
- Календарное планирование задач в системе управления проектами, в том числе указание исполнителей и сроков.
- Мониторинг фактических затрат времени — именно на этом этапе ведется учет времени по проекту.
- Контроль выполнения графика проекта. Для этого нужно следить за тем, чтобы фактические затраты времени на выполнение задач не превышали плановых затрат. Сюда же входит поиск способов компенсировать потери времени за счет других задач по проекту.
Функция учета времени очень важна независимо от того, выставляете вы счет клиенту за отработанные часы или оказываете услуги с фиксированной ценой. Если вы не знаете своих фактических затрат, как можно быть уверенным, что вы запрашиваете адекватную цену?
Не зная точных данных по проекту, вы подвергаете себя большому риску. Недооценивая свой проект, вы теряете деньги. Кроме того, вы можете довести участников своей команды до постоянных переработок и эмоционального выгорания, если станете слишком сильно их нагружать. С другой стороны, завышение стоимости проекта может привести к тому, что вы отпугнете клиентов слишком высокими ценами. А ваши сотрудники будут зря расходовать драгоценное время.
Даже при работе над внутренними проектами, когда заказчиком является другое подразделение вашей же компании, вопрос о рентабельности остается таким же актуальным. Когда принимаются решения о приоритизации внутренних проектов, приходится учитывать множество различных факторов, но обычно главные из них — это ожидаемые преимущества проекта и ожидаемые затраты. Не имея возможности точно их оценить, ваша команда может потратить время на проекты, не приносящие прибыли, а не на те, которые могли бы оказаться наиболее ценными для компании.
Учет времени способствует росту эффективности проекта
Недавнее исследование показало, что сотрудники офиса продуктивно работают на протяжении менее трех часов за весь рабочий день. Если учесть все перерывы, отвлекающие факторы, совещания и прочую деятельность, не связанную с выполнением проекта, на работу по проекту остается не так уж много времени. Но если вы не знаете, какие действия отвлекают сотрудников от выполнения работы по проекту, как вы поможете им повысить эффективность?
Учет времени по проекту поможет вам и вашим сотрудникам выяснить, на что расходуется рабочее время, и уменьшить влияние факторов, приводящих к затратам времени впустую. Сам факт того, что сотрудникам придется вести учет времени, может мотивировать их к более эффективной работе. Как только участники команды выяснят, на что уходит их время, возможно, им удастся выявить и устранить основные причины. Например, они могут понять, что выделение определенных промежутков времени на выполнение тех или иных задач, помогает им работать более продуктивно, чем если бы они постоянно переключались с одной задачи на другую.
Когда затраты времени записываются, у руководителей появляется больше возможностей поддержать эффективность сотрудников. Например, участники проектной группы могут жаловаться, что совещания отнимают у них слишком много времени, но это трудно проверить, если у вас нет точных данных. Если данные учета времени показывают, что вы тратите на совещания по несколько часов в неделю, у вас будет причина сократить длительность совещаний.
Аналогично, вы можете обнаружить, что некоторые внутренние процессы, например, согласование, отнимают слишком много времени. Вы можете оценить возможность оптимизации таких процессов или передать их административному персоналу.
Учет времени помогает управлять загруженностью команды
Учет времени по проекту позволяет видеть, на что тратят время ваши сотрудники и как реальная картина согласуется с бюджетом и планом распределения ресурсов.
Используя приложение для учета рабочего времени, вы можете легко определить, кто из сотрудников может взять на себя дополнительную работу по проекту, а кому нужна помощь в выполнении назначенных задач. К тому же, сравнивая время, затраченное на выполнение аналогичных задач, вы сможете получить представление о том, кто из сотрудников работает более продуктивно. Благодаря таким сведениям, вы сможете поручать лучшим сотрудникам более сложные задачи. Также это помогает принимать решения о том, кто из сотрудников заслуживает повышения зарплаты, премии или продвижения по службе.
Постоянный учет времени также помогает выявлять задачи, выполнение которых отнимает больше времени, чем планировалось, и принимать соответствующие меры, не допуская нарушения сроков. Используя приложение для учета времени, вы сможете получать сведения о ходе выполнения проектов, не изводя сотрудников мелочным контролем и не отвлекая их вопросами о текущем положении дел.
Учет времени улучшает выполнение проекта
Учет времени дает вам возможность видеть, на что тратят время ваши сотрудники. Эта информация помогает точнее оценивать результаты проектов, собирать более точную информацию о затратах и добиваться более высоких показателей рентабельности. Кроме того, это позволяет отслеживать продуктивность сотрудников и помогать им работать более эффективно.
Используя функцию учета времени, включенную в систему управления проектами, участники вашей команды смогут добавлять записи учета к выполняемым задачам и проектам. Вы сможете легко читать и распечатывать отчеты о затратах времени. Чтобы получить все эти и другие преимущества, начните работать с бесплатной пробной версией Wrike.
