Многие бизнес-специалисты недооценивают важность управления проектами. На передний план у них всегда выходят развитие бизнеса и показатели рентабельности, а управление часто вообще не попадает в список приоритетов. Большинство людей даже не догадываются, что отсутствие налаженной организации труда приносит им убытки. Мы побеседовали с Робертом Келли (Robert Kelly), руководителем офиса управления проектами (PMO) и управляющим партнером компании Kelly Project Solutions, LLC, о важности управления проектами для бизнеса. Также мы обсудили способы борьбы с низким уровнем эффективности, развитие технологий управления проектами и прогнозы для этой сферы на 2020 год. Ниже приводится полный текст интервью.

1. Расскажите немного о себе.

Мы с моей женой Жасмин женаты двенадцать лет, и у нас трое замечательных детей. Если говорить о работе, я вот уже пятнадцать лет волей-неволей занимаюсь управлением проектами, постоянно совершенствуя свое мастерство. Как один из основателей и ведущий чата #PMChat в Твиттере, я постоянно сотрудничаю с лучшими специалистами в этой области из разных стран мира и обсуждаю с ними проблемы лидерства, управления проектами и другие темы, связанные с бизнесом. Наконец, я управляющий партнер консалтинговой фирмы Kelly Project Solutions, которая специализируется на управлении проектами и коммуникацией на малых и средних предприятиях.

2. С какими основными трудностями вы сталкиваетесь как руководитель PMO?

Мне кажется, есть несколько общих проблем, встающих перед руководителями PMO в любых организациях:

1. Нехватка квалифицированных кадров. Популяризация готовых шаблонов, «чудодейственных» методик и прочих универсальных решений по управлению проектами привела к росту числа кандидатов, которые ничем не могут похвастаться, кроме знания профессионального жаргона. В этом море посредственности кадровым специалистам очень трудно найти компетентного менеджера проектов.

2. Инвестиции. Слишком часто офис управления проектами рассматривается как центр возникновения затрат, а не источник прибыли. На самом деле, в каком бы бизнесе вы ни работали, управление проектами нужно рассматривать как услугу. У управления проектами гораздо больше точек соприкосновения с клиентом (особенно внешним), чем у продаж или внутреннего руководства. Исследование, проведенное Индустриальной ассоциацией технологий сервиса (TSIA), показало, что модель активного взаимодействия с клиентами в сфере продаж (для управляемых ИТ-услуг) создает в 15 раз больше точек контакта, чем традиционные продажи. Доходы от постоянных клиентов и оценка удовлетворенности потребителей резко возрастают, а длительность циклов продаж и затраты на привлечение клиентов так же стремительно сокращаются. Компании должны вкладывать деньги в обучение менеджеров проектов, в приобретение инструментов для работы с клиентами и в командировочные расходы — для выстраивания взаимоотношений. Это же относится и к внутреннему офису управления проектами.

3. Кризис идентичности. Офисы управления проектами никак не могут определиться, какую роль они должны выполнять — то ли пула ресурсов, то ли руководящего органа, и эта проблема усугубляется с развитием «теневых ИТ». Офисы управления проектами должны получать четкие указания от ИТ-директора, иначе ситуация не изменится и в 2016 году.

3. Как идейный лидер в сфере управления проектами, считаете ли вы внедрение стандартных методик управления проектами обязательным для компаний, и почему?

С некоторой осторожностью и с упором на множественное число в слове «методики» я скажу: да. Если вы рассмотрите методику «Бережливое производство плюс шесть сигм», традиционный процесс «От концепции к продукту», Agile-методики, MS Dynamics и т. д., вы сможете разработать набор инструментов и базовых процессов, подходящих для вашего бизнеса и для наиболее распространенных типов ваших проектов. При этом число вариаций нужно свести к минимуму, потому что основное преимущество управления проектами состоит в масштабируемом воспроизводимом процессе, который можно легко освоить и быстро внедрить во всех подразделениях организации. Наличие общей методики и связанной с ней терминологии позволяет очень быстро ввести в курс дела менеджеров проектов, сотрудников и партнеров. По мере накопления опыта полученные показатели и результаты можно использовать в качестве базовых, сравнивая с ними новые результаты для создания среды постоянного совершенствования.

4. Как проблемы с управлением проектами могут повлиять на бизнес?

Вам может показаться, будто я сгущаю краски, но плохое управление проектами способно привести предприятие к краху. Если технические требования плохо сформулированы, на рынок может быть выведен некачественный продукт, и это снизит ценность бренда! При работе в условиях жесткого нормативного регулирования отсутствие документации по процессу может отбросить вашу компанию на годы назад из-за штрафов, потери лицензии и т. д. Если рассматривать неэффективное управление проектами в контексте ежедневной рутины, вы неизбежно столкнетесь с двойной работой, неэкономным использованием ресурсов, потерями из-за невыполненных запросов на изменения, тратой времени из-за плохо организованного обмена информацией и т. д.

«Плохое управление проектами способно привести предприятие к краху».

5. Как новые технологии влияют на управление проектами и отношение к нему?

Новые технологии дают менеджерам проектов прекрасные инструменты для улучшения совместной работы, оптимизации планирования и повышения эффективности при работе над проектами. Единая платформа планирования, обмена информацией, учета расходов и времени каждую неделю экономит вам немало часов работы! Что касается офиса управления проектами, многие платформы для PPM (управления портфелем проектов) позволяют руководителям лучше отслеживать и планировать использование ресурсов, узнавать о статусе проектов и возникающих проблемах с помощью информационных панелей и т. д. Благодаря таким инструментам руководители не вмешиваются в работу проектных групп, задавая им вопросы о статусе, а дают им возможность спокойно заниматься своим делом. 

6. Какие три совета вы можете дать сотруднику, стремящемуся повысить свою продуктивность?

1. В конце рабочего дня уделяйте немного времени организационным вопросам. Окиньте мысленным взором свой день перед уходом: вы ничего никому не остались должны? Какие у вас планы на завтра? Какие важнейшие действия следует предпринять в ближайшие сутки-двое? Это позволит снизить количество неожиданно возникающих «подводных камней» и поможет подготовиться к следующему рабочему дню.

2. Пользуйтесь напоминаниями. Даже если вы не используете полномасштабное решение для управления проектами, функция напоминаний есть практически у любой почтовой платформы. Настройте даты и время, чтобы напоминания о невыполненной работе появлялись на экране в нужный момент.

3. Находите время для уединения. Если вы работаете в открытом офисном пространстве (а это сейчас не редкость), иногда бывает просто необходимо занять переговорную минут на тридцать, чтобы собраться с мыслями и разобраться с делами в тишине и покое за запертой дверью.

7. Как, по вашему мнению, изменится (или не изменится) управление проектами в 2020 году?

Я думаю, тут могут быть два варианта. Если мы не прекратим использовать готовые шаблоны, управление проектами станет элементарным навыком, доступным для любого сотрудника в отделе. Но поскольку развитие новых технологий все сильнее сдвигается в сторону самообслуживания, гораздо большую опасность для нас представляет облачная автоматизация. Я знаю, что однажды будет разработана платформа самообслуживания, и как на хостинг-фермах сейчас требуется очень небольшое число инженеров, так и для этой платформы не понадобится много менеджеров проектов.

Другой путь я вижу в том, чтобы мы, специалисты в сфере управления проектами, не ограничивались планированием работ и процессов, а занялись развитием лидерских навыков и деловых качеств. Если представители нашей профессии будут приносить компании больше пользы, мы получим возможность воплощать в жизнь более приоритетные стратегические инициативы. Когда мы будем представлять для компании более высокую ценность, мы сможем работать в более тесном контакте с ИТ-руководителем и генеральным директором.

8. Замечаете ли вы какую-нибудь новую тенденцию, которой пока еще уделяется недостаточное внимание?

PMO как сервис. Организации часто прибегают к услугам консультанта по управлению проектами, потому что специалиста на полной ставке им нечем занять — работы не так много. К несчастью, усилия и время, затраченные на то, чтобы ввести нового консультанта в курс дела, уничтожают все преимущества, которые компания надеялась получить. В современном обществе люди хотят платить только за то, что они потребляют, но кроме этого они хотят индивидуального подхода. Модель «PMO как сервис» обеспечивает и то, и другое. Организация может пользоваться такой услугой, когда это необходимо, и поставщик услуги может назначать им одного и того же менеджера проектов или проводить адаптацию для подготовки к работе. Компании не придется тратить деньги на сертификацию или повышение уровня менеджера проектов, на приобретение лицензий на программное обеспечение для PPM и т. д. Мне такая модель кажется очень перспективной.

А какое влияние оказало успешное управление проектами на ваш бизнес?

Поделитесь в комментариях историями о том, какая ситуация была у вас изначально и к какому результату удалось прийти. Надеемся, это будет полезно для всех.

Чтобы сберечь деньги компании и повысить результативность проектов, попробуйте поработать с бесплатной версией Wrike!


О собеседнике: Роберт Келли занимается управлением проектами уже 15 лет. Ему приходилось руководить проектными группами в сорока с лишним странах мира и управлять проектами в сферах продаж, маркетинга и ИТ для компаний из самых разных отраслей. Роберт является управляющим партнером компании KPS, расположенной в городе Роли (Северная Каролина, США) и специализирующейся на предоставлении консультационных услуг в сфере управления проектами. Кроме того, он сооснователь и ведущий чата #PMChat в Твиттере, международного сообщества менеджеров проектов и руководителей компаний, где проводятся обсуждения передовых методик и накопленного опыта. Читайте Роберта в Твиттере: @rkelly976

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.

Пожалуйста, введите значение
Пожалуйста, введите значение
Укажите ваш номер телефона
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант

Заполняя и отправляя форму, я принимаю Политику конфиденциальности Wrike.

Согласитесь, чтобы продолжить
Согласитесь, чтобы продолжить
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Спасибо за интерес к нашей электронной книге!

Загрузите его сейчас

Мы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.