Одна из труднейших задач, с которыми сталкиваются менеджеры проектов, — это необходимость отслеживать достижения каждого сотрудника без чрезмерного контроля и психологического давления. Разве может человек работать с полной отдачей, когда начальник постоянно стоит у него над душой? Но, с другой стороны, если в организации совсем не ведется учет рабочего времени сотрудников, это может привести к неожиданным задержкам или срыву сроков.Для многих компаний приложения для учета времени стали настоящей находкой.
Они дают руководителям важную информацию, позволяющую оптимизировать выполнение повседневных задач и помочь команде двигаться к более крупным целям. Благодаря простому приложению, которое можно скачать на мобильное устройство или компьютер каждого из сотрудников, вы можете улучшить эффективность командной работы. Оно помогает улучшить планирование и принимать более взвешенные решения при управлении проектами. Организовав учет рабочего времени, для начала решите, как вы будете использовать соответствующие инструменты.
Выбор оптимального приложения для учета времени
Существует широкий диапазон приложений для учета времени для Android, Mac и iPhone; некоторые из них можно скачать бесплатно. Задача руководителя — выбрать приложение, которое будет наилучшим образом отвечать потребностям команды. Прежде чем принимать решение, точно определитесь, какие именно функции для вас необходимы. Способов применения таких программ может быть великое множество, в том числе и такие:
- Руководители предприятий могут использовать приложения для учета времени, чтобы записывать число отработанных часов сотрудников, находящихся не на окладе, подрядчиков и фрилансеров.
- Сотрудники могут отчитываться о потраченном времени, записывая время выполнения каждой задачи.
- Руководители подразделений смогут точно отчитываться о том, как их подчиненные расходуют свое рабочее время.
Хотя на рынке есть множество доступных вариантов, желательно приобрести приложение для учета времени, интегрированное в решение для командной работы, такое как Wrike. В этом случае руководители смогут с максимальной эффективностью назначать задачи и отслеживать ход работы. Все участники команды получат возможность взаимодействовать и обмениваться документами в режиме реального времени.
Получение ценных сведений и внесение улучшений
Данные, собранные с помощью приложений для учета времени, могут вскрыть серьезные проблемы, связанные с персоналом и ресурсами, задействованными при выполнении проекта. Например, учет посещения может выявить, что сотрудники слишком часто отсутствуют по болезни, и это влияет на ход выполнения проекта.
Руководителям, использующим приложения для учета времени, не стоит зацикливаться на устранении незначительных проблем. Все сотрудники время от времени делают перерывы или отвлекаются от работы. С другой стороны, изучение собранных данных может помочь сотрудникам лучше организовать свой рабочий день. Например, сократив время на почтовую переписку с коллегами, работающими в этом же офисе. С помощью полученных количественных показателей можно выявить те области, где недостаточная эффективность становится серьезной проблемой, и сразу же принять меры.
Внедрение политики и постановка целей
Внедрение приложения для учета времени принесет большую пользу менеджеру проекта лишь в том случае, если вас поддержит в этом начинании вся ваша команда. Прежде всего нужно рассказать сотрудникам о том, как вы собираетесь следить за временем, и как планируете использовать эту информацию. Честность и открытость в отношении политики отслеживания рабочего времени поможет вам поддерживать в команде высокий моральный дух, а также находить новые способы достижения общих целей.
Если вы поставили четко определенные цели и стремитесь к их выполнению, отслеживание рабочего времени имеет очень большое значение для роста мотивации сотрудников и борьбы с отвлекающими факторами. Решите, какие именно аспекты личной или командной эффективности вы хотите улучшить, и не забывайте о том, что у каждого сотрудника есть собственный подход к выполнению работы. На продуктивность влияют множество факторов. Вам может потребоваться дополнительные данные, прежде чем вы сможете внести изменения, которые приведут к более успешным и экономичным процессам.
Учет времени может стать началом роста результативности вашей команды. Вместе с тщательным планированием вех, результатов и долгосрочных целей приложения для учета времени способствуют росту продуктивности командной работы. Благодаря новым сведениям о факторах, оказывающих решающее влияние на своевременное выполнение проекта в рамках бюджета, руководители получают возможность принимать более взвешенные решения и успешно мотивировать сотрудников.
