Цель автоматизации — избавиться от повторяющихся рутинных задач, чтобы посвятить освободившееся время и энергию более результативной деятельности. Она полностью изменила нашу жизнь как в офисе, так и за его пределами. Мы можем настроить на телефоне еженедельные напоминания, автоматически оплачивать счета и многое другое.
Основное преимущество заключается в том, что автоматизация повторяющихся задач обеспечивает четкий уровень последовательности и точности.
Поэтому автоматизация управления проектами превратилась в решающий фактор, обеспечивающий успешное выполнение работы. Проекты могут становиться все сложнее, и для их выполнения может требоваться сотрудничество нескольких команд. Менеджер проектов берет на себя ответственность за каждый отдельный проект и следит за ходом его выполнения. По мере роста производства и расходования ресурсов необходимость в автоматизации рутинных задач становится залогом успеха. Если процессы не оптимизируются с использованием автоматизации, энергия расходуется на утомительную «черную» работу и производительность падает.
Этих незначительных задач гораздо больше, чем вы можете подумать. По данным нашего отчета об уровне операционной эффективности, 70% сотрудников тратят на рутинные задачи около 40% рабочего времени. Но, судя по результатам исследования McKinsey & Company, задачи, отнимающие у сотрудников 45% рабочего времени, могут быть автоматизированы благодаря внедрению технологий. Так почему организации не спешат с внедрением автоматизации?
Давайте рассмотрим наиболее распространенные заблуждения, связанные с автоматизацией, и выясним, как эффективно настроить автоматизацию процессов.
1. Из-за автоматизации люди теряют работу
Когда большинство людей задумываются об автоматизации, им в голову приходят мысли о роботах, захватывающих мир. Как бы странно это ни звучало, какая-то доля правды в этом есть. Летом 2018 года компания Amazon открыла в Сиэтле свой первый супермаркет без продавцов с вывеской над входом «Никаких очередей, никаких касс». Этот неизбежный шаг навстречу автоматизации вызвал у массы людей страх потерять работу.
Почему это утверждение ошибочно? Автоматизация в сфере управления проектами, напротив, делает работу интереснее. Она помогает избавиться от необходимых, но утомительных задач.
Давайте проведем аналогию с работой кондитера. Когда вы готовите тесто, смешивание ингредиентов представляет собой довольно утомительный процесс. Вы можете смешать их вручную или воспользоваться миксером, который сделает эту работу за вас. Сам миксер ничего не печет, он просто автоматизирует трудоемкий процесс, позволяя вам уделить сэкономленное время чему-то другому.
Так и автоматизация процессов в сфере управления проектами не приводит к тому, что программа делает работу за вас (хотя некоторые люди именно так и считают). Она оптимизирует и стандартизирует повторяющиеся действия, чтобы вы смогли уделить больше внимания работе, которую не способна выполнить машина. Например, преодолению проблем или принятию решений.
Чем может помочь Wrike? Шаблоны Wrike избавляют вас от повторяющейся работы на начальном этапе, чтобы вам не приходилось каждый раз начинать с нуля. Кроме того, шаблоны помогают задавать стандарты и улучшить качество, создавая согласованную рабочую среду для выполнения проектов. Автоматическое назначение задач исполнителям и внедрение настраиваемых рабочих процессов помогает реже проводить совещания. Это помогает сэкономить рабочее время сотрудников.
2. Автоматизация губительна для творчества
Из-за самой природы автоматизации некоторые люди считают, что она вредит творчеству, и их можно понять. В 1913 году Генри Форд совершил революцию в обрабатывающей промышленности, внедрив конвейерные ленты для массового производства. Это позволило производить товары в огромных количествах, поддерживать стабильный уровень качества и свести к минимуму возможность ошибок.
В наши дни творчество и тяга к экспериментам стали движущей силой в процессе создания инноваций. Мысль об использовании машины, которая снова и снова будет воспроизводить один и тот же результат, ассоциируется с ленью и отсутствием свободы для реализации идей.
Почему это утверждение ошибочно? Автоматизация способствует творчеству, потому что экономит время, которое вы можете посвятить креативной деятельности. К тому же для успеха даже самого творческого проекта необходим четкий рабочий процесс.
Некоторые специалисты согласны с тем, что полная свобода на самом деле парализует творческую деятельность. «В нормальной ситуации для креатива нужна какая-то граница, — говорит Алиса Кибилоски, графический дизайнер Exploding Kittens. — Если перед вами открыты все пути, вы, конечно, сможете идти в любую сторону, но будете все время сомневаться в правильности направления».
Теория, разработанная американским психологом Барри Шварцем и получившая название «парадокс выбора», объясняет, почему избыток свободы подавляет, а вовсе не окрыляет. Наличие структуры, встроенной в творческий процесс, задает направление, позволяя креативным специалистам полностью сосредоточиться на любимом деле.
Чем может помочь Wrike? Запросы Wrike позволяют настраивать входящие рабочие запросы от других команд, чтобы вы смогли заблаговременно получить всю необходимую информацию и сразу приступить к работе. Кроме того, они оптимизируют рабочий процесс, направляя все входящие запросы в единую систему. Вам больше не придется перескакивать с одной программной платформы на другую, пытаясь правильно расставить приоритеты.
Wrike Proof упрощает обмен отзывами и позволяет проводить процесс согласования прямо в задаче. Участникам вашей команды не нужно будет ни за кем гоняться, чтобы получить обратную связь. Просто назначьте задачу сотрудникам, занимающимся согласованием, и они сразу получат об этом уведомление.
«Мне нравится, как Wrike устанавливает границы, задавая сроки и направление, но вы все равно остаетесь свободными и можете творить. Он не подавляет творчество, а помогает ему». — Алиса Кибилоски, графический дизайнер Exploding Kittens.
3. Автоматизация снижает потребность в командной работе
Автоматизация процессов, которые раньше выполнялись вручную, вызывает у многих людей опасения из-за возможной утраты уникальности. Есть штрихи, которые могут добавить лишь люди.
Наглядный пример — появление синтезаторов в музыкальной индустрии. Задача синтезатора в том, чтобы имитировать звуковые характеристики целого оркестра или отдельного музыкального инструмента. Изначально синтезаторы были хорошо приняты в таком направлении, как прогрессивный рок. Но в классическом роке на них смотрели косо и для этого имелись очевидные причины. Противники синтезаторов считали их использование читерством, так как синтезаторы лишают музыку уникальности и обесценивают навыки игры, которые музыканты так усердно развивают. Если что-то кажется искусственным и фальшивым, людям бывает трудно это принять.
Почему это утверждение ошибочно? На самом деле автоматизация способствует распространению информации и укрепляет сотрудничество благодаря преодолению разобщенности.
Всем трудно уследить за статусом проекта. Но труднее всего приходится руководителям. Они пытаются оставаться в курсе важнейших инициатив и одновременно искать способы преодоления разрыва между командами для управления компанией. Если высшее руководство не имеет представления о том, насколько успешно осуществляется достижение бизнес-целей, а маркетологи не сообщают отделу продаж, над чем они работают, то все эти сотрудники с тем же успехом могли бы работать на другие компании. В результате такой разобщенности совещания становятся все менее эффективными.
Но если у вас появится общее пространство, где руководители и рядовые сотрудники смогут в любой момент получить полную информацию о проекте, всем станет гораздо проще работать.
Чем может помочь Wrike? Автоматизированные инструменты отчетности и панели задач Wrike помогают всем участникам действовать согласованно в едином рабочем пространстве. Улучшенная наглядность и осведомленность позволяют участникам проекта лучше понимать ключевые моменты или просто проверять стату задач. Еженедельные, месячные и квартальные отчеты формируются автоматически. Это позволяет руководителям отслеживать использование ресурсов и принимать стратегические решения на основе показателей производительности.
Не бойтесь автоматизации в сфере управления проектами
Пришло время внедрять автоматизацию в сфере управления проектами. Автоматизируя рутинные, но нужные задачи, ваша команда экономит ценное время и энергию. Автоматизация повышает наглядность информации и улучшает сотрудничество между командами.
Учтите, что автоматизацию невозможно внедрить один раз и забыть о ней. Как и многое другое, она требует постоянного приложения усилий для оптимизации и расширения по мере развития бизнеса.
Но главное остается неизменным: Автоматизация не заменяет собой человеческий труд. Она делает его более эффективным. «Такое человеческое свойство, как изобретательность, ничем не заменишь, потому что суть нашей работы — это решение проблем других людей, — объясняет Даниэль Коделла, старший менеджер по контент-маркетингу в Wrike. — А никто так не знает людей, как мы сами».
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
