Ваша команда продуктивна, эффективна и дружна. Вы гордитесь тем, как хорошо работают ее участники. Но вот вам горькая правда — какой бы выдающейся не была вам ваша команда, ее возможности не безграничны.
Неизбежно возникают ситуации, когда сотрудники не справляются с объемом работы. Вам приходится выбирать, чем следует заняться в первую очередь, исходя из возможностей команды и доступности ресурсов.
Одним словом, речь идет о стратегическом планирование загрузки.
Что такое стратегическое планирование загрузки?
В управлении проектами загрузка — это тот объем работы, которую может выполнить ваша команда, работая по обычному графику и используя фиксированное количество ресурсов.
Планирование загрузки нужно для того, чтобы сделать доступными абсолютное большинство ресурсов (под ресурсами тут может подразумеваться что угодно — от рабочих часов ваших сотрудников до оборудования и инструментов, которые необходимы для работы).
Как выполняется долгосрочное планирование загрузки: три полезных совета
Похоже на головоломку? Так и есть. Планирование загрузки, особенно если речь идет о долгосрочном планировании, — это путь проб и ошибок.
Если вы хотите знать, как выполняется планирование загрузки, предлагаем три рекомендации, которыми вы сможете воспользоваться, когда станете планировать загрузку для своей команды.
1. Используйте иерархическую структуру работ
Иерархическая структура работ подразумевает разбиение крупных проектов на более мелкие и более удобные этапы с использованием иерархической древовидной структуры.
Это помогает вам увидеть, какая часть работы может выполняться одновременно разными участниками. Кроме того, это позволяет оптимизировать рабочие процессы и эффективно использовать рабочее время команды. Никому больше не придется сидеть и ждать, пока ему передадут материалы по проекту, ведь в это время можно будет поработать над чем-то другим.
Как объясняется в статье на сайте Software Advice, еще одно преимущество иерархической структуры состоит в возможности «выявлять внутренние и внешние зависимости, а также общие риски, способные оказать влияние на потребность в ресурсах».
Прогнозирование таких рисков означает, что теоретически вы можете предусмотреть и возможные проблемы, связанные с ресурсами.
2. Ищите критический путь
Рассматривая стратегии планирования загрузки, вы наверняка столкнетесь с упоминаниями о методе критического пути (CPM). Он подразумевает выявление в проекте длиннейшей цепочки зависимых задач. Если в этой цепочке возникнет задержка, вы будете знать, что есть опасность задержать выполнение всего проекта и нарушить срок сдачи.
Почему это так важно для планирования загрузки? «Зная критический путь, вы можете видеть все зависимые задачи, сократить длительность проекта (ускоряя действия, лежащие на критическом пути) и быстро проанализировать последствия задержки важных вех», — замечает автор интернет-издания Firm of the Future.
Учитывая эту информацию, вы, скорее всего, станете в первую очередь выделять ресурсы тем задачам, которые лежат на критическом пути, потому что промедление при выполнении этих задач замедляет выполнение всего проекта.
3. Используйте программное обеспечение для планирования загрузки
Успешное планирование загрузки может показаться достаточно сложным процессом, но использование новых технологий поможет его упростить.
Чем выполнять планирование вручную, лучше положиться на систему управления проектами, которая включает в себя инструмент для планирования загрузки. Так вы сможете легко распределить ресурсы, не тратя слишком много времени и сил.
Выбор инструмента для планирования загрузки: три необходимые функции
Программное обеспечение может оказаться отличным помощником. Но на что следует обращать внимание при выборе подходящего инструмента планирования загрузки для своей команды или для всей организации?
Ответы могут различаться в зависимости от уникальных потребностей вашей команды. И все же мы рекомендуем искать решение, которое как минимум предлагает следующие три возможности.
1. Наглядное представление о доступности участников команды
Обычно время — это самый ограниченный ресурс. Для успешного планирования вам нужно четко понимать, чем сейчас занимается каждый из участников команды.
Ищите инструмент, который позволяет сразу же увидеть рабочую нагрузку и доступность каждого сотрудника, чтобы знать, какой реальный объем работы он может взять в данный момент.
Например, новый график рабочей загрузки в дополнении Wrike Resource позволит вам увидеть, кто что делает и кто из сотрудников уже перегружен работой.
2. Независимое время выполнения задач
Допустим, вы запланировали выполнить проект за пять рабочих дней, но это вовсе не означает, что участники вашей команды потратят все эти рабочие часы на выполнение проекта (потому что они так круты, что успеют быстрее).
Вы учитываете их время, но не фактические усилия. Выделенное лишнее время может привести к ненужным затратам ресурсов, неэффективной работе и процессам, когда сотрудники не будут знать, чем им заняться.
Ваш инструмент для планирования загрузки должен уметь показывать и распределять рабочие часы и минуты независимо от общей длительности задачи (да, Wrike Resource и это может!). В этом случае не будет возникать сомнений о том, над чем нужно работать и когда.
3. Гибкое планирование
Вряд ли вы сразу станете планировать так, как будто занимались этим всю свою жизнь. Вы будете постоянно учиться чему-то новому и вносить изменения в планы, в то время как ваши проекты будут становиться все более сложными.
Это значит, что вам нужен гибкий инструмент планирования, способный адаптироваться к неизбежным изменениям (чтобы вам не приходилось начинать все заново). Удобный интерфейс дополнения Wrike Resource с возможностью перетаскивания позволяет эффективно изменять приоритет проектов и задействовать большую часть ресурсов.
Представляем Agile-планирование загрузки
В то время как вы осваиваете планирование, есть еще один термин, который вам следует узнать: Agile-планирование загрузки.
Этот тип планирования аналогичен тому, о котором шла речь выше, но предназначен он для Agile-команд. Agile-команда — это группа людей, которые назначены для выполнения проекта практически на условиях полной занятости. Они занимаются этим единственным проектом в течение определенного периода времени (который называется спринтом), чтобы ускорить достижение результатов.
Как вы понимаете, в таких условиях планирование загрузки становится первостепенным приоритетом, поскольку для выполнения успешного спринта Agile-команде необходимо использовать все свои ресурсы по максимуму.
Об Agile-планировании загрузки можно рассказать очень много — гораздо больше, чем могло бы уместиться в этой краткой статье. Но всю эту информацию можно свести к простой базовой формуле: число участников команды умножаем на количество дней в спринте, и умножаем на количество рабочих часов в день.
Стратегическое планирование загрузки — не такой уж секретный ингредиент для эффективного использования ресурсов
Даже самым эффективным и результативным командам приходится сталкиваться с ограниченным количеством ресурсов, и этот фактор мешает им работать с полной отдачей.
Именно поэтому нам требуется планирование загрузки. В ходе такого планирования вы принимаете стратегические решения и эффективно используете ресурсы, доступные вашей команде.
Короче говоря, это надежный способ, позволяющий работать не больше, а эффективнее.
Готовы поддержать свою команду, осуществляя успешное планирование загрузки? Попробуйте Wrike Resource и начинайте управлять ресурсами как профессионал.
