Деб Ли, консультант по продуктивности, обладатель сертификата Certified Professional Organizer®, докладчик, сертифицированный консультант Evernote, и женщина, называющая себя фанаткой приложений. А еще она сотрудничает с консалтинговой фирмой D. Allison Lee LLC, которая помогает владельцам и руководителям малых предприятий использовать новые технологии для повышения продуктивности. Деб — большая любительница кофе, социальных сетей, Wordpress и блогов.
Использование программных инструментов для повышения продуктивности может стать решающим фактором для владельцев малых предприятий. Современные технологии помогают компаниям СМБ успешно конкурировать с более крупными организациями. К счастью, приложений для эффективной работы огромное множество, и вам есть из чего выбирать. Но есть и ложка дегтя. Из-за такого огромного количества приложений и инструментов, выбрать одно или несколько наилучших становится очень трудно.
Так что, прежде чем скачивать очередное разрекламированное приложение, потратьте минуту своего времени на оценку рабочих и бизнес-процессов. Это очень важный первый шаг, не надо им пренебрегать. Вспомните, что, делая перестановку в помещении, вы сначала избавляетесь от беспорядка и планируете пространство, а уже затем покупаете органайзеры и офисные принадлежности. Так вы получаете то, что вам нужно, и не тратите лишнее время и деньги.
- Проведя оценку, вы получите следующую полезную информацию:
- Какие процессы работают (и должны работать в будущем).
- Какие процессы не работают (и вам необходимо их исправить).
- Какие задачи следует поручать определенным участникам команды (для достижения наилучших результатов).
- Важнейшие функции приложений и инструментов, которые вам нужны (для эффективных рабочих процессов).
Эта статья посвящена прежде всего последнему пункту списка. И вот почему: очень легко поддаться искушению и скачать целую кучу приложений только лишь потому, что они популярны и содержат множество различных функций. Но учтите, что вашему малому предприятию все эти функции могут быть не нужны. Лучше уж выявите свои основные потребности и поинтересуйтесь мнением команды о том, что им необходимо для более успешной работы.
Для начала мы предлагаем вам рассмотреть несколько важных функций, на которые стоит обратить внимание при выборе наилучшего приложения для вашей компании.
- Простота использования. Это кажется очевидным? Если приложением трудно пользоваться, вы потратите больше времени, чтобы в нем разобраться. И во время поиска обращайте внимание на приложения, у которых есть панели задач. Панель задач позволяет окинуть взглядом ваши данные и легко перейти к необходимой информации. Добавьте бонусных очков приложению, позволяющему настраивать панель задач.
- Масштабируемость. Как упоминалось ранее, некоторые приложения довольно мощные и предлагают гораздо больше функций, чем вам нужно. Это лишь отвлекает сотрудников. Вам следует искать, особенно в начале, те приложения, которые предлагают максимальный набор инструментов, необходимых прямо сейчас, и позволяют добавлять новые функции по мере роста компании. Ищите приложения с тремя или более тарифными планами на выбор. Не пожалейте времени на изучение функций, включенных в каждый план, особенно тех из них, которые могут понадобиться в будущем.
- Интеграция. Вы уже пользуетесь приложением, которое является неотъемлемой частью вашего рабочего процесса? Разве не здорово будет интегрировать его с другими приложениями, которые вы захотите добавить в рабочий процесс? Например, если вы пользуетесь Wrike, вам может быть полезна интеграция с Gmail, чтобы можно было создавать задачи прямо из сообщений электронной почты, не выходя из Gmail. Кроме того, Wrike работает с Microsoft Teams и позволяет управлять проектами и задачами непосредственно из Microsoft Teams. Как видите, интеграция помогает экономить время и работать более результативно.
- Совместная работа. Когда вы работаете в команде, сотрудничество необходимо вам как воздух. Часто так бывает, что кому-то из участников команды приходится передавать часть работы другому исполнителю (в некоторых случаях даже несколько раз), прежде чем проект будет доведен до конца. Бывают ситуации, когда двум или нескольким сотрудникам одновременно приходится работать над одним и тем же документом, слайдом или таблицей в режиме реального времени (для этой цели отлично подходит G Suite). Убедитесь, что выбранное приложение упрощает сотрудничество и совместную работу в команде.
Сделайте Microsoft Teams частью вашей системы для управления проектами и создавайте задачи на основе ваших обсуждений.
- Отчетность. Отчетность и бизнес-процессы часто идут рука об руку. Отчеты — это описания определенных аспектов деятельности компании, подкрепленные данными. Эти данные помогают определить, каким должен быть следующий шаг. Отсюда следует, что нужно выбирать такие приложения, которые позволяют быстро собрать нужные сведения, чтобы на их основе можно было принимать деловые решения.
- Облачные технологии. Насколько доступны ваши данные? Можете ли вы воспользоваться ими, находясь в командировке? Чтобы на этот вопрос можно было твердо ответить да, найдите приложение, которое позволяет синхронизировать и хранить ваши данные в облаке, а на офисном компьютере. Это поможет экономить время, а в некоторых ситуациях и сохранить лицо. Например, если вы забудете принести важный документ на совещание с клиентом, вам не придется волноваться. Если документ хранится в облаке, вы сможете легко его открыть, войдя в соответствующее приложение, например в Dropbox. Можно даже запускать презентации прямо из облачных приложений (для этого идеально подходят Evernote и Haiku Deck).
- Поддержка. Каким бы простым ни было приложение, у вас наверняка будут появляться вопросы. Или случаться сбои. На каком-то этапе вам или вашей команде могут потребоваться услуги поддержки. И если разработчик или служба поддержки окажутся недоступны в момент возникновения проблем, это неизбежно отразится на вашей производительности. В идеале у вас должно быть несколько возможностей для получения помощи (часто задаваемые вопросы, чат, телефон, электронная почта, форумы), если что-то вдруг пойдет не так.
Конечно, это не единственные возможности, на которые нужно обращать внимание при выборе наилучшего приложения, но начать лучше с них. Кстати, сразу отмечайте приложения, способные запускаться на разных платформах и устройствах, потому что благодаря такой возможности с ним смогут работать все участники команды независимо от используемых устройств. Учтите все это и помните, что время, потраченное на оценку бизнес-процессов и поиск наилучшего программного инструмента, поможет вам повысить продуктивность и конкурентоспособность вашего малого предприятия. Я бы сказала, что это время будет потрачено не зря.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
