Организация мероприятий может быть сущим кошмаром. Занимаясь подготовкой выставки, конференции, корпоративной вечеринки или выезда на пикник, вы обнаружите, что это более кропотливая работа, чем управление проектом. Каждое мероприятие требует тщательного планирования и совместных усилий, не говоря уже о поиске дополнительных средств, распределении ресурсов и управлении временем. Отслеживание отчетных материалов, поставщиков, сроков и сувенирной продукции требует огромного труда и становится практически невозможным без готового шаблона. Если у вас под рукой есть контрольный список, вам будет проще учесть все необходимое и ничего не забыть.
.
Кроме того, эти шаблоны могут помочь другим членам команды, которые только учатся планировать мероприятия или занимаются созданием отчетных материалов. Они смогут сразу же воспользоваться нужным инструментом вместо того, чтобы рыться в письмах с инструкциями и не знать, за что хвататься.
.
Существует множество инструментов для планирования мероприятий. Но если вы уже используете Wrike, его более чем достаточно для проведения лучшего мероприятия в вашей карьере. Предлагаем вам простой способ создания собственного шаблона, чтобы вы смогли проконтролировать все текущие задачи, не беспокоясь о сроках.
.
Этап 1: Создайте папку мероприятий
Она станет централизованным хранилищем информации обо всех ваших мероприятиях. Если вы планируете событие на один раз, можете пропустить этот шаг и сразу перейти к созданию проекта.
Этап 2: Создайте проект
Озаглавьте его «Шаблон мероприятия» или дайте ему соответствующее название, например «Торгово-промышленная выставка».
Этап 3: Составьте список задач
Далее вам нужно перечислить все, что имеет отношение к будущему мероприятию. Создайте четко сформулированные подзадачи для каждого необходимого действия и для каждого отчетного материала.
.
.
Когда приступите к планированию, убедитесь, что у каждой задачи есть дата и четкое описание всего, что с ней связано. Необходимо прикрепить все файлы с требованиями, приложения и инструкции, чтобы участники оргкомитета были в курсе всей новейшей информации.
.
.
Предлагаем список распространенных мероприятий и связанных с ними задач, которые вы можете добавить в свою папку.
.
1. Стартовое собрание участников проекта
Задачи:
б) договориться о транспорте;
в) составить список выступлений/докладчиков;
г) утвердить повестку дня;
д) купить еду/составить меню/организовать доставку из ресторана.
2. Круглый стол для руководителей
Задачи:
а) написать приглашения для рассылки по электронной почте;
б) утвердить список участников;
в) составить список посетителей;
г) организовать помещение/транспорт;
д) подготовить все презентационные материалы;
ж) подготовить пакеты с подарками.
3. Корпоративная вечеринка
Задачи:
б) найти поставщика еды/напитков;
в) утвердить развлекательную программу;
г) купить призы для конкурсов.
4. Семинар
Задачи:
а) договориться о докладах/презентациях;
б) составить список участников;
е) утвердить повестку дня;
г) договориться с поставщиками еды/напитков.
5. Совещание высшего руководства
Задачи:
а) подготовить презентации;
б) составить список участников;
е) утвердить повестку дня;
Если у вас есть аккаунт Wrike Business или Wrike Enterprise, можете создать настраиваемый рабочий процесс для подготовки всех ваших мероприятий и настроить собственные статусы задач. После этого вы сможете легко проверять состояние каждой задачи в любой момент времени.
Если у вас до сих пор нет аккаунта Wrike, можете воспользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией, чтобы начать планировать ваше следующее мероприятие.
.
