«Можете разработать дизайн веб-страницы? Она нужна мне как можно скорее».
«Мне нужен баннер мероприятия для публикации в социальной сети. Это очень срочно».
«Мы решили, что кнопки здесь должны быть зелеными, а не синими. Можете изменить прямо сейчас?»
Вы еще не устали от этого?
Команды дизайнеров буквально тонут под грудой запросов. Пугает даже не их количество или то, что всю эту работу нужно делать срочно. Дизайнерам поступают запросы из разных отделов, в каждом из которых есть собственные процессы и потребности.
Дизайнерам часто приходится выступать в качестве переводчиков. С одной стороны, им приходится воплощать идеи в дизайн. С другой, они «переводят» запросы (в которых зачастую не хватает ключевых элементов) в работу над проектом. И если у команды дизайнеров не налажен рабочий процесс, что они получат в результате? Неправильный перевод. Результат будет совершенно не тот, который ожидает заказчик.
Руководитель отдела дизайна в Wrike, Давид Мекеришвили, рассказывает, как его команда справляется с этими трудностями. Создав рабочий процесс на основе решения Wrike, наши дизайнеры нашли правильный баланс между организованностью и свободой. Это позволило им уделять максимальное внимание креативу и разрабатывать дизайн-проекты без лишнего стресса. Но сначала давайте посмотрим, какие опасности грозят команде, у которой нет налаженного рабочего процесса.
Распространенные проблемы дизайнеров, у которых не выстроен рабочий процесс
По мнению Давида, сложности возникают на каждом этапе — от получения запроса до разработки дизайна и сдачи работы заказчику. Но без налаженного рабочего процесса «под угрозой оказываются такие базовые элементы, как планирование, выполнение работы, сотрудничество и прозрачность. Команда дизайнеров должна действовать согласованно, чтобы оптимизировать работу, контролировать ситуацию благодаря прозрачности, улучшить взаимодействие и меньше отвлекаться».
Если согласованности нет, команде грозит неправильная расстановка приоритетов, нарушение сроков, превышение сметы и невозможность разработать требуемый дизайн-проект. Давид добавляет: «Главное — иметь систему управления проектами, которая поможет стандартизировать все процессы. Каждый проект по-своему сложен и уникален. Успех зависит от тщательнейшей проработки мелочей. Все мы знаем, как легко можно упустить эти мелочи из-за неорганизованной срочной работы».
Подход команды дизайна в Wrike к созданию рабочего процесса
Одно из преимущество работы дизайнера — возможность работать со всеми остальными отделами. Сплоченная команда сохраняет единство бренда и поддерживает творческую инновационную атмосферу.
Но у каждой розы есть шипы. Давид рассказывает: «Раньше мы использовали различные рабочие процессы, подстраиваясь под команды, с которыми нам приходилось сотрудничать. Это затрудняло нам работу и распределение ресурсов. В итоге мы обнаружили, что создание единого рабочего процесса не только позволило нам оптимизировать работу, но и помогло другим командам лучше доносить до нас свои идеи, чтобы мы могли давать им именно то, что они хотят, и гораздо быстрее».
Рабочий процесс команды дизайна в Wrike
Запуск рабочего процесса с помощью одного динамического запроса
Когда у Давида спросили, как он запускает рабочий процесс, он ответил: «Один запрос, чтоб ими управлять...» Прекрасная отсылка к «Властелину колец»! Но если без шуток, именно так дизайнеры запускают свой процесс. У них есть единая форма запроса Wrike, которую заполняют участники других команд. Это динамическая форма — дизайнеры получают определенную информацию в зависимости от запрашиваемого материал. После составления запроса Wrike автоматически отправляет его в нужную папку и на временную шкалу проекта.
«Поскольку все проекты хранятся в одном месте, они легко вписываются в текущую рабочую загрузку, — объясняет Давид. — Этот процесс позволяет нам сосредоточиться на работе — нас больше не отвлекают противоречащие друг другу электронные письма, мгновенные сообщения, разрозненные таблицы и прочие уведомления, существующие в нашей или параллельной вселенной. Наша продуктивность стремительно возросла».
Хотите создать форму запроса для вашего рабочего процесса? Вам помогут эти десять шаблонов формы запроса.
Настройка процессов для управления проектами и рабочей загрузкой дизайнеров
В наши дни, по данным опросов, 70% сотрудников из разных стран мира работают удаленно по меньшей мере раз в неделю. И рост популярности удаленной работы наблюдается прежде всего в сфере дизайна. В ходе опроса об удаленной работе, проведенного компанией Buffer в 2018 году, выяснилось, что из 1900 респондентов в сфере дизайна работают 10%. Когда очень важно учитывать каждую мелочь, способность успешно общаться и организованно работать из различных мест становится ключом к успеху.
Дизайнеры в Wrike очень хорошо знакомы с проблемами, стоящими перед удаленными специалистами. Еженедельно они получают около сотни проектов из разных стран мира. Используя запросы в качестве единого источника достоверной информации, они контролируют, как, когда и куда будут направлены эти проекты. Например, команда может проверять новые запросы по понедельникам и распределять их между дизайнерами, которые будут нести за них полную ответственность.
Мониторинг выполнения проекта с помощью настраиваемых статусов рабочего процесса
Настраивать свой рабочий процесс вам придется методом итераций. Проявите терпение! Смысл не в том, чтобы добиться идеала, а в последовательном улучшении эффективности.
Именно это и советует Давид: «Наша команда протестировала различные варианты, и мы продолжаем развиваться. Мы используем разные статусы, чтобы следить за текущим рабочим процессом. Они помогают улучшить прозрачность для наших дизайнеров и авторов запроса. Мы обсуждаем детали, необходимые для выполнения проекта, выявляем опасные места и согласовываем действия. Все это напрямую связано с прозрачностью и совместной работой».
С Wrike вы можете открыть задачу и увидеть всю информацию: статус проекта, дизайнерские материалы, контент, комментарии и последние новости. Вам не придется тратить много времени на поиск.
Вот этапы рабочего процесса команды дизайна в Wrike:
В очереди. Задача помещена в очередь. Даты и дизайнер еще не выбраны.
Активна. Дизайнер назначен, и даты установлены.
Изучение. Дизайнер уделяет время изучению задачи и поиску справочных материалов.
На обсуждении. Задача обсуждается всеми заинтересованными сторонами.
Ожидание остальных. Работа над задачей не продвигается из-за внешних факторов.
В работе. Ура! Дизайнер работает над задачей.
На проверке у владельца. Дизайн-проект готов к проверке владельцем задачи.
На проверке у команды. Обычно используется в крупных проектах. Дизайн-проект проверяется участниками команды.
Дизайн утвержден. Дизайн прошел утверждение у команды и всех заинтересованных лиц.
Подготовка для разработчиков. Дизайнер подготавливает материал для поставщиков и т. д.
Выполнена. Задача выполнена.
Отменена. Задача отменена.
Приостановлена. Задача ненадолго приостановлена из-за проблем с расстановкой приоритетов.
В ожидании. Задача отложена.
Управление процессом внесения правок в сотрудничестве и без стресса
В рабочем процессе нашей дизайнерской команды статус Ожидание остальных помогает руководителям увидеть, где требуется вмешательство. Возможность выполнять проверку и согласование в одном программном инструменте позволяет авторам запросов оставлять четкие и конкретные отзывы прямо на цифровых изображениях и документах. Таким образом, все комментарии и предложения хранятся централизованно, и участники могут видеть отзывы друг друга.
По результатам недавнего опроса, 40% креативных специалистов называют слишком много отзывов от различных людей основной проблемой, связанной с совместной работой. Тому есть множество причин. Например, люди часто реагируют слишком импульсивно на визуальный дизайн, поэтому наша команда дает авторам запроса промежуток в несколько дней, чтобы суммировать все впечатления и сформулировать отзыв. В этом случае участники команды лучше понимают, что именно хочет клиент. Это помогает избежать множества итераций, бесконечного внесения правок и долгой переписки.
Оценка и оптимизация рабочего процесса с помощью отчетов и панелей задач
В творческой профессии очень важно иметь инструменты для оценки результатов своей деятельности. Дизайнеры в Wrike постоянно ищут способы улучшить свой рабочий процесс.
«Что мне нравится в Wrike, — признается Давид, — это то, что в каждом отправленном запросе есть такие данные, как дата начала, дата окончания, исполнитель, создатель задачи, отдел, тип материала и многое другое. Эта информация позволяет мне создавать отчеты. Мы можем увидеть, сколько времени займет создание электронной книги для разных дизайнеров, проводить сравнение и масштабирование, составлять прогнозы. Все это помогает при планировании ресурсов. Возможности поистине безграничны».
На вопрос о любимой функции Давид отвечает: «Сейчас моя любимая функция Wrike — это панели задач. Мне нравится, когда на одном экране можно увидеть рабочую загрузку 12 дизайнеров на текущую неделю, на следующую неделю и еще на две недели вперед, и при этом даже не пользоваться прокруткой. И еще... вы ведь можете назначать задачи другим исполнителям и переносить сроки c помощью перетаскивания! Это как LEGO в сфере управления проектами. Вы можете создавать процессы именно так, как вам нравится».
Готовы превратить горы запросов в плавный рабочий процесс?
Wrike помогает командам дизайна находить компромисс между организованностью и свободой. Начав настраивать собственный рабочий процесс, прочтите наше руководство, помогающее креативным командам найти идеальный инструмент для управления дизайнерскими проектами. Мы предлагаем семь ключевых вопросов для рассмотрения при создании рабочего процесса, а также контрольный список функций, который поможет вам найти самый подходящий инструмент.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
