В наши дни есть огромное количество инструментов, упрощающих работу креативных агентств. Но не многовато ли их для вашей команды? У вас наверняка есть приложение для подготовки публикаций в социальных сетях. Возможно, их несколько, потому что ваше основное приложение не поддерживает все платформы. Кроме того, вам нужны одни инструменты для общения с командой, и другие, а то и третьи — для общения с остальными подразделениями организации и с клиентами. А для создания конечного продукта? Тот же ответ — больше, больше и больше приложений. Один только ландшафт маркетинговых технологий охватывает более 7000 программных инструментов. Постоянный рост числа используемых приложений (или SaaS-решений, если речь идет только об облачных технологиях) обходится нам гораздо дороже, чем принято считать.
В среднем компания, насчитывающая 50 сотрудников, использует 40 различных SaaS-решений. И чем больше у вас персонала, тем более высоким будет это число. По данным опроса McAfee, в среднем компании используют 1427 различных облачных сервисов, а обычный сотрудник применяет за рабочий день 36 различных облачных приложений.
Что это означает в плане продуктивности? Допустим, в вашей команде 50 человек, и вы используете 40 разных приложений. Не все сотрудники работают с одними и теми же инструментами, так что при выполнении любого проекта у вас будут дублированные задачи, выполненные в разных приложениях. Это означает, что в течение жизненного цикла проекта множество часов будет потрачено на поиск актуальной информации, копирование и вставку данных из одного приложения в другое, создание отчетов вручную для коллег или клиентов и на прочие трудоемкие и утомительные задачи, отнимающие деньги и время. Хотите знать, во что вам обойдется такая разрозненность данных? По оценкам SnapLogic, примерно в 140 млрд долларов США.
Игра с числами
Можете ли вы вспомнить хотя бы одно креативное агентство, оказывающее бесплатные услуги? Вот и я не могу. Вы нанимаете лучших авторов, дизайнеров и креативщиков, чтобы создать поистине выдающийся проект. Но сами вы остаетесь в тени, и вам, как и любой компании, приходится выставлять счета своим клиентам. Проблема в том, что если ваши затраты превысят доходы, агентство разорится. И каждый раз, когда ваши сотрудники вынуждены иметь дело с разрозненными данными и слишком большим числом приложений, ваша прибыль снижается.
Но затраты включают в себя не только цену самих приложений (которая, если вам интересно, составляет 2884 доллара США в год на одного сотрудника). Давайте посмотрим на цифры. Средняя зарплата дизайнера в США составляет 62 467 долларов в год. И если 15% своего рабочего времени он тратит на поиск нужной информации, попытки разобраться в планах проектов, переход от одного приложения к другому и так далее, то на каждого из таких сотрудников вы теряете 9370 долларов в год. Умножьте эту сумму на число людей в отделе дизайна и учтите, что она быстро растет.
Аналогично вы можете рассчитать убытки на всю вашу команду. Возьмите среднюю зарплату сотрудника за год и вычислите 15% (умножьте на 0,15). А теперь умножьте полученное число на численность вашей команды. Такую сумму за год вы теряете из-за неэффективной работы по причине слишком большого количества программных инструментов. А теперь подумайте о том, что 15% — это не жесткая величина. В некоторых агентствах этот показатель намного выше. По оценкам Scoro, большинство сотрудников на самом деле продуктивно используют 60% и менее от своего рабочего времени.
И это далеко не все затраты
Если вы слишком часто не укладываетесь в сроки или сдаете некачественную работу, клиенты начнут от вас уходить. Участники вашей команды обязаны работать эффективно, но если им приходится тратить много времени на то, чтобы узнать, где находятся нужные данные, кто за что отвечает и каков статус проекта, ни о какой эффективности не может быть и речи. Неэффективная работа убивает мотивацию, а невозможность находить нужные данные или выполнять задачи вовремя вызывает у сотрудников стресс. И если эта ситуация становится постоянной, вы рискуете столкнуться с высокой текучестью кадров.
Вам поможет организация рабочего процесса
Рост числа используемых приложений — это проблема, с которой сталкиваются все команды, но ее можно решить. Во-первых, перестаньте управлять проектами по электронной почте и перейдите в систему управления рабочими процессами, такую как Wrike! Это поможет вам сформировать единый источник достоверной информации.
Каждый раз после прочтения электронного сообщения нам требуется около 16 минут, чтобы снова сосредоточиться на текущем проекте. Сократив объемы электронной переписки, вы поможете участникам своей команды меньше отвлекаться от проекта. И это далеко не главное преимущество перехода на централизованную платформу управления проектами.
Каждый получает все, что ему нужно
Весь смысл использования платформы управления проектами сводится к совместной работе. Но не все работают одинаково. Как у каждого сотрудника есть собственный подход к работе, так и каждый клиент уникален. Допустим, в вашей команде внедрены Agile-методологии, но одни ваши клиенты могут пользоваться каскадной методологией, а другие — методом канбан. Ваше решение для управления рабочими процессами должно давать возможность выполнить любой проект и удовлетворить потребности любого клиента без необходимости использовать различные инструменты.
Чтобы сократить затраты, очень важно, чтобы у вас была возможность приглашать клиентов к работе на вашей платформе в качестве гостевых пользователей. Это значит, что они получат доступ к данным о ходе выполнения проекта и смогут сотрудничать с вами, а вам даже не придется покупать для них лицензию.
Все работают сообща
Если фильм «Дрянные девчонки» чему-то нас и научил, так это тому, что группировки возникают повсюду. Когда речь идет о работе, многочисленные группы сотрудников, использующих различные инструменты и не желающих делиться информацией, сильно усложняют ситуацию. Но на самом деле никого не интересует, чем занимались графические дизайнеры или копирайтеры, а важно лишь одно — были ли удовлетворены потребности клиента.
Когда все работают в единой системе, открываются возможности для полноценного сотрудничества. Вы не только сможете повысить эффективность командной работы (что повлечет за собой снижение затрат из-за экономии времени и повышение дохода благодаря выполнению более сложных проектов), но и сможете избавиться от некоторых ненужных приложений и тем самым сократить расходы на их обновление и поддержку.
«Когда мы используем Wrike, все наши действия согласованы с самого начала, так что все наше внимание направлено туда, куда и нужно — на клиента». — Эмили Вакон, менеджер по маркетингу, Hootsuite
Все интегрированно
Разрозненные данные приводят компании к миллиардным убыткам. Но если у команды есть единый источник достоверной информации, и все знают наверняка, где искать нужные данные и хранить информацию по определенной теме, это поможет вашему агентству сэкономить средства. Вместо того, чтобы не искать в почтовом ящике нужное письмо или вручную собирать отчет о новом статусе проекта, участники вашей команды смогут оптимизировать рабочий процесс с помощью единой платформы управления проектами и сберечь себе время и нервы.
Например, ваши дизайнеры наверняка много работают в Adobe Photoshop, Illustrator и других программах, входящих в состав Adobe Creative Cloud. Чем плохо, если им не придется выходить из программы, чтобы получить или отправить обновленную информацию по проекту? Такие средства интеграции имеются практически для любого приложения и позволяют добиваться более высоких результатов с меньшими затратами.
«У нас не было централизованного пространства, где мы могли бы сохранять комментарии, принимать решения о том, что делать дальше, или обновлять информацию по проектам. Раньше у нас все время возникала какая-то несогласованность. Мы никогда не обсуждали, на каком этапе выполнения находится та или иная задача. Мы находимся в разных зданиях, так что Wrike действительно очень помог наладить взаимодействие между нашими подразделениями», — Селена Карри, организатор мероприятий, Goodwood Group
Wrike спешит на помощь!
Помогите участникам вашей команды эффективнее сотрудничать с клиентами и между собой. Экономьте время и деньги благодаря интегрированной платформе управления проектами, которая поможет вам работать более результативно.
«Я лучше справляюсь с работой, потому что Wrike помогает мне и моей команде действовать организованно изо дня в день и вовремя заканчивать все наши задачи и проекты». — Ли Стокс, креативный директор, Backcountry.
