Приходилось ли вам слышать такое высказывание: «Нельзя улучшить то, что невозможно измерить»? Хотя об авторстве этого афоризма спорят до сих пор, его обычно приписывают известному консультанту по менеджменту Питеру Друкеру и очень часто цитируют. И этому есть объяснение.
Если вы хотите выяснить, как повысить производительность на рабочем месте, вам прежде всего нужно найти точку отсчета. Эта исходная точка позволит вам понять точки роста и и поможет участникам вашей команды работать с большей отдачей (и в идеале с меньшими затратами времени).
Но каким образом вы собираетесь измерять продуктивность? И какую информацию вы можете извлечь из полученных данных?
Как измерить продуктивность на рабочем месте
Если вы ищете простую формулу для вычисления продуктивности, вам повезло. Есть стандартная формула, которую используют во многих отраслях.
Объем выпускаемой продукции
------------------------------------------ = Продуктивность
Затраченные ресурсы
То есть, если объем выручки составляет 25 тысяч долларов за 100 часов работы, значит ваша команда зарабатывает 250 долларов в час. Или, если команда маркетинга создает 10 новых статей в блоге за 20 часов, то ее продуктивность равна половине статьи в час.
Вам кажется, что это просто? На самом деле тут есть некоторые сложности. Во-первых, эта формула дает не так уж много полезной информации. Да, она показывает, какой объем работы выполняет ваша команда за указанный период времени. Но что вам делать дальше с этими данными? А ничего.
Во-вторых, эта формула не всегда применима к работникам интеллектуального труда. Поскольку результаты их работы часто нематериальны, трудно выразить их ценность в виде одного показателя.
Это вовсе не значит, что вы не сможете оценить продуктивность участников вашей команды. Но важно понимать, на что расходуется их время и какие результаты это приносит. Вам придется использовать несколько других методов, чтобы увидеть картину в целом.
1. Ставьте четкие цели перед каждым сотрудником
Один из наилучших способов оценить продуктивность сотрудника — это проверить, насколько успешно он достигает поставленных перед ним целей.
К сожалению, именно этот аспект многие руководители пускают на самотек. На самом деле только половина сотрудников знают, чего конкретно ждут от них работодатели.
Обязательно ставьте перед вашими сотрудниками четкие цели, связанные с их результативностью и эффективностью. Эти цели станут для них не только источником мотивации, но и помогут вам более внимательно следить за тем, что у ваших сотрудников получается, а что нет.
2. Ведите учет времени
Учет времени может быть простым и удобным способом точно оценить продуктивность вашей команды (вы можете следить за выполнением задач непосредственно в Wrike).
Цель учета времени заключается не в том, чтобы отслеживать каждую минуту, затраченную вашими сотрудниками, а в том, чтобы дать им возможность лучше понимать, на что они тратят свое рабочее время. Бывает так, что мы не можем вспомнить, чем занимались в течение дня и что нас отвлекало, так что записи учета времени могут оказаться ценной информацией, помогающей работать более эффективно.
Но все-таки старайтесь не вводить слишком строгие правила в отношении затраченных часов. Хотя 79% участников недавнего опроса заявили, что считают совершенно нормальным вести мониторинг выполнения рабочих задач, не стоит создавать у сотрудников ощущение, будто «Большой брат» следит за ними.
3. Назначайте встречи и говорите о производительности
Как лучше всего оценить продуктивность участников вашей команды? Спросить их об этом.
Поскольку именно ваши сотрудники выполняют основную работу, у них должно быть достаточно информации о том, что можно сделать для повышения эффективности. Есть ли задачи, которые ваши коллеги считают пустой тратой времени? Есть ли задачи, которые отнимают больше времени, чем следовало бы?
Обсудите это с участниками команды. Вы получите полезную информацию, а также сможете понять, что движет вашими сотрудниками. Это особенно важно, потому что, по словам 48% служащих, им часто приходится иметь дело с нереалистичными сроками и чрезмерными объемами работы.
Как новые технологии повышают продуктивность на рабочем месте?
Вряд ли можно сказать что-то новое о роли современных технологий. Конечно же научно-технический прогресс создает новые возможности для повышения продуктивности.
1. Новые технологии позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи
По данным опросов, сотрудники тратят более трех часов в день на выполнение рутинных повторяющихся задач. Новые технологии помогают автоматизировать эти процессы, снять лишнюю нагрузку с сотрудников и освободить время для важных стратегических задач.
2. Новые технологии позволяют получать ценные сведения о рабочих процессах в режиме реального времени
Даже если вы уверены, что точно знаете, на что участники команды тратят свое время, вам все равно не удается избежать затруднений и задержек. Решение для управления проектами и совместной работой, такое как Wrike, позволяет создавать отчеты с данными реального времени, с помощью которых вы сможете своевременно выявлять и устранять проблемы, возникающие при выполнении каких-то определенных задач.
3. Новые технологии помогают организовать работу команды
Быть может, причиной лишних затрат рабочего времени является использование социальных сетей или личные разговоры. Но, возможно, вы даже не представляете, сколько времени уходит у ваших сотрудников на элементарный поиск информации. В среднем работник интеллектуального труда тратит на поиск необходимых данных около 30% от рабочего дня.
Новые технологии (особенно системы управления проектами) помогают улучшить взаимодействие в команде, организовать хранение файлов и внедрить рабочие процессы, способствующие успешному обмену информацией между сотрудниками и экономии времени.
Как управлять продуктивностью на рабочем месте? Найдите собственный рецепт
Если вы стремитесь найти способ для увеличения продуктивности на рабочем месте, в этом нет ничего удивительного. Каждый руководитель хочет, чтобы его команда работала с максимальной эффективностью.
Но что касается рекомендаций по увеличению продуктивности, то нет единой тактики мониторинга и руководства, которая подошла бы для всех. Чтобы добиться существенных улучшений, вам придется адаптировать свой подход к потребностям и проблемам вашей команды.
Итак, измеряйте все, что можно измерить, внимательно прислушивайтесь к мнению сотрудников, и на основании этой информации вносите улучшения. Очень скоро вы увидите, что результативность работы повысилась, и что работает ваша команда гораздо быстрее.
А вы готовы увеличить производительность вашей команды? Зарегистрируйтесь и попробуйте бесплатную версию Wrike.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
