Вы работаете в креативном агентстве и на вашу команду постоянно сыплются запросы. Идет ли речь о новой работе или о внесении правок в готовые материалы, вам приходится обсуждать текущие задачи, оправдывать ожидания клиентов и не забывать о приоритетах команды. Нужно учитывать множество факторов, и это становится еще сложнее, если у вас нет централизованного места для хранения файлов. Ну а если вы еще и тратите все свое время на поиск нужной информации и попытки рассортировать входящую корреспонденцию, заниматься творчеством становится попросту некогда.

Но вы можете вернуть контроль над ситуацией. Организация структуры хранения файлов в креативном агентстве позволяет добиться следующих целей:

  • Наличие доступной и четкой информации о проектах.
  • Все рабочие данные направляются в единое хранилище с удобным доступом.
  • Создается надежный рабочий процесс, позволяющий получать качественные и стабильные результаты.
  • Все рабочие данные абсолютно прозрачны, что позволяет повышать производительность и объемы работ.

И тут вам может помочь Wrike. Вам больше не придется искать нужную информацию в электронных письмах и других источниках, ведь совместная работа в системе управления дизайнерскими проектами поможет вам создать порядок из хаоса, организуя запросы в момент их поступления и обеспечивая заблаговременное получение всей необходимой информации. Настройте мгновенное сохранение запросов в соответствующих папках, чтобы распределять работу внутри команды. Мы попросили одного из наших менеджеров по работе с клиентами поделиться наиболее удачными способами организовать структуру хранения файлов.

Предлагаем три разных шаблона структуры папок, благодаря которым сотрудники вашего креативного агентства будут чувствовать себя примерно так:

Creative_Agency_File_Structure_2

1. По статусу

Если в ваших проектах очень важен статус, и вам приходится проводить множество отчетных совещаний, чтобы держать всех участников в курсе событий, эта файловая структура вам подойдет. Разделите задачи по статусам, чтобы можно было с первого взгляда оценить ход работ по текущим проектам и быстро принять меры в случае любого отставания от графика.

Этот формат также позволяет вам неделю за неделей оценивать объем работ, который могут выполнить ваши специалисты, и управлять этим объемом. Следите за количеством активных проектов, которые способна выполнить ваша команда, чтобы можно было взять на себя больше задач или с уверенностью отказаться, если участники команды перегружены.

Creative_Agency_File_Structure_3

2. По типу запроса

Если вы получаете большое количество запросов от клиентов, разделяйте задачи по запросам, чтобы можно было их приоритизировать и соответствующим образом распределить. Из формы запроса вы получаете информацию о сроках, важности, документации и т. д., чтобы затем решить, у кого из вашей команды есть возможность выполнить данный запрос. Если все запросы направляются в единое хранилище, вам будет легче их распределить между участниками команды или отказаться от того, что вы не можете сделать в данный момент.

Используйте папку «Задания в очереди» для несрочных запросов, которые можно будет выполнить в период затишья.

Creative_Agency_File_Structure_6Creative_Agency_File_Structure_7

3. По срокам

Эта структура хранения файлов лучше всего подходит тем командам, которым приходится справляться с большими объемами работы в сфере веб-дизайна. Этот формат подразумевает разделение задач по срокам, чтобы вы могли видеть, какую задачу нужно выполнить немедленно, а какую можно отложить до следующей недели.

Такая структура хранения файлов очень удобна для команд, которые используют методологию скрам и работают короткими спринтами, потому что это помогает наглядно отображать все задачи для следующей итерации. В конце каждого спринта вы можете оглянуться назад и проверить, какие задачи были выполнены, а какие перенесены.

 

Creative_Agency_File_Structure_9Creative_Agency_File_Structure_10Creative_Agency_File_Structure_11

Дополнительные материалы об управлении дизайнерскими проектами

Потратив немного времени на организацию своих файлов и задач, вы убережете себя (и, главное, своих клиентов) от многих возможных проблем. Вот еще несколько дополнительных материалов о том, как настроить процессы в креативной команде:

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?

Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.

Пожалуйста, введите значение
Пожалуйста, введите значение
Укажите ваш номер телефона
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант

Заполняя и отправляя форму, я принимаю Политику конфиденциальности Wrike.

Согласитесь, чтобы продолжить
Согласитесь, чтобы продолжить
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Спасибо за интерес к нашей электронной книге!

Загрузите его сейчас

Мы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.