Сегодня чаще, чем до пандемии, команды работают рассредоточено, не это не значит, что работа замедляется. Темп работы для многих команд остается прежним и, более того, даже ускоряется. Когда у вас становится больше работы, вам нужно больше доступных ресурсов, и не всегда это ваши сотрудники. Фрилансеры и агентства — важные участники команды, работающие над вашими проектами, и о них нельзя забывать. Но по мере увеличения объема работы и роста проектной команды все сложнее становится держать всех участников команды, работающих как внутри, так и вне вашей организации, в курсе развития проекта. Итак, переходим к следующим болевым точкам в нашей серии статей.
Болевая точка: хода проекта непрозрачен
Команды должны видеть все, что происходит с их проектами, и безопасно обсуждать ход проектов с внешними заинтересованными сторонами. Если все заинтересованные стороны не могут видеть весь ход проекта, они рискуют пропустить важные обновления и сроки выполнения. А ведь при изменении одного из сроков должны автоматически меняться все связанные с ним параметры — администраторы не должны делать это вручную. Для этого и существуют технологии совместной работы — они должны помогать всей команде.
Первое, что необходимо для прозрачности проекта — высокоуровневый календарный обзор всей работы команды. Но одного этого недостаточно, поскольку отдельные задачи и проекты необходимо отслеживать и на микроуровне, особенно когда разные отделы, участвующие в проекте, имеют свои уникальные рабочие процессы и отчетность. Вот почему так важно, чтобы ваша система позволяла автоматически маркировать работу для нескольких команд.
Болевая точка: слишком сложная отчетность, в которой нельзя разобраться без экспертов
Позволяет ли ваш инструмент управления совместной работой определить, сколько у вас новых, незавершенных, находящихся на рассмотрении, завершенных, просроченных и отмененных проектов, сделав для этого всего несколько щелчков мыши? Легко ли вам увидеть все проблемные места в работе и разобраться с ними так, чтобы основная часть работы вашей команды была выполнена вовремя? Если вы отвечаете «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пришло время пересмотреть ваш процесс отчетности.
Чтобы обеспечить наилучшие результаты работы вашей команды вам нужны прозрачность и глубокая аналитика. Но не любая отчетность дает вам ту аналитику, которая вам нужна, кроме того, доступ к отдельным инструментам BI есть не у всех. Возможно, для вас собирает результаты работы и анализирует их отдельный эксперт, бизнес-аналитик. Так или иначе, еженедельный или ежемесячный сбор и интерпретация данных — большая нагрузка.
Процесс создания отчетов должен не только обеспечивать необходимую вам информацию — он должен быть наглядным, предлагать сводные таблицы, календарные тепловые карты, круговые и столбчатые диаграммы, которые позволяют лучше понять результаты. Панели отчетов должны быть интерактивными, динамически обновляться и настраиваться в зависимости от вашего стиля работы, чтобы вы могли заниматься не получением и интерпретацией аналитики, а непосредственно проектной работой.
Wrike всегда поможет
Общие командные календари Wrike позволяют каждому участнику команды видеть свои приоритеты. Работа автоматически синхронизируется с общим календарем, можно видеть как текущие сроки выполнения, так и последующие задания, которые потребуется выполнить в ближайшее время. Календари в онлайн-инструменте совместной работы Wrike можно настраивать в соответствии с потребностями команды, например, на начало финансового года, или для просмотра по дням, неделям, кварталам и годам, чтобы подробно видеть прогресс вашей команды. Разворачивайте и сворачивайте выбранные слои, чтобы узнавать об объемах работы отдела, команды и ее сотрудников, выявлять потенциальные проблемные места и при необходимости корректировать сроки.
На микроуровне вам помогают перекрестные ссылки Wrike — они повышают прозрачность работы всех команд и каждого участника, чтобы все могли отслеживать выполнение проекта — и это не ограничивается уровнем задач!
Подзадачи, папки, этапы, фазы и целые проекты могут представлять собой общие структуры в рамках нескольких рабочих потоков. Например, чтобы отметить папку, перейдите в область, где находится эта папка, а затем выполните следующие действия:
- В режиме просмотра списка откройте информационную панель значком папки в правом верхнем углу.
- Метки папки перечислены под ее названием. Нажмите «+», чтобы добавить метку, и найдите нужную папку в выпадающем списке.
- Чтобы удалить метку, нажмите «x»рядом с меткой, которую вы хотите удалить.
Перекрестные метки требуются самым разным командам и исполнителям. Тегирование вашей работы делает ее более доступной для тех, кому она нужна — метки нужны маркетинговым командам, которым нужно открывать доступ к информации для других заинтересованных сторон, сотрудникам, которые ежедневно отчитываются о проделанной работе, или менеджерам проекта в проектных офисах, задача которых — чтобы вся работа была выполнена в срок. Именно эти возможности побудили многих наших заказчиков выбрать Wrike — аналогичная функциональность решений конкурентов оказалась ограничена уровнем задач.
Wrike Analyze позволяет вашей команде наглядно контролировать ход проекта и предоставляет бизнес-аналитику без необходимости работы с отдельным BI-инструментом. Наше онлайн-средство совместной работы дает возможность создавать настраиваемые отчеты, соответствующие вашим рабочим сценариям, и визуализировать результаты так, как вам удобно. Все ваши приборные панели динамически обновляются, показывая, как работает команда и где у вас проблемы.
Команда Topgolf довольна календарями и отчетами Wrike
Мередит Селден (Meredith Selden), старший менеджер маркетинговых проектов Topgolf, поделилась своим мнением о календарях и отчетах Wrike:
«Wrike прекрасно подходит для сложных межфункциональных проектов, где настраиваемые календари, приборные панели и отчеты нужны для того, чтобы они автоматически транслировались в данные проектов и результатов... Это работает в любом подразделении и подходит как для каскадной методологии, так и для методологии Agile».
Алекс Бэйкон (Alex Bacon), помощник менеджера по связям с общественностью компании Moneytree, доволен перекрестными метками в Wrike:
«...Благодаря платформе Wrike мы смогли разработать и запустить новый раздел блога всего за 2,5 дня, полностью укомплектовав его контентом. Wrike поддерживает организованность и прозрачность проектов, поэтому мы всегда видели статус различных элементов, а благодаря перекрестным меткам работа не прерывалась никогда...»
Повышение прозрачности и безопасный обмен рабочей информацией
Рост рабочей нагрузки не означает, что контроль и прозрачность проектов должны отойти на второй план. Решение для совместной работы должно масштабироваться в соответствии с темпами и нагрузкой вашей команды. Все остальное вам не подходит.
Загрузите нашу новую электронную книгу «Расширение возможностей команд с помощью с помощью системы управления совместной работой: 13 главных проблем и их решения», чтобы узнать о 16 самых важных функциях решений для управления совместной работой. Оцените онлайн-инструмент Wrike для совместной работы и узнайте, почему 20 тыс. клиентов используют нашу платформу, чтобы быстрее выполнять проекты, безопасно делиться своими наработками и информировать членов команды о ходе работы.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
