Самые успешные компании мира работают иначе, чем все прочие. Они не такие, как все, и мы приложили все усилия, чтобы понять, в чем именно заключаются эти отличия. Поработав более чем с 15 000 ведущих компаний со всего мира, мы смогли определить, что это за волшебные ингредиенты, которые отличают тех, кто добивается успеха, от всех остальных. Выяснилось, что все сводится к целенаправленной работе над четырьмя основными дисциплинами: планированием, организацией процесса, сотрудничеством и наглядностью.
Все они кажутся довольно очевидными, но сегодняшняя крайне персонализированная экономика требует новых подходов к этим давно знакомым концепциям. Мы живем в эпоху почти постоянных перемен, созданную взрывным ростом ожиданий клиентов, быстро совершенствующимися технологиями и повышающейся мировой конкуренцией. Сочетая эти основные дисциплины с принципами адаптивности, расширения полномочий и автоматизации, ведущие компании сумели добиться высокой операционной эффективности и постоянного роста производительности.
В основу Wrike Way легли результаты наших многолетних исследований. Это испытанная методика, основанная на нашем опыте совместной работы с тысячами компаний — лидеров в своих отраслях. Предлагаем вам описание четырех дисциплин, составляющих Wrike Way, а заодно некоторые практические рекомендации, которыми ваша команда может воспользоваться уже сегодня:
Планирование — определите наиболее важные участки работы
В сегодняшней крайне индивидуализированной экономике потребности и запросы клиентов — а также потребности бизнеса и динамика конкуренции — меняются в режиме реального времени. Командам необходимо уметь на ходу менять план работы, а для этого нужны более короткие и гибкие циклы планирования. Чтобы иметь возможность внедрить любые изменения в повседневную работу, необходимо быстро и четко донести их до всех членов команды.
Советы из практики:
- Начните с клиентов. Лучшая отправная точка для проекта — запросы и потребности клиента. А чтобы знать их, необходимо постоянно быть на связи с клиентами и партнерами.
- Сформулируйте цели на основе данных. В этом вам поможет анализ прошлых циклов планирования. Сколько времени заняло выполнение тех или иных задач? Сколько времени потребовалось тому или иному сотруднику? С каким типом задач лучше всего справится конкретный сотрудник? Эти данные помогут вам более эффективно планировать следующий проект. Точные KPI и тщательно продуманные OKR, составленные на основании этих данных, позволят поставить верные цели работы.
- Наметьте план индивидуальной работы для достижения общих целей. Для автоматической настройки планирования можно использовать решения для самообучения, такие как Wrike. Система управления рабочими процессами измеряет все показатели, так что ей можно доверить планирование работы. Определите реалистичные цели. Кому какую задачу можно поручить, чтобы проект оказался успешным?
- Сократите циклы планирования. Разработайте циклы, которые позволят вносить изменения в план действий. Учтите, что потребности клиента могут измениться, и постройте процесс так, чтобы можно было под них подстроиться. Развитие конкурентной среды в отраслях с высоким темпом роста потребует перехода на более адаптивные методы планирования.
- Обменивайтесь информацией с коллегами на каждом этапе цикла планирования и работы. Когда в работе нет ясности, ее темп начинает падать. Крайне важно как можно быстрее доводить информацию об изменениях до всей команды.
Организация процесса — отлаженный рабочий процесс позволит работать быстрее
На смену линейным и последовательным процессам пришли обусловленные. Быстро меняющиеся условия требуют скоростных изменений, и дело команды — успеть вовремя приспособиться. Лучшие команды активно контролируют, подстраивают и совершенствуют процессы работы, чтобы добиться наилучшего результата. Кроме того, руководители компаний-лидеров быстро учатся использовать автоматизацию для повышения производительности своих команд. При эффективном использовании автоматизация дополняет труд специалистов и может помочь определить, над чем и как идет работа.
Советы из практики:
- Определите ключевые процессы. Выпишите на лист бумаги этапы каждой части проекта, чтобы понять, с чего нужно начать, и оптимизировать весь ход работы.
- Установите формат общения с клиентами. Клиенты зачастую затягивают с ответом, поэтому воспользуйтесь системой напоминаний, которые не потеряются среди прочих входящих сообщений и помогут им понять, что своевременная доставка результатов проекта зависит от оперативного получения их одобрения.
- Максимально автоматизируйте работу. Поручите машине выполнение рутинных задач (рассылку напоминаний, прием входящих заданий и т.д.). Автоматизация рутинной и административной работы позволит команде заняться более ценной творческой работой. К примеру, автоматизированные формы запросов позволят клиентам создавать и запускать проект. Заинтересованные стороны и команда проекта будут в курсе последних обновлений в процессе работы над проектом.
- Организуйте процесс организации процесса. Отведите время для регулярной оценки рабочих процессов и следите, чтобы они соответствовали меняющемуся ландшафту.
- Используйте интеграцию бизнес-приложений. Она играет ключевую роль в создании плавного и эффективного рабочего процесса.
- Цепочка одобрения — ваш враг. Будьте в курсе, от кого зависит одобрение частей проекта. Ничто так не тормозит работу команды, как долгие и трудные (или, что еще хуже, неочевидные) процессы одобрения. Сведите процесс одобрения к минимуму, чтобы команда могла работать оперативнее.
Все знают, что сотрудничество необходимо для сохранения конкурентного преимущества. Для эффективной совместной работы нужно добиться общего понимания, куда движется проект, как достичь успеха и как этот успех измерить. Высший пилотаж — уметь быстро донести информацию о смене направления и скоординировать команду так, чтобы нужный сотрудник работал над нужной задачей в нужный момент.
Советы из практики:
- Четко понимайте, кто за что отвечает. Перед началом работы над проектом все участники должны понимать, кто принимает решения, кто дает одобрение, кто является заинтересованной стороной и т.д. Настройте систему одобрения и связи по однотипным задачам так, чтобы она позволяла ускорить рабочий процесс.
- Кто что умеет и кто что хочет уметь? Сотрудничество означает умение подбирать подходящих исполнителей. Это может быть кто-то, кто умеет справляться с подобными задачами, или кто-то, кто хочет набраться опыта в соответствующей области. Четко понимайте, кого и как вы назначаете исполнителем.
- Максимально автоматизируйте распределение задач. Большинство команд применяют логику назначения исполнителей, основанную на некоторой комбинации опыта и доступности сотрудника, но есть и другие факторы, такие как язык или местоположение потенциального исполнителя. Распределение задач может отнять несколько циклов. Отсутствие их распределения отнимет бесчисленное множество лишних циклов. В лучшем случае.
- Оптимизируйте совещания. Не стоит тратить их на обновление статусов задач, для этого пригодится платформа управления проектами. Совещания нужны для обсуждения проблем, которые требуют дополнительного изучения, — например, стратегического направления, задач, по которым пока нет ясности, усовершенствований процесса или уточнения промежуточных результатов, системных проблем, которые влияют на работу многих членов команды.
Наглядность — свободный доступ к данным и аналитике поможет принимать верные решения
В мире постоянных перемен крайне важно разработать подход, который поможет команде сократить цикл получения информации об изменениях, реагирования и обмена данными. Наличие точных и актуальных данных позволит быстро скорректировать курс. Эффективно используя данные, вы сможете повысить предсказуемость при планировании и постоянно совершенствовать процесс работы. Кроме того, наглядность позволяет всем подразделениям компании самостоятельно определять и выполнять наиболее рентабельные задачи.
Советы из практики:
- Создайте единый источник достоверной информации. Создав единую платформу для задач, обновлений и обмена информацией, вы существенно снизите несогласованность действий в команде и дадите сотрудникам возможность четко видеть, как двигается работа.
- Создайте общедоступные панели задач. Крайне важно, чтобы вся команда видела, как идет работа над проектом и как компания движется к достижению своих целей. Панели задач с общим доступом — удобный способ держать коллег в курсе работы над проектом и актуальных задач.
- Объедините инструменты. Объединив бизнес-приложения в единый источник достоверной информации, вы получите более целостную картину всех проектов. А кроме того, не упустите из виду важные детали.
- Сделайте отчеты более наглядными. Человек по своей природе визуал. Графики и диаграммы помогут вашим коллегам быстрее понять, над чем и как идет работа.
- Создайте единый центр обмена информацией. Если сотрудники общаются друг с другом в десятке мессенджеров, легко упустить ключевые моменты работы. Объединив чат-приложения с системой управления проектами и используя @упоминания, вы откроете коллегам доступ к ценным обсуждениям, на которые они смогут опираться в дальнейшей работе. Кроме того, это существенно сократит период адаптации новых сотрудников, чтобы они могли быстрее приступить к полноценной работе.
Следующая остановка — операционная эффективность
Развивая эти четыре дисциплины в рамках всей организации и постоянно совершенствуя их применение, ведущие мировые компании наращивают количество и качество производимой ими продукции. В следующем посте из этой серии мы рассмотрим конкретные способы применения этих дисциплин Wrike Way на четырех этапах движения к максимальной операционной эффективности: реакции, организации процесса, масштабировании и оптимизации.
Оттачивает ли ваша команда навыки планирования, процесса, сотрудничества или наглядности, чтобы повысить качество своей работы? Расскажите в комментариях!
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
