В период с марта 2017 г. по март 2018 г. в 65 странах мира было объявлено о 2216 случаях утечки данных, а число инцидентов, связанных с нарушением кибербезопасности, превысило 53 тысячи. В 2019 году эти цифры должны возрасти.
Естественно, предприятия и клиенты обеспокоены проблемами защиты данных, но есть ли у них инструменты, необходимые для достижения успеха?
Отношения строятся на взаимном доверии, и это справедливо в том числе для деловых отношений в секторе B2B. Но для доверия требуется обмен информацией, а для команд по оказанию профессиональных услуг такой обмен может быть затруднен из-за опасений, связанных с уровнем безопасности. У команд часто возникает потребность в обработке конфиденциальных данных клиентов, но клиенты боятся предоставлять им всю необходимую информацию из соображений безопасности. По данным опроса специалистов из сферы профессиональных услуг, 60 % руководителей считают, что необходимость защиты данных не позволяет их командам действовать более гибко и выстраивать успешные взаимоотношения с клиентами.
Как же участники вашей команды смогут выстраивать доверительные отношения с клиентами с самого начала? Для этого нужно предложить клиентам безопасное пространство для общения, обмена данными и сотрудничества.
Вместо того, чтобы рассматривать вопрос безопасности как препятствие, попробуйте увидеть в нем секретное оружие, которое позволит вам обойти конкурентов. Давайте узнаем, каким образом платформа управления проектами и совместной работой поможет вашей команде разработать стратегию безопасности для надежной защиты данных клиентов.
1. Возможность гостевой проверки, позволяющей внешним участникам оставлять отзывы и утверждать материалы
Допустим, вы работаете над проектом и только что создали для клиента конфиденциальный документ. Возможно, вам нужно получить от него отзыв, или клиенту требуется отзыв от стороннего представителя — в обоих случаях отправлять конфиденциальный документ по электронной почте в виде вложенного файла чревато проблемами.
Во-первых, получить отзыв от клиента не так уж легко. По данным нашего опроса, ожидание от клиентов отзывов или утверждений — это одна из основных причин задержек в выполнении проектов. А превышение сметы или сроков сдачи проекта в свою очередь становится главной причиной оттока клиентов. Для команд по оказанию профессиональных услуг ситуация осложняется еще и тем, что им приходится поддерживать баланс между прозрачностью и безопасностью проектных данных, одновременно пытаясь собрать отзывы из многочисленных источников.
Клиенты стремятся к сотрудничеству с компаниями, которые способны сделать совместную работу простой и безопасной. Но, как мы сказали выше, это не всегда легко. Ведь объединение информации из всех отзывов и обсуждений, хранящихся в электронной почте, таблицах и т. д., входит в пятерку самых сложных рабочих задач.
Сотрудничество — это основа для формирования доверительных отношений с клиентом. Но если у вас нет подходящего программного инструмента, вас ждут целые завалы электронных писем и мгновенных сообщений. Большинству профессионалов известны основные протоколы безопасности для платформы Consultants 500, в том числе требования не открывать подозрительные вложения или ссылки и не скачивать архивированные файлы из неизвестных источников. Но как бы хорошо ни были обучены участники вашей команды, почтовые вложения могут содержать в себе вирусы. Более того, такие случайные ошибки, как переадресация письма, содержащего конфиденциальные данные, не тому получателю, могут подвергнуть вашего клиента дополнительному риску.
Как Wrike повышает эффективность и безопасность совместной работы
Wrike включает в себя инструмент согласования, основанный на применении электронной почты. Клиенты могут создавать защищенные приглашения, используя возможность гостевой проверки. Защищенные паролем ссылки позволяют проверяющим открывать документы в дополнении Wrike Proof. Отзывы связаны с документами, и клиенты сами настраивают доступ к информации для третьих лиц. В результате не только улучшается процесс утверждения, но и клиенты получают возможность полностью управлять своими конфиденциальными данными.
Допустим, при составлении документа вы использовали несколько итераций. Вы можете легко скрыть предыдущие версии, чтобы избежать недоразумений и отвлекающих факторов. Кроме того, документ хранится непосредственно в системе управления проектами, что позволяет сделать отзывы безопасными и действенными.
Клиентам нравится такой подход, потому что благодаря ему отзывы хранятся в том же пространстве, что и сам проект, повышается уровень безопасности, а они получают полный контроль над своими данными и уверенность в их надежной защите.
2. Уровни доступа к папкам и проектам ограничивают доступ к данным для внутренних и внешних участников
Допустим, ваше агентство сотрудничает с клиентами, которые конкурируют между собой. Защита их проектной информации, в том числе ограничение доступа для ваших собственных менеджеров проектов, становится задачей номер один. Если один из сотрудников вашей компании увидит данные клиента, с которым работает другой сотрудник, безопасность этих данных будет под вопросом. Даже если большинство сотрудников искренне заинтересовано в благополучии вашей компании, лучшим решением для вас будет ограничение возможных рисков.
Лучшие команды по оказанию профессиональных услуг сводят риски к минимуму за счет использования в проекте папок с настраиваемыми правами доступа. Платформа управления проектами и совместной работой с возможностью ограничивать доступ к данным защищает интеллектуальную собственность клиента в проекте. Настраиваемые права доступа к папкам улучшают как прозрачность данных, так и их безопасность. Разрешения на основе ролей помогут вашим клиентам указывать, какие участники их команд смогут получать доступ к тем или иным проектам.
И знаете, что нужно для обеспечения прозрачности и безопасности данных? Гибкость. Когда вы предлагаете клиентам эти возможности, вся совместная работа ведется централизованно, и при этом проекты хранятся по отдельности и надежно защищены. Около 18 % участников нашего опроса о профессиональных услугах назвали «способность найти баланс между требованиями безопасности и наличием прозрачных данных о клиенте» возможностью, которая могла бы принести наибольшую пользу команде. Так что пусть опасения не помешают вам получить от клиента необходимые данные.
Wrike помогает обеспечить высокий уровень прозрачности и безопасности данных, позволяя вам действовать гибко
Wrike позволяет вашим клиентам разделять проектную информацию на внутреннюю и внешнюю. Они сами управляют доступом ваших и своих сотрудников к тем или иным данным. Для этого достаточно настроить доступ к проекту на основе ролей.
Благодаря разрешениям на основе ролей ваши клиенты смогут указывать, каким образом участники их команд будут взаимодействовать с проектом. Сотрудники могут получить полный доступ для редактирования, возможность править только определенные элементы, например заголовки, или им будет разрешено только смотреть, но ничего не исправлять. Эти возможности помогут вам мгновенно завоевать доверие клиентов.
3. Облачные технологии позволят вам сохранить гибкость и удовлетворить требования клиента к уровню безопасности
Использование SaaS-решения для управления проектами означает, что конфиденциальная информация будет храниться в облаке. Как вам нравится такая перспектива? Представители многих компаний в подобной ситуации будут обеспокоены вопросами безопасности, потому что облачные сервисы кажутся им более уязвимыми. Но такие сомнения приводят к значительному отставанию от конкурентов, использующих лучшие в отрасли инструменты для сотрудничества с клиентами. Правда заключается в том, что команды по оказанию профессиональных услуг должны действовать гибко, чтобы адаптироваться к процессам клиента, его стилю общения и требованиям безопасности. SaaS-решения дадут вам эту гибкость.
Попытки применять устаревшие локальные средства обеспечения безопасности, в которых не используются возможности API-интерфейсов, не позволят вам легко адаптироваться к особенностям клиента. Сочетание имеющихся средств обеспечения безопасности без применения API приведут к недостатку прозрачности и контроля. API-интерфейсы позволяют легко передавать данные из одной системы в другую, создавая возможность сотрудничества в режиме реального времени и гарантируя безопасность и масштабируемость ваших бизнес-операций.
Все эти функции безопасности должны преследовать одну цель: создавать условия для беспрепятственного сотрудничества. Пока ваша платформа управления проектами соответствует строгим требованиям безопасности, ваша совместная работа будет защищена. Работая в облачной среде, вы получаете больше ресурсов и продлеваете период доступности. Современные компании в наши дни инвестируют в инструменты для обеспечения безопасности в облаке больше, чем когда бы то ни было. По данным компании Gartner, мировые затраты на ПО для обеспечения информационной безопасности в сфере оказания профессиональных услуг в 2018 году должны были достигнуть 114 млрд долларов и вырасти на 12,4 %.
Вы и ваши клиенты сможете управлять рабочими процессами уверенно и легко лишь в том случае, если будете твердо знать, что ваши конфиденциальные данные защищены с помощью лидирующих в отрасли инструментов обеспечения безопасности. Wrike не только является ведущей платформой управления проектами и совместной работой, но и постоянно добавляет новые инструменты и функции, чтобы помочь командам действовать гибко и в то же время чувствовать себя защищенными. Например, дополнение Wrike Lock позволяет клиентам самостоятельно управлять ключами шифрования для данных Wrike, повышая уровень контроля — и прежде всего контроля над информацией, хранящейся в облаке. Дайте возможность грамотным специалистам, таким как наши, позаботиться об обеспечении безопасности ваших облачных данных, чтобы вы смогли уделить все внимание обслуживанию клиентов.
Добавьте обеспечение безопасности в список ваших профессиональных услуг
По данным опроса специалистов из сферы профессиональных услуг, 77 % руководителей считают, что у них внедрены инструменты для защиты данных клиентов. Но при учащении случаев утечки информации можете ли вы позволить себе оказаться в числе остальных 23 %?
Безопасность — это важнейший фактор, который позволяет компаниям из сферы профессиональных услуг не только противостоять кибератакам, но и получать конкурентные преимущества. Если ваша платформа управления проектами надежно защищена, у вас и у ваших клиентов появится безопасное пространство для разработки выигрышных стратегий. Какой бы инструмент для управления проектами вы ни выбрали, убедитесь, что он не только помогает управлять проектами клиентов, но и обеспечивает лучший в отрасли уровень безопасности совместной работы.
Хотите дать своей команде секретное оружие? Ознакомьтесь с нашей новой электронной книгой. Компания Wrike опросила более 1000 ваших коллег, чтобы узнать о самых серьезных проблемах. Используя ценные данные, полученные из результатов опроса, вы сможете повысить уровень оказания услуг!
