Ряд опытных менеджеров по управлению проектами поделились с участниками группы LinkedIn Project Management 2.0 своими рекомендациями новичкам в этой области. Те, кто делает первые шаги по извилистому пути эффективного управления, смогут из первых рук узнать о важнейших составляющих успешной работы.
Эти практические рекомендации по управлению проектами помогут вам грамотно организовать руководство своим первым, вторым... десятым и любым другим проектом.
«Думаю, все эти рекомендации можно выразить одной простой метафорой: вы — дирижер большого оркестра, а подробный план проекта — это ваша партитура». — Хосе Игнасио Бернальдо де Кирос Очоа (Jose Ignacio Bernaldo de Quiros Ochoa)
Согласованность в команде — залог успеха
Понимайте культурные особенности
Эффективное взаимодействие, причем по большей части неофициальное, — это основа успешного управления проектом. Именно поэтому вам жизненно важно понимать культурные особенности вашего окружения и воздействующие на него факторы. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Будьте открыты к обучению
Всегда будьте открыты для общения с другими людьми. Умейте слушать то, что говорят или спрашивают участники вашей команды. Чем больше вы знаете, тем лучше вы готовы к принятию решений. Покупайте знания и продавайте решения, чтобы не платить за ошибки. Фабио Иссао Ватанабе (Fábio Issao Watanabe)
Общайтесь для быстрого выявления изменений
Думаю, успех во многом зависит от того, насколько мы сконцентрированы на цели и как эффективно мы можем обсуждать ее. Общение с участниками команды позволяет нам своевременно выявлять любые несоответствия. Взаимодействуя с клиентами, мы можем быстро определять любые изменения в требованиях к проекту. Оскар Теран (Oscar Teran)
Ведите детальную документацию по проекту
Контролируйте состояние выполненных задач и не прекращайте общаться. Ведите детальную документацию по проекту и постоянно держите всех участников команды в курсе последних новостей вашего общего детища. Монто «Монти» Аутло (Monteau «Montee» Outlaw)
Обсуждайте риски, препятствия и проблемы
Будьте открыты для общения с участниками команды и другими имеющими отношение к проекту людьми: менеджерами, владельцами, спонсорами. Заранее и максимально прозрачно обсуждайте возможные риски, препятствия и проблемы, доводя необходимую информацию до всех заинтересованных лиц. Помните, что никто не заинтересован в успехе вашего проекта больше, чем вы сами. Янош Вереш (Janos Veres)
Выслушивайте предложения других, даже если впоследствии их придется отклонить
Будьте открыты для всех заинтересованных лиц. Это вовсе не значит, что вы должны всегда руководствоваться высказанными мнениями. Однако, принимая решение, вы обязаны учитывать пожелания других. Выслушайте каждого, а затем выберите свой путь. Мехмет Дегирменчоглу (Mehmet Degirmencioglu)
Цените мнение других как свое собственное
Умейте общаться и завоевать доверие заинтересованных лиц. Уважайте и цените мнения других, даже если вы в корне не согласны с ними. Жоао Родригес (João Rodrigues)
Ставьте идеи под сомнение, чтобы сделать их лучше
Ваша задача — эффективно управлять проектами. Задача вашей команды — предоставить необходимые знания и опыт. Поэтому зачастую бывает полезно поставить под сомнение то, что вам говорят. Если вам не хватает необходимых технических знаний, проясните непонятные вам вопросы у тех, кто разбирается в этом. Вы можете попросить технических специалистов подробнее разъяснить предлагаемые ими решения, чтобы убедиться в их обоснованности и эффективности. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Поддерживайте доверительные отношения с клиентами
Будьте всегда в контакте с клиентом. Завоюйте доверие и сделайте все, чтобы не потерять его. Обещайте меньше, чем можете, но делайте больше, чем обещали. Планируйте. Общайтесь. Марк Хаммуд (Marc Hammoud)
Не притворяйтесь, что все знаете
Всегда находите вопросы, которые нужно задать
Вполне вероятно, что вашего опыта будет недостаточно, чтобы сделать все правильно с первого же раза. Будьте реалистами и позвольте людям помочь вам. Мой главный совет новичкам — всегда задавайте «тот самый вопрос». Умение задавать правильные вопросы и не задавать ненужные обязательно придет к вам со временем. Но на первых порах не бойтесь спрашивать. Не заданный вовремя вопрос может серьезно навредить вашему проекту и проявиться лишь тогда, когда будет уже слишком поздно. Спрашивайте, и вы увидите, что команда на вашей стороне. Джон Сковронски (John Skowronski, обладатель сертификата PMI-ACP, специалист по управлению проектами (PMP)
Не переоценивайте свои силы
Многие менеджеры проектов сталкиваются с серьезными проблемами именно потому, что они «знают все лучше других». Такое поведение может вызывать непонимание со стороны участников команды и отдалить вас от них. Нередко менеджеры предлагают верные с их точки зрения решения, которые в конечном итоге исключаются на более поздних стадиях проекта со значительно большими потерями. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Учитесь на любом опыте
Вы не должны знать все обо всем. Не бойтесь задавать вопросы и использовать любые возможности для получения новых знаний. Энн Линн Додсон (Ann Lynne Dodson)
Оттачивайте свои лидерские навыки
Находите правильную мотивацию и уверенно руководите командой
Помните об исключительной важности личных качеств и навыков общения. Успех или провал вашего проекта зависят от каждого участника. Поэтому, помимо знаний и навыков вам необходимо умение эффективно мотивировать и руководить. Маартен Веррек (Maarten Verreck)
Управляйте не только документами, но и людьми
Четкое соблюдение процесса управления проектами и применение всевозможных инструментов, включая журналы рисков и проблем, графики и контроль результатов, не должны выходить на передний план вашей деятельности. Я горжусь своим умением грамотно организовывать документальную часть управления проектом, но для меня это никогда не было самым важным. Самым главным качеством эффективного менеджера я считаю способность вести людей за собой. Ларри Спаркмен (Larry Sparkman)
Устанавливайте двусторонние доверительные отношения
Для меня ключевым аспектом является доверие. Если я не доверяю своим специалистам, я не могу в полной мере полагаться на них, и наоборот. Если вы планируете реализовать множество успешных проектов, вам необходимо научиться строить открытые доверительные отношения. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Проявляйте гибкость при решении любых задач
Постоянно пополняйте багаж знаний, вырабатывайте новые навыки и проявляйте гибкость в выборе применяемых методик руководства проектами. Мы с вами работаем в такой области, где все может встать с ног на голову за считанные минуты, поэтому для эффективного управления рисками и изменениями вы, как лидер команды, должны уметь слушать и адаптироваться к любым колебаниям. Нирмал Сингх (Nirmal Singh)
Грамотно распределяйте обязанности и подавайте пример остальным
Тщательно выбирайте задачи, которые вы можете делегировать. Решите, кому вы можете их поручить. Подавайте пример. Работайте усерднее, чем кто-либо другой из вашей команды. Проявляйте уважение и такт в общении с другими людьми. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Воспитывайте лидерские качества в своих людях
Помните, что делегирование — это чуть больше, чем просто перепоручение задач. Таким образом, вы даете людям чувство сопричастности и ответственности, давая им возможность учиться новому. Не сомневайтесь, что самый обычный участник вашей команды уже завтра может стать менеджером проектов. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Мыслите нестандартно
Ключевым качеством успешного менеджера проектов является умение наладить взаимодействие, устранять проблемы и принимать решения. Проявляйте изобретательность. Мыслите не по шаблону и держите в уме стратегическую картину всего проекта в целом. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Защищайте свою команду
Защищайте свою команду и позвольте им сделать все остальное. Онур Карабулут (Onur Karabulut)
Не забывайте праздновать свои успехи
Цените вклад участников вашей команды и давайте им возможность прочувствовать собственную значимость. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Организуйте работу и управляйте ходом совещаний
Используйте шаблоны для эффективной организации работы
Старайтесь во всем придерживаться максимального порядка. Используйте шаблоны и другие инструменты. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Документируйте! Документируйте! Документируйте!
Всегда полностью документируйте выполненные работы в целях последующего контроля и отслеживания. Пьетро Чесере (Pietro Cecere)
Контролируйте ход совещаний и фиксируйте предлагаемые идеи
Во время собрания важно сохранять концентрацию и направлять ход обсуждения в нужное русло. Записывайте озвучиваемые участниками идеи, требования, замечания и проблемы на доске или плакате, стараясь разделить их на практически реализуемые категории. Не говорите! Просто записывайте. Таким образом, вы сможете сосредоточить внимание участников на конкретных пунктах повестки и эффективно распределить обязанности. Джерри Би Фишер (Jerry B. Fisher)
Выясните, что вдохновляет вашу команду
Прежде чем предложить какие-либо изменения, убедитесь, что вы полностью понимаете культуру команды
В первую очередь, вам необходимо оценить сложившуюся ситуацию, рабочую среду и культурные особенности. Менеджер проекта всегда предлагает новые идеи, основываясь на собственном опыте. Новое — это хорошо, но необходимо соблюдать осторожность. Нельзя перекраивать существующую систему компании, не имея полного понимания ее уникальных особенностей, ограничений, требований и культуры. Помните, что эффективность предлагаемых вами изменений во многом зависит от того, как они будут восприняты изначально. Сантош Маурия (Santosh Maurya)
Понимайте мотивацию каждого участника команды
Помните, что эффективный менеджер проектов — это не только руководитель, но и хороший политик. Свои мотивирующие факторы могут быть у каждого участника проекта, крупного заказчика или заинтересованного лица. Учитывайте их в своих решениях. Энди Нельсон (Andy Nelson), специалист со статусом AMBCS, обладатель сертификата P2 Cert
Формируйте эффективную среду для обмена инновациями и укрепления командного духа
Организуйте работу таким образом, чтобы каждый участник команды был услышан. Это само по себе укрепляет отношения внутри команды, позволяя ее участникам быть более открытыми к новым идеям. Зная, что их предложения всегда будут услышаны, они будут действовать смелее и изобретательнее. Эндрю Хадсон (Andrew Hudson)
Реально оценивайте собственные силы и возможности своей команды
Помните, что все мы люди
Для эффективной реализации любых методик важно помнить, что вы работаете с людьми, действия которых далеко не всегда могут быть логичными и предсказуемыми. Тьяго Прадо (Tiago Prado)
Знайте сильные стороны своей команды
Для успешной работы в команде важно знать навыки и особенности характера всех ее участников. Прабху М (Prabhu M)
Забудьте о собственном эго
Трезво оценивайте сильные и слабые стороны своей команды и, что более важно, свои собственные. При работе в коллективе нет места собственному эго. Луи Таркотт мл. (Louie Turcotte, Jr)
Определите то, что выделяет вас на фоне других
Твердо знайте свою специализацию и используйте это для достижения успеха. Определите то, что выделяет вас на фоне других, и обратите это в свою пользу. Помните, что ваша основная задача — воплощать идеи в жизнь. Для этого требуется креативность. Будьте придирчивы и не останавливайтесь на первом же варианте решения, каким бы привлекательным он вам ни казался. Джеймс Л. Томпсон (James L Thompson), PMP, CSM, Executive MBA, ITIL
Задавайте вопросы, чтобы лучше понять текущие процессы и найти пространство для их оптимизации
Постоянно задавайте вопросы
В ответ на любое предложение я всегда задаю следующие вопросы. Когда и при каких обстоятельствах подобное было реализовано ранее? Каковы причины успеха такого подхода? За счет чего удалось повысить эффективность, экономичность и т. д.? Это позволяет мне глубже проникнуть в суть происходящего. Лори Гэлстер (Lori Galster)
Не преувеличивайте
Не превращайте каждый проект в дело всей своей жизни. Многие начинающие руководители чересчур стремятся продемонстрировать все свои знания или использовать потенциал должности менеджера проектов, из-за чего склонны слишком усложнять простые вещи. Мне встречались люди, вынужденные руководить проектом волею случая, которые справлялись гораздо лучше, чем подобные фанатики, вооруженные кипой профессиональных инструментов, методик и стратегий. Относитесь ко всему проще. Это поможет уделить основное внимание планированию, реализации и оценке качества предложенных решений, не тратя время на ожидание чуда. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Делайте ставку на конечный результат
Не нужно воспринимать все задачи исключительно с точки зрения формального соблюдения процессов. Эффективное руководство проектом важно, но оно ни в коем случае не должно препятствовать ходу выполнения проекта. Дэйв Риган (Dave Regan)
Четко определяйте роли и сферы ответственности каждого участника
В первую очередь, знайте свою роль
Вы должны четко понимать свои обязанности, роли и делегированные полномочия. Все это зависит от того, в какой организации вы работаете. Кроме того, вам важно понимать требования основных заинтересованных лиц и степень их влияния на проект. Кассим Тоорава (Kassim Toorawa)
Ежедневно анализируйте статус выполнения проекта
Я рекомендую начинающим менеджерам ежедневно отслеживать ключевые показатели проекта, используя модель RACI. R (Responsible) — ответственные за выполнение работы лица. A (Accountable) — лица, принимающие окончательные решения и оценивающие конечный результат. C (Consulted) — лица, с которыми требуется проконсультироваться перед принятием решения и выполнением действия. I (Informed) — лица, которых необходимо проинформировать о принятом решении или выполненном действии Модель RACI позволяет точно определить роли и обязанности всех участников проекта, которые в дальнейшем сопоставляются с фактическими процессами. Эта модель особенно важна при распределении ответственности в межфункциональных процессах. Так, например, один и тот же сотрудник организации может выполнять роли менеджера проекта и руководителя испытаний. Хамбиррао Патил (Hambirrao Patil)
Убедитесь, что вы полностью понимаете цели, ресурсы и риски
Знайте свой проект изнутри
Вы должны знать все о своем проекте — особенности планирования, цели и результаты, поставленные задачи, а также план мониторинга, в котором определяются ключевые показатели, инструменты и т. д. Марта Асеро (Marta Acero)
Сначала определите цели
Установите задачи и цели нового проекта, используя методику SMART. После этого я рекомендую незамедлительно провести анализ по методикам PESTEL и SWOT. Затем переходите к вопросам планирования, взаимодействия и организации. При подготовке плана проекта также можно использовать модель «Что, где, кто, как, когда и т. д.». Освальдо Миранте (Osvaldo Mirante), PhD
Знайте требования к проекту
Крайне важно заранее четко понимать основные функциональные и технические требования и определения проекта, согласуя их с ключевыми заинтересованными лицами. Муктадир (Muqtader), MBA
Убедитесь, что достигаются исходные цели проекта
Сконцентрируйтесь на установленных целях! Муктадир (Muqtader), MBA
Анализируйте положительное и отрицательное влияние внешних факторов
Оцените доступные вам организационные ресурсы. Определите внешние факторы, влияющие на ваши проекты, и характер их воздействия. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Сконцентрируйтесь на практической ценности своей работы
Убедитесь, что все ваши действия несут практическую пользу, а все роли и обязанности прозрачно распределены. Хенриетт Эббесен Лэйдлоу (Henriette Ebbesen Laidlaw)
Обеспечьте запас времени на проработку вариантов
Планируйте и реализуйте операции в рамках проекта в соответствии с общими стратегическими указаниями. Обеспечьте запас времени на проработку наиболее перспективных и жизнеспособных альтернатив. Не бойтесь уточнять или корректировать цели, сроки, ресурсы и объемы работ. Янош Вереш (Janos Veres)
Не забывайте об управлении потенциальными рисками
Чтобы выработать эффективную стратегию и реализовать проект в установленные сроки с соблюдением бюджетных ограничений, важно понимать корпоративную культуру компании. Кроме того, необходимо постоянно отслеживать риски, которые могут возникать в ходе реализации проекта, и иметь под рукой план снижения рисков. Пунит Гулати (Puneet Gulati), MSP, специалист по управлению проектами (PMP), ITIL v3
Как можно раньше определите запросы заинтересованных лиц и следите за их выполнением
Определите список заинтересованных лиц
Определите всех заинтересованных лиц и их требования. Это позволит эффективно распределить роли участников проекта и обеспечить взаимодействие между ними Лесиба Ноа Конайте (Lesiba Noah Konaite)
«Продавайте» проект всем заинтересованным сторонам
По возможности привлекайте к участию в проекте всех заинтересованных лиц на самых ранних стадиях. Андрес Вентер (Andries Venter), менеджер многопрофильных проектов
Лично получайте отзывы и предложения заинтересованных лиц
Прежде чем дать старт проекту, лично получите у всех ключевых заинтересованных лиц всю необходимую информацию о проекте, целях, уровне поддержки и т. д. Это позволит заранее выявить основные подводные камни и противоречия, которые могут впоследствии превратиться в серьезную проблему. Том Тринор (Tom Treanor)
Добейтесь, чтобы заинтересованные лица стремились к достижению цели, а не только к соблюдению бюджетных ограничений
Если заинтересованное лицо понимает всю необходимость достижения цели и реализации проекта, это намного важнее, чем просто принимать объем, график и бюджет проекта. Если принимающие решения сотрудники уверены в достижении целей проекта, они с большей долей вероятности одобрят изменения в его объеме и допустимых показателях. Если вы гарантируете только соблюдение бюджетных ограничений и сроков реализации, ваш проект обречен на провал. Крис Кокс (Chris Cox)
Постоянно контролируйте соответствие ожиданиям по мере реализации проекта
Убедитесь, что ожидания заинтересованных лиц всегда находятся в заданных рамках. К ним относятся все требования, конечные результаты, объемы работ и т. д. Джон Мпунгу (John Mpungu)
Не бойтесь ошибок и умейте учиться на них
Чем раньше вы ошибетесь, тем быстрее исправите ошибку
Ошибка — это тоже результат. Ошибаясь на ранних стадиях, вы оставляете себе пространство для маневра и получаете полезный опыт. Шрикумар Говиндан (Sreekumar Govindan)
Используйте ошибки в качестве возможности для обучения
Не бойтесь ошибок — учитесь на них. Ошибки — это кирпичики в фундаменте вашего будущего успеха на этом непростом поприще! Сьюзан Киркпатрик (Susan Kirkpatrick), PMP, CSSBB
Дайте бизнесу то, что он ждет
Многие проекты завершаются неудачно из-за того, что они не соответствуют ожиданиям бизнеса. Даже если у вас на руках детально проработанный и подписанный 400-страничный документ с требованиями к проекту, это вовсе не значит, что все полностью понимают его особенности. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Успех проекта зависит не только от тщательного планирования, но и от эффективного управления
Решайте текущие проблемы, а не стройте абстрактные диаграммы Ганта
График проекта определяется не планами, а реальностью. Помните, что вы управляете реальными людьми и решаете реальные проблемы, а не просто рисуете бумажные схемы. Джеймс Рэдван (James Radvan)
Планируйте, чтобы добиться успеха и поставленных целей
В любой момент вы можете столкнуться с серьезными трудностями. Составьте план действий на пути к успеху. Согласуйте свои приоритеты, распределите полномочия и обязанности в команде и добейтесь воплощения проекта в жизнь. Пол Олвуд (Paul Alwood)
Следите за достижением общих целей проекта
Бизнесу совершенно не интересны ваши диаграммы Ганта, отчеты о текущем состоянии или документы менеджера проекта. Им нужно видеть, что ваш проект позволяет достичь стоящих перед ними целей. Томас Джей Дики (Thomas J. Dickie), специалист по управлению проектами (PMP)
Помните, что нет ничего полезнее практического опыта
Опыт невозможно подделать или сымитировать
Опыт — это самый ценный ресурс эффективного менеджера проектов, который приходит лишь с годами кропотливой работы, ошибками и ценными рекомендациями наставников. Подделать его невозможно. Трина Мойтра (Trina Moitra)
Старайтесь как можно раньше получить практический опыт
Стремитесь извлекать пользу для себя из всего. Книги, теории и методики, безусловно, нужны, но реальная жизнь может преподнести куда более полезные уроки. Чем чаще вы оказываетесь в подобных ситуациях, тем сильнее вы становитесь. Если вы хотите научиться эффективному управлению проектами — вам нужен реальный опыт. Мангал Пандия (Mangal Pandya)
Полагайтесь на навыки своих людей и стремитесь к успеху на любой стадии
Не сдавайтесь. Менеджер проекта не всегда видит плоды своего труда каждый день. Вам придется много работать, особенно в матричной среде, поэтому не бойтесь доверять навыкам людей. Поощряйте развитие персонала. В конечном итоге, вы достигнете поставленных целей и после завершения проекта бесповоротно полюбите это вдохновляющее чувство успеха. Бхавна Мундотиа (Bhawna Mundotia), специалист по управлению проектами (PMP)
Хотите поделиться своими советами?
Вам есть что посоветовать коллегам-менеджерам по управлению проектами? Поделитесь с нами своими предложениями и идеями в комментариях. Расскажите, что бы вы хотели добавить в этот список или добавить к заинтересовавшему вас совету.
А со своей стороны, мы посоветуем с умом выбирать систему для менеджмента проектов. Эффективная система управления проектами Wrike избавит вас от рутинной работы, ускорит обмен информацией в команде и поможет сфокусироваться на стратегических целях.
*Примечание. Некоторые из приведенных рекомендаций были скорректированы, чтобы обеспечить ясность, грамматическую правильность и соблюдение ограничений длины.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
