A equipe de criação do Umpqua Bank adota o Wrike para consolidar a comunicação e melhorar a visibilidade do fornecedor
Umpqua Bank — holding financeira com sede em Portland, OR, EUA.
Sua história
O caos da comunicação surgiu rapidamente, visto que os projetos da equipe de criação quadruplicaram de tamanho
Nem todo banco dá muita prioridade à criatividade e à colaboração. Mas no Umpqua Bank, os funcionários são incentivados a expressar suas ideias, conectar-se à comunidade e encontrar formas criativas de surpreender os clientes com experiências de loja únicas. Quando não estão distribuindo sorvetes ou cookies gratuitos aos clientes, eles estão colaborando com parceiros e fornecedores. "Trabalhamos em conjunto com nossos projetistas e redatores para garantir que contemos histórias da comunidade para realmente nos conectarmos a todos os nossos clientes", diz Jason Resch, Vice-presidente de Serviços de Criação. A equipe de criação do Umpqua lida com aproximadamente 150 projetos por mês, e com prazos apertados e pedidos chegando constantemente, é importante ficar por dentro de cada projeto.
Por muitos anos, o e-mail foi a ferramenta principal de comunicação e colaboração. Quando a equipe de marketing precisava de algo da equipe de projeto, por exemplo, eles enviavam os detalhes do trabalho por e-mail a um projetista. Isso rapidamente resultou em uma série de e-mails esquecidos, revisões perdidas e tempo desperdiçado em uma caça ao tesouro em busca de informações sobre o projeto. Em uma tentativa de estreitar a comunicação e acompanhar os prazos, a equipe implementou o Marketing Pilot. Contudo, a ferramenta não atendeu às expectativas de comunicação, e a equipe voltou aos velhos hábitos de e-mail. "Nós sempre prosperamos nesse cenário de caos, o que é parte de nosso encanto no que fazemos", disse Jodi Jordan, Vice-presidente de Estratégias de Marketing. "Mas, recentemente, dobramos de tamanho, e o número de projetos quadruplicou, portanto, precisávamos de alguma estabilidade e de algum tipo de processo em prática para facilitar a colaboração".
Quando olhamos para 150 trabalhos por mês e tentams imaginar como vamos fazer para realizar todos esses trabalhos e como organizar todos eles, não consigo imaginar como faríamos isso sem uma solução como o Wrike.
Sua vitória
A comunicação no Wrike facilita a colaboração em projetos, para que mais tempo possa ser dedicado à criatividade
Quando a equipe adotou o Wrike, os projetos foram unidos rapidamente, a colaboração ficou fácil e o e-mail não foi mais o repositório padrão de arquivos e atualizações, o que tornou o trabalho de todos mais visível. "Adoramos o Wrike porque ele mantém tudo linear", diz Natasha Jones, Gerente de Produção de Serviços de Criação. "Tudo está em um lugar só, portanto, conseguimos sempre recuperar rapidamente o histórico necessário sobre qualquer trabalho". Uma grande vantagem do Wrike que melhorou a qualidade geral do trabalho e a comunicação é a capacidade de os fornecedores exibirem os trabalhos nos estágios iniciais. "O Wrike é um divisor de águas para nós, assim como a parceria com nossos fornecedores", diz Jones. "Consigo deixá-los por dentro do trabalho no começo de um projeto, para que tenham um heads-up de que algo está por vir no pipeline de nossos parceiros de impressão. Podemos colaborar no começo e solucionar os problemas antes que as coisas saiam dos trilhos". Em vez de ficar procurando e-mails, a equipe de criação pode se comunicar de modo consistente em um lugar. "Com o Wrike, não preciso ficar vasculhando meu e-mail para encontrar comunicações diferentes de todas as várias partes interessadas", diz Heather Krizanac, Especialista em Programa de Marca. "Toda vez que tenho uma solicitação de um novo trabalho, eu agora faço uma reunião inicial sobre esse trabalho no Wrike. E sei imediatamente que é onde estarão todas as informações sobre o trabalho".
Antes do Wrike, projetos maiores teriam prioridade, e os projetos menores geralmente ficavam pendentes, independentemente da importância. O Wrike permite que a equipe do Umpqua veja todos os projetos em andamento, pequenos e grandes, e priorize com base na velocidade e na importância. "Agora, podemos gerar relatórios e ver as métricas sobre o volume de trabalho que realmente produzimos", diz Jones. "Portanto, tem sido excelente para nós mostrar a amplitude e o volume de trabalho que produzimos. Não conseguiríamos ter feito isso sem o Wrike". E o mais importante, o Wrike permite que a equipe de criação concentre mais de sua atenção nos aspectos de trabalho que adoram. Eliminando a necessidade de pesquisar dados em e-mails, eles podem se concentrar em criatividade, cultura e conexão com os clientes. "Quando você colabora presencialmente, é mais nos elementos de criação de um projeto do que nos procedimentos em geral", diz Carrie Buttke, Vice-presidente e Gerente de Marketing. "A Wrike gerencia a parte comum do projeto para você, para que possa usar essa energia de colaboração para coisas mais criativas".
Seus superpoderes
Integração com e-mail perfeita
É impossível eliminar o e-mail inteiramente, especialmente quando os parceiros e os fornecedores dependem dele. É por isso que a equipe do Umpqua usa a integração de e-mail do Wrike para manter toda a comunicação pertinente a um projeto específico em um local. "Você pode enviar e-mail para qualquer um, e ele sempre estará on Wrike", diz Jordan. "Tudo o que você faz é digitar o número do projeto ou uma das palavras no nome do projeto, e ele aparece imediatamente".
Fluxo de atividades
O Fluxo de Atividades permite que os usuários exibam rapidamente todas as atualizações relacionadas a um projeto que estão acompanhando. Esse recurso permite que a equipe do Umpqua tenha uma exibição de alto nível de todos os projetos em andamento e se planeje de acordo. "Uma das várias coisas que o Fluxo de Atividades tem me ajudado a fazer é eliminar a necessidade de realizar várias reuniões", diz Resch. "Em vez disso, temos agora uma trilha de colaboração, em que nos reunimos e conversamos sobre tudo no Wrike: envie isso, mova aquilo, altere isso. Agora, estamos realmente fazendo uma parceria, e todos estão envolvidos, sem precisar comparecer a reuniões físicas."
Relatórios detalhados
Os relatórios em tempo real apresentam uma visibilidade de todos os projetos importantes. Os líderes de equipe e as partes interessadas podem percorrer os relatórios, verificar o status e fazer todas as edições ou alterações necessárias antes da aproximação dos prazos. Você pode personalizar os relatórios para que sejam o mais detalhado ou amplo possível. "Adoro gerar relatórios", diz Jones. "Durante toda a semana, podemos sentar e percorrer a lista de verificação, redefinir prioridades e combinar as coisas. Eu, definitivamente, uso muito esse recurso."
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