Ogilvy Australia Digitaliza Seu Processo no Wrike, Aumentando Eficiência e Transparência
Fundada em 1948, a Ogilvy é uma das maiores agências de publicidade do mundo, com 450 escritórios em 169 cidades. A equipe australiana, abrangendo três escritórios em Sydney, Melbourne e Brisbane, atende clientes como BMW e KFC.
Sua história
A Ogilvy faz parcerias com clientes para construir suas marcas através de meios criativos e inovadores de publicidade. Antes do Wrike, as equipes usavam um fluxo de trabalho tradicional baseado em papel para facilitar a colaboração, o alinhamento e a responsabilidade em cada etapa do processo.
Esse processo apresentava vários desafios, incluindo rastreamento manual de status e aprovações, capacidade limitada de acompanhar diferentes trabalhos em paralelo e visibilidade limitada do conteúdo e status dos projetos.
Pedro Da Palma Rosa, Diretor de Operações Digitais da Ogilvy-Austrália, viu uma oportunidade de melhorar o processo, digitalizando o resumo criativo e o fluxo de gerenciamento de projetos. Seu objetivo era devolver tempo às equipes: permitindo que os times criativos gastassem mais tempo criando e gerentes de contas criassem mais vínculos e atingissem as expectativas do cliente. Juntamente com Steven Dunn, gerente sênior de projetos integrados em Melbourne, e Ashley Risstrom, gerente sênior de produção do estúdio criativo em Sydney, eles pesquisaram opções de tecnologia e decidiram utilizar o Wrike com suas equipes.
A base dos projetos de clientes da Ogilvy é o Brief Criativo: o resumo das necessidades do cliente, objetivos, público-alvo e mudança desejada no comportamento do consumidor. Normalmente, os gerentes de contas recebem as necessidades do cliente por meio de reuniões ou e-mail e esclarecem itens ausentes ou pouco claros antes que um Brief Criativo seja enviado à produção. O processo consumia muito tempo devido ao vai e vem, e apenas o gerente de contas tinha visibilidade do status. "Você enviaria e-mails para alguém e nunca saberia o que estava acontecendo na comunicação por e-mail entre essas duas pessoas", diz Dunn.
Da Palma Rosa queria acompanhar automaticamente todas as etapas do processo de forma consistente por todos os projetos, incluindo colaboração, mudanças e acordos, e aprovações de cada parte interessada para facilitar as transferências e a integração de novos membros da equipe.
Desde que começamos a usar Wrike, tenho controle de tudo, do status atual, imediato, o que é uma grande vantagem para mim. Posso acessar uma tarefa, ver os comentários recentes e rapidamente agir a partir disso.
Sua vitória
Depois de implementar o Wrike, a Ogilvy-Austrália agora gerencia projetos criativos usando um Formulário de Solicitação para o Brief Criativo com campos obrigatórios.
Simplificando o Brief Criativo
Revisões e aprovações são etapas necessárias para cada entrega aos clientes. A equipe de Dunn conduziu o novo processo de coleta de dados do Brief Criativo do cliente com uma rede de revendedores BMW de mais de 700 escritórios. "Anteriormente, todos os revendedores costumavam enviar um e-mail ao gerente de conta com suas solicitações. Todos os pedidos costumavam aparecer em diferentes formatos". Agora, todos os revendedores enviam sua parte do Brief Criativo de maneira consistente. "Os formulários partem dos vendedores diretamente para a produção, e é aí que estamos economizando muito tempo e esforço", diz Da Palma Rosa.
Os clientes podem preencher o formulário em sua conveniência, sem ficar enviando para lá e para cá, e a produção é capaz de iniciar o projeto mais rapidamente", diz Dunn. "Eu acho que o maior benefício com os formulários foi para nossos departamentos de produção, nossos departamentos de impressão e nosso departamento digital" , diz Dunn. "E a funcionalidade de captura de dados - é fantástica" , diz Dunn. "As pessoas digitais adoram isso. O departamento de impressão também adora e a TV também".
Garantindo Qualidade Superior com um Processo Consistente a Todo Tempo
Dado o grande volume de projetos ativos, Da Palma Rosa queria acompanhar cada estágio do processo de aprovação de entregas, interna e externamente. Ele conseguiu isso usando o Wrike, personalizando um Formulário de Solicitação que agora é usado para todos os projetos, com etapas específicas de revisão e aprovação, em que os membros da equipe são obrigados a fornecer feedback e/ou finalizar cada etapa importante. "Houve uma melhoria na qualidade e em garantir que as coisas estão sendo finalizadas, o que é fundamental para o nosso negócio", diz Dunn. Para os gerentes de contas o maior benefício é "simplificar o fluxo de trabalho", disse Dunn. "Eles podem ver uma lista coerente de quais são seus projetos e em que etapa estão."
Transparência e visibilidade entre equipes, locais e dispositivos
O novo processo digital não apenas garante que cada etapa seja concluída em ordem, mas também que todos vejam as mesmas informações do projeto ao mesmo tempo. "A transparência é tratada muito melhor", diz Risstrom. "Do ponto de vista gerencial, estar integrado e ter uma visão clara de cada departamento, clicar nos departamentos do Wrike é fantástico. Eu pude implementar um processo para que as pessoas simplesmente entrem no Wrike para visualização de tabelas, por exemplo, para que vejam o status de seus trabalhos ", diz Dunn." Se eles tiverem alguma necessidade e estiverem fora do escritório, eles podem acessar o Wrike pelo telefone e ver o que está acontecendo.
A funcionalidade de captura de dados — é fantástica. As pessoas digitais adoram isso. O departamento de impressão também adora e a TV também.
Conversas que aceleram o trabalho
Essa transparência ajuda os gerentes de contas e gerentes de criação a reforçar o processo padrão ao longo do dia, sem esforço manual. Antes, "você enviaria e-mails para alguém e nunca saberia o que aconteceu na comunicação por e-mail entre elas", diz Dunn. "Já agora com Wrike, você tem toda a equipe anexada a algo, ou então o briefing é anexado", diz Dunn. "Eu posso rapidamente checar e ver que essa pessoa não acessou. Eles precisam concluir antes que saia do prédio", diz Risstrom.
Trabalho em Equipe e Atribuição de Responsabilidades
Todo o trabalho no Wrike é aprovado antes que a produção inicie seu trabalho. "Quando o trabalho chega para nós, não há mais um culpado, porque se não estiver no Wrike, ele não existe. Porque uma vez no Wrike, podemos ver quando esse job chegou no departamento e por quanto tempo ficou lá antes de ser entregue. Estamos procurando por informação dentro do negócio", diz da Palma Rosa.
Ao mesmo tempo, todos os gerentes podem ver quando cada equipe regional está com capacidade máxima de carga de trabalho, podendo assim, planejar e definir efetivamente as expectativas certas com os clientes."Há muito mais transparência no volume dentro do departamento.", diz Da Palma Rosa.
Seus superpoderes
Solicitar Formulários para Capturar Dados de Clientes Eficientemente
"A produção adora esses formulários porque eles capturam todas as informações relevantes. Você tem suas especificações e é ótimo", diz Dunn. Os Formulários, combinados com Revisão e Aprovações dentro dos arquivos anexados, garantem que todas as etapas do processo sejam concluídas em uma ordem específica para cada tipo de projeto, incluindo aprovações críticas internas e externas.
@ Para Mencionar e se Comunicar de Maneira Eficaz
“@” são usadas para alertar as pessoas imediatamente em sua Caixa de entrada sobre um comentário. "Isso simplificou muito a comunicação e o interesse de cada um por cada projeto em que estão trabalhando para nós", diz Dunn.
Fluxos de Trabalho Personalizados para Acompanhar o Status em Tempo Real
Ao contrário de um processo em papel ou baseado em e-mail, status, responsáveis, horários e tudo mais, os detalhes estão lá para todos, dentro de projetos, tarefas e todas as mensagens. "Tudo o que vejo agora no Wrike é ao vivo e em seu status atual, o que é uma grande vantagem para mim", diz Risstrom.
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