aprovações simplificadas (inclusive para usuários convidados),
formulários personalizáveis de solicitação
Como uma marca mundialmente reconhecida de eletrodomésticos, a Electrolux já projetou e fabricou mais de 250 modelos de eletrodomésticos de luxo para uma ampla base de cliente. Fundada na Suécia há mais de um século, a Electrolux fabrica equipamentos para a sua própria marca e também para outras marcas do setor, como AEG, Frigidaire, Zanussi, Tappan, Kelvinator, Gibson, Anova, Westinghouse. A empresa emprega 51 mil pessoas em todo o mundo, sendo conhecida por sua liderança de qualidade, longevidade, inovação e sustentabilidade no setor.
O desafio
A equipe global de embalagens da Electrolux precisava melhorar cada etapa do gerenciamento do processo de criação, ajuste e aprovação de embalagens. Ela precisava de um software que permitisse eliminar o demorado trabalho administrativo, liberando o pessoal para investir mais tempo na criação de ativos.
A equipe de design de embalagens usava um processo complicado que coletava as informações das tarefas necessárias em diversos locais e isso estava consumindo um tempo que era precioso para todos.
“Coletávamos informações em e-mails, apresentações do Powerpoint, funções de bate-papo, reuniões, arquivos do Excel e até em Post-its”, explica Ella Rudebeck, gerente global de embalagens. “Acompanhar todas as mudanças passava a ser algo extremamente difícil se você precisasse conferir diferentes conversas por e-mail ou se tivesse perdido uma reunião na qual alguma decisão foi tomada. Sentíamos que o processo inteiro era muito ineficiente.”
“Ao trocar e-mails com comentários sobre o design, o processo demora muito e resulta em vários erros”, relembra Johan Alm, coordenador de design.
A equipe sabia que se beneficiaria de uma plataforma de gestão de trabalho on-line, e Rudebeck lembra: “Queríamos ter algo que fosse mais transparente, mais eficiente”
A solução
“Estávamos analisando diferentes tipos de programas, alguns semelhantes ao Wrike, e queríamos algo que funcionasse para nós enquanto uma equipe de embalagens”, afirma Rudebeck. “Não queríamos simplesmente cronogramas e formulários de solicitação. Queríamos transparência total”
Após avaliar outras soluções, a equipe de design de embalagens da Electrolux optou pelo poderoso software de gerenciamento de trabalho do Wrike para criar um só local acessível para a documentação de todos os projetos, automatizar fluxos de trabalho a fim de impulsionar o andamento dos projetos e viabilizar a transparência entre projetos complexos.
“No geral, as funções do Wrike estão ajudando nossa equipe. Trata-se de uma ferramenta muito fácil e eficiente para nós.”
Um local unificado e transparente para toda a documentação
Como uma equipe de criação que gerencia os mais variados tipos de ativos para diversos projetos de uma só vez, a determinação dos requisitos de cada tarefa e a coleta das informações iniciais eram processos extremamente demorados que podiam atrapalhar os designers. A equipe da Electrolux precisava de uma solução de gerenciamento de trabalho capaz de proporcionar transparência aos seus processos e atuar como um só local no qual fosse possível armazenar e pesquisar todas as informações, requisitos e ativos dos projetos.
Rudebeck reflete sobre como isso ajudou toda a equipe: “Todos podem visualizar todos os arquivos a qualquer momento, eliminando a necessidade de pedir para ver arquivos por e-mail ou bate-papo, além de você ficar sabendo automaticamente se alguém carregar algum arquivo”
Alm completou: “Ter todas as informações e materiais para nossos projetos em um só lugar também poupa nosso tempo. Como gerente, posso atribuir pessoas a cada tarefa e deixar claro para todos quais tipos de ação eles precisam executar em cada projeto. Cada pessoa fica sabendo o seu prazo e o que precisa fazer, além da possibilidade de visualizar a linha do tempo no gráfico de Gantt. Para quem não é bom no planejamento do próprio trabalho, o Wrike ajudará a ver o que é necessário fazer, quando é necessário entregar e onde as informações estão disponíveis”
Formulários de solicitação e fluxos de trabalho automatizados
Os membros da equipe recorrem a três blueprints do Wrike feitos sob medida e que refletem três diferentes fluxos de trabalho de acordo com o tamanho de cada projeto. Recentemente, eles também começaram a usar um formulário personalizado de solicitação que ajudará na aquisição das informações necessárias de outras equipes para iniciar os próprios projetos de design. “Desenvolvemos nossos processos em blueprints que escolhemos dependendo do porte do projeto, das tarefas e das linhas do tempo”, explica Alm.
Ter tarefas que são criadas automaticamente com base nos blueprints da equipe também proporciona um melhor nível de comunicação entre os integrantes. Rudebeck explica: “Diminuímos a quantidade de e-mails que enviamos porque agora nos comunicamos diretamente no Wrike. São menos e-mails entre todos e pelo menos 50% menos e-mails para os designers”
A equipe de design de embalagens também vem trabalhando ativamente para reunir informações e comunicações sobre tarefas em uma só fonte de dados, completa Rudebeck. “Todos os recursos estão conectados porque pedimos que as pessoas os insiram diretamente no Wrike”
Ferramentas de revisão e aprovação no aplicativo
Como uma equipe de criação encarregada de projetar até 40 ativos por projeto, a equipe de design de embalagens da Electrolux estava gastando muito tempo recebendo feedback de várias fontes.
Alm explica que seu processo depende muito do feedback das partes interessadas. “Uma grande parte do nosso trabalho é que precisamos criar layouts para a embalagem e há muitas partes interessadas que precisam comentar, aprovar, analisar e fazer as alterações necessárias”. O Wrike forneceu uma solução que permite gerenciar todos esses comentários, implementá-los ou fazer perguntas diretamente no ativo e manter as aprovações em um só lugar. “Quando trocamos e-mail com comentários de design, isso leva muito tempo e causa muitos erros”, afirma Alm. “Agora, podemos analisar o layout do design diretamente no programa e nossos designers adoram”
A equipe da Electrolux também utiliza regularmente a funcionalidade de aprovador convidado. Alm confirma: “O Wrike é muito bom, pois podemos fazer com que os aprovadores convidados vejam a arte e façam comentários diretamente no Wrike”. Esse processo simplificado de revisão e aprovação contribuiu para gastar 30% menos tempo em cada projeto.
“Nossos designers gostam muito dela. Eles estão menos estressados pois têm maior controle sobre o trabalho artístico.”
A conclusão
Nos últimos cinco anos, a plataforma do Wrike para gerenciamento de trabalho colaborativo ajudou a equipe de design de embalagens da Electrolux a reduzir os e-mails pela metade, a eliminar o estresse da busca constante por informações para iniciar os projetos e pelas aprovações para encerrá-los, além de proporcionar uma produtividade de até 10 vezes mais ativos por projeto.
O Wrike também viabilizou uma melhor colaboração entre departamentos, melhorando ativamente o trabalho do departamento de marketing da Electrolux ao alojar todos os ativos de criação de embalagens em um só local acessível.
O Wrike também permitiu que a equipe de design de embalagens melhorasse o que pode criar para cada projeto em que trabalha. “Podemos assumir a mesma quantidade de projetos, mas agora estamos fazendo mais em cada projeto. Onde tínhamos quatro trabalhos de arte por projeto, agora podemos fazer 40 trabalhos de arte em um projeto”, explica Rudebeck.
“Quando você tem esse tipo de programa, ele reduz o estresse de todos os envolvidos, porque você sempre pode ir até a fonte e encontrá-la, você sabe onde ir para procurar arquivos, pode conversar com pessoas e fazer perguntas”, afirma Rudebeck. “É melhor para todos”.
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