プロジェクト管理ソフトとツール

より効率的に作業を管理するツールを2つのグループにまとめてみました：ワークマネジメント/コラボレーションツールおよび個人専用の生産性向上ツールです。

プロジェクト管理ツールはチームによってその意味が異なりますが、一般的にはプロジェクトマネージャ―が一元化されたバーチャルロケーションからプロジェクトを計画し、実行し、管理するコンピュータプログラムです。

プロジェクト管理ソフトは以下に使用します：

1. プロジェクトのプラニング
2. プロジェクトのスケジューリング
3. リソース配置とキャパシティプラニング
4. 予算編成とプロジェクトコストの監視
5. 品質管理
6. ドキュメントとプロジェクトの記録の保管と共有
7. プロジェクトレポートの作成とパブリッシュ 
8. プロジェクトタスクに実際に費やした時間と計画時間のトラッキング
9. トレンドと予測の分析

プロジェクト管理ツールは誰が使うべきでしょうか？

プロジェクトを管理する方ならどなたでも、プロジェクト管理ソフトを有効的に利用することができます。正式なプロジェクトを実行したり「プロジェクトマネージャ―」の肩書を持つことがなくても、プロジェクト管理ソフトは様々な価値を提供してくれます。

正式なプロジェクトを実行しない多くの企業でも、自社のプロジェクトのプラン、調整、追跡、監視、実行にプロジェクト管理ソフトを利用しています。

プロジェクトを管理するツールには、プロジェクトと同様、様々なタイプがあります。プロジェクトの中には2名で実行できる3ステップのシンプルなものから、複数のチームが関わり何か月または何年もかけて完了するプロジェクトなどが見られます。以下に、タスクとチームワークの管理をサポートするツールを3つのカテゴリーに分けてご紹介します。

A. リアルタイムのインスタントメッセージングツール

リモートワークをする同僚とリアルタイムで話し、ビデオチャットができるツールが必要です。ミーティングで同僚の声を聴くためには不可欠なツールであり、同僚の顔を見ながら話ができればさらに効果的です（言葉を使わないコミュニケーションもまた重要です）。

これもまた競争の激しい領域です。インスタントメッセージング市場は、Slack、Zoom、Google Hangouts、Skype、Chatter、Facebook Messenger、また増加を続けるモバイルファーストのアプリなどで独占されています。

B. ナレッジベースツール

チームメンバーそれぞれの知恵をまとめて保存し、メンバー全員が検索可能なデータベースからアクセスできます。社内のブログまたはWikiとしてご利用ください（Wrikeはこれらもまたしっかりと実現します）)。メンバー全員が情報にアクセスできるよう、ナレッジベースツールがプロセスをドキュメント化し、専門知識や優良事例を記録してチームと共有します。

C. ファイル共有ツール

協調作業をこなすには、ファイルを共有できるツールが必要です。このツールでは容易にファイルを保存し、同期し、チームと共有できます。

ファイルをメールに添付する以外にも多数のオプションがあります（ファイルの添付は多くの問題が発生し時間のロスにつながるため、絶対にお勧めできません）。広く知られたツールとしては、Box、 Dropbox、OneDrive、Google Driveなどがあり、そのすべてが Wrikeに直接統合できます。Wrikeを使用すれば、これらの各サービスから、すべての作業ファイルをあなたのタスクに容易に添付することができるのです。

生産性向上ツール（個人向け）

平均的な労働者は、 11分おきに注意力が散漫します。役立つツールを使っていない場合、邪魔をするものを撃退して作業だけに集中することは極度に疲れるものです。幸い、作業を容易にする様々な無料ツールを利用できます。アラートや通知をオフにして1つのブラウザタブに集中でき、オフィス内の周囲の雑音を消し、作業を整理するアプリです。ここでは役に立つ10のツールをピックアップしました。 業務を遂行する10の無料生産性アプリ。

上記のタイプのツールを利用する多くの企業は、ツールが適切でない、または柔軟性に欠けるため、あらゆるタイプのプロジェクトに利用できないという問題に直面します。例えば、メールやグループメッセージングのみを利用してプロジェクトを管理すると、情報を失ったり、ドキュメントのバージョニングに問題が発生したり、優先順位やタスクの依存関係が不明確になります。ここでプロジェクト管理ソフトが登場します。

なぜプロジェクト管理ソフトを使用するのでしょうか？

適切なソフトウェアなしにプロジェクトを管理することは可能ですが、エラーのリスクが高まり、プロセスの効率が低下します。プロジェクト管理ソフトの利用はすぐれた可視性を提供し、チームのコラボレーションが向上します。

例えば、スプレッドシートを使ってプロジェクトを追跡することは可能ですが、

正確に実行するには時間と労力がかかり過ぎます。加え、スプレッドシートを手動更新するとエラーのリスクが高まる上、アップデートしたスプレッドシートをチームメンバー全員が表示できるようにするためには、再度保存し、一元管理するロケーションに再度アップロードしなければなりません。

スプレッドシートの利用に伴うさらなる問題点として以下が考えらます。

• １つのファイルに複数のバージョンが存在し、どのバージョンが正確で最新のものであるかを常に確認しなければならない
• 複数のメンバーが1つのスプレッドシートを同時にアップデートしたい場合、各バージョンの同期や、リアルタイムでの同時作業が困難である
• スプレッドシートを複数のロケーションで複数回アップロードおよびダウンロードすることで、セキュリティの問題が懸念される
• アクティビティ実行のタイミングとアップデートの記録のタイミングにしばしば遅れが発生する

プロジェクト管理ソフトは、このような問題をすべて解決するよう設計されています。

以下に、プロジェクト管理ソフトを使用する 15の理由 を挙げてみました。

1. 古いファイルやテンプレートを利用して、新規プロジェクトやタスクを容易に作成できる
2. 既存のプロジェクトやタスクを修正すると、関連するタスクや依存関係、その他のバリアブルがリアルタイムで自動更新される
3. プロジェクトのパフォーマンスを表示するレポートやダッシュボードビューが容易に構築できる
4. 手動の追跡手法に比べて、進捗状況を見失うリスクが低い
5. ステークホルダーがリアルタイムの進捗状況やレポートにアクセスでき、可視性が大きく向上する
6. すべてを1つのロケーションで管理することによって、プロジェクト全体の状況を明確に把握できる
7. タスクが自分に割り当てられたり、タスクが期限切れになった場合など、対応が必要になった際の自動通知をセットアップできる
8. 以前のプロジェクトから学んだことやドキュメントなどを1つのロケーションに保管し、一元管理できる
9. ご自身やチーム、顧客が使用しているアプリと統合できるプロジェクト管理プラットホームを利用すれば、効率性が高まる
10. プロジェクト管理ソフトはタスクの調整とワークフローの自動化を可能にし、1つのタスクが完了し次のタスクを開始しなければならない場合にチームメンバーに通知します。

プロジェクト管理ソフトの利点は何でしょうか？

プロジェクト管理ソフト は、組織の規模や業界に関わらず、プロジェクトを管理する すべての企業に役立つツールです。本ソフトは、正式なプロジェクトを実行しない企業を含みどなたでも活用できる効果的なプロジェクトプラニングとリソースマネジメント機能を提供します。

自社のサービスを見積もり、プランを立て追跡し、納品し、請求書を送付する効果的な手法を求める企業にとって、プロジェクト管理ソフトの採用は大きな利点となるでしょう。貴社のチームと ビジネスが必要とするすべての領域において、プロジェクト管理ソフトは、効率的で最適化したプロセスの作成、採用、および管理を可能にします。

プロジェクト管理 ソフトは、以下の3つの主な利点をもたらします。

一元化

プロジェクト管理ソフトは一元化した作業スペースとナレッジベースを構築し、コミュニケーションや追跡、ドキュメントの保存に利用します。一元化なしではタスクやプロジェクトの追跡が困難となり、複数のツールやソースからデータを引き出す際にレポートの正確性に疑問が残ります。

可視性の向上によって、 今後のプロジェクトのプラニングや見積もりも改善されます。マネージャーはタイムログを使用して過去のプロジェクトを振り返り、今後のタスクにかかる時間を正確に予測し、請求可能な業務時間数を見積もることができます。この情報は今後のプロジェクトの収益性の判断にも利用できます。

プロジェクトソフトを使えば、データの手動追跡やまとめにかかる労力や時間を削減することができます。スプレッドシートのような手動作業では、人的エラーのリスクやアップデートの遅れ、また1つのファイルに複数のバージョンが存在するなどのリスクが考えられます。このソフトの使用で、信頼できる唯一の 情報源を維持することができるのです。

調整

プロジェクト管理ソフトを使えば、タスクを調整し、ワークフローを自動化でき、1つのタスクが終了し次のタスクを開始する際にその担当のメンバーに通知が届きます。これによって遅れが減少し、プロジェクトマネージャーが 橋渡し役をする必要がなくなるのです。

プロジェクト管理ソフトはまた、作業の進捗状況や障害、成功事例などへ可視性を提供します。 プロジェクトソフトが小規模のビジネスにもたらす一番のメリット は、タイムトラッキングです。どこに時間がかかっているかを把握することで、障害や、時間の浪費となるものを識別し、排除することができるのです。この機能によって、遅れや その他の問題を早期に特定できます。 

調整や知識共有を一元化するベースがない場合は、ドキュメントがどこかに紛れ込んだり、情報伝達に支障が出たり、担当作業や進捗状況に関して推測に頼ることになってしまいます。プロジェクト管理ソフトを利用すれば作業の品質が向上し、タスクに不必要に時間をかける ことはありません。

コミュニケーション

コミュニケーションの合理化は、プロジェクト管理ソフトが提供する最も大きな利点の一つです。企業は今後、 リモートチーム、契約社員、フリーランサーにますます頼ることになるでしょう。この傾向によって、全員が１つの ロケーションで作業をしていない場合に、他のチームメンバーと 効果的にコミュニケーションを取ることが さらに重要になってきます。

クラウドベースのワークマネジメントソフトウェアを使えば、バーチャルチームとステークホルダーは、インターネット環境からいつでもどこからでも貴社の中央作業スペースにログインし、アクセスできます。年中無休で接続でき、ロケーションや 時間に 関わらず、チームメンバー同志がいつでもコミュニケーションを取ることができるのです。

プロジェクトソフトを利用することにより、すべての主要関係者は、アップデート、プロジェクトレポート、プロジェクトの通知にどこからでも即時にアクセスできます。ステークホルダーはもうメールで古くなった報告を待つ必要はないのです。1つのロケーションに情報をまとめることによって、タスクのフィードバックも容易になり、長いメール スレッドを作成することもなくなりました。

最もすぐれたプロジェクト管理ソフトの選び方

多数のプロジェクト管理ソフトが市販されていますが、ご自身とチームに適したソフトを選択することは大変重要です。プロジェクト管理ソフトのオプションを評価する際の以下の質問を参考にしてください：

1. 私のチームが実際に使用するでしょうか？
2. 複数部門が使用できるでしょうか？
3. 透明性と明確なコミュニケーションを実現できるでしょうか？
4. 柔軟性がありますか？
5. カスタムレポートを作成できますか？
6. 外部とのコミュニケーション、また外部ユーザーによる使用が容易にまた安全に行えますか？
7. 現在使用しているツールと統合できますか？

ソフトを選択する際に考慮すべき最も重要な点の1つは長期的な戦略です。チームがプロジェクト管理ソフトに慣れ、快適に使用できるようになるまでには時間とリソースが必要です。チームの能力を制限するのではなく、チームに適合し、チームを成長させる適切なソフトを選ぶことが大変重要です。

いつプロジェクト管理ソフトに投資するべきでしょうか？

タスクの期限が守れなかったり、プロセスの修復が必要になったり、コミュニケーションが不十分になった時に、プロジェクト管理ソフトに投資することは当然と言えるでしょう。しかしその時点では遅すぎるのです。そこにたどり着いた時にはすでに、 ソフトに投資しなかったための負のコストを支払っていることになるのです。

このような問題が発生する前に、是非ソフトに投資されることをお勧めします。スプレッドシートをはじめとする基本的ツール以上のものが必要になるタイミングを予測することは困難ですが、ここでは、ワークマネジメントソフトへの 投資を考慮する時期を特定する3つの兆候をご紹介します。

成長

プロジェクトソフトへの投資を決定する大きな要素は、貴社の現在の成長率です。プロジェクトの数が増加し、規模が増大している場合は、プロジェクト管理ソフトが必要になる時期が近づいています。また貴社のチームが拡大し、広範囲に広がる場合もそれに当てはまります。チームの規模が増大し、 様々な地域に分散するとコミュニケーションが一層困難になります。

ビジネスの規模の拡大を予定している場合も、プロジェクト管理ソフトに投資する時期であることを示しています。例えば、規模が大きく複雑なプロジェクトの入札をしていれば、さらに強力なプロジェクト管理ツールの採用を検討する時でしょう。ビジネスを拡大するには、効率性の向上と、反復的な管理業務の自動化が必要です。業務量が増えるに従って効率的に拡大する方法を持たなければ、お金や 労働を不必要に無駄にしてしまうのです。

ビジネスの成長に伴い、プロセスも複雑性を増してきます。ここではすべての作業やステークホルダーを管理するツールがカギとなります。プロジェクトの重要なタスクを見逃したり、問題を見落としたりすることは避けなければなりません。プロジェクトが成功するか 失敗するかのかぎとなるかもしれないのです。

貴社の進化に伴い、敏しょう性も重要になってきます。ここではそれを達成するためのツールが大切なのです。企業が成長し成熟するにつれて、プロセスや手法の変更が必要となるのは自然なことです。プロジェクト管理ソフトは、修正を最小限に抑え、過去のデータを紛失することなく、このプロセスをサポートします。 スプレッドシートとはそこが異なります。

相互依存

小規模の企業において、従業員は個人作業をしたり、同じロケーションで小グループで作業します。しかし規模が大きく、多様性を持った企業ではこれが変わってきます。プロジェクトに関わる人数が増えると、プロジェクトの複雑性とコラボレーションの必要性が 増してきます。

組織が拡大していない時期であっても、職務構造や物理的なロケーションの変更によってプロジェクト管理ソフトの必要性が高まることがあります。例えば、フリーランサーやリモートワーカーの雇用が増えれば、コミュニケーションおよび統合は さらに 困難に なってくるのです。

ベンダーやサプライヤー、顧客などのステークホルダーと外部提携が増えることも、プロジェクトのさらなる複雑化につながります。プロジェクトの作業の35％を一社の委託業者に依頼しなければならないような場合は、適切なソフトウェアとプロセスなしではその管理や監視が困難になるでしょう。 

効率性

プロジェクト管理ソフトなしでは、スプレッドシートへのデータ入力をはじめ、手動作業に時間をかけなければなりません。作業に時間がかかるだけでなく、エラーやデータ紛失などによって、修正にかかる時間も増えてしまうのです。 

プロジェクト管理ソフトは反復的な手動作業を減らし、スタッフはその時間を分析や全体像のプランに当てることができます。この機能によりチームの負担も軽減され、スタッフは自身の作業に集中でき、 満足できるのです。

人というものは結局、反復的で小さい作業を長時間繰り返すよりも、価値のある作業をしている時の方が自身の仕事に対して満足感を得ることができるのです。スプレッドシートが固まったり、3時間かけて作成したレポートを紛失したりすると誰でもがっかりしてしまいます。 

チームメンバーが、増加する作業負荷や、複雑で容量の大きいファイルに対応できない簡素なツールの使用に苦労しているのであれば、プロジェクト管理 ソフトに投資する時期であることは明確と言えるでしょう。

ワークマネジメントソフトウェアの価格はどの程度でしょうか？

プロジェクト管理ソフト（またはワークマネジメントソフトとも呼ばれる）の価格は、以下をはじめとする多くの要素によって 異なります。

• ソフトのベンダーベンダーは自身で価格を決定しますので各企業によって大きく 異なります。
• ソフトの機能すべてのソフトのソリューションが同じ機能を持っているわけではありません。例えば、ベンダーによっては、基本的なモデルのパッケージ、またより高度の ソリューションを持ったパッケージを提供することもあります。
• 貴社の規模プロジェクト管理ソフトの価格は通常、ユーザー数や必要なストレージのスペースによって 異なります。

プロジェクト管理ソフトを取り扱う多くのベンダーは、ビジネスの規模またはアドオン機能によって様々なパッケージを提供します。ワークマネジメントソフトの価格を把握する最善の方法は、まず一流のソフトプロバイダーの製品をチェックし、貴社が必要とする各パッケージの価格を 確認することでしょう。 

市場には無料で提供されるプロジェクト管理ソフトも多数ありますが、これらのソフトには隠れたコストがあります。例えば、多くの無料ソフトにはトレーニングやサポートが含まれていません。その結果、有料のソリューションに比べ、ソフトの導入や継続的なメンテナンス、またシステムの維持費にコストがかかって しまうのです。

またプロジェクト管理ソフトを採用しないことで発生するコストもあります。前の項で説明しましたように、プロジェクト管理ソフトなしではタスクの完了に時間がかかり、エラー発生の確率も高まり、どちらも最終的にはコストにつながって しまいます。

プロジェクト管理ソフトを使うさらなる利点は、コミュニケーションやコラボレーションが容易に取れるようになるということです。コラボレーションやコミュニケーションの不足によって年間13万ドルのコストがかかってしまうことを考えると、最も高額なプロジェクト管理ソフトでさえA 良心的な金額のように思えてきます。

プロジェクト管理ソフトを選択する際の重要な機能

プロジェクトマネジメンのワークフローをツールに採用する際に、チームが必要とする主な機能を識別することは大変重要です。以下に目を向けてください。

1. リアルタイムのコラボレーション：プロジェクト管理ソフトは、チームメンバーとステークホルダー間のコラボレーションを実現しなければなりません。複数のメンバーが同時にシステムにアクセスし、修正できることが必要です。
2. ドキュメントの共有& 保管：プロジェクト管理ソフトには、ドキュメントを共有し保管する機能が必要です。これがプロジェクトのナレッジレポジトリとなります。
3. コスト管理：コストの追跡および報告と、コスト超過の可能性を監視します。
4. レポート：カスタマイズ可能なレポートとダッシュボードでリアルタイムのレポートを実現。重要な基準をベースとしてフィルターし、フォーマットします。
5. 使いやすさ：システムが複雑すぎると、チームはシステムの使用を躊躇します。
6. テンプレートの作成：新規のプロジェクトやアクティビティに取り組むたびに一から構築する必要がないよう、テンプレートを作成しカスタマイズできることが重要です。
7. 警告フラッグ：システムは、アクティビティの遅滞をはじめプロジェクトがスケジュール通りに進んでいない時に、警告や警報を発する必要があります。
8. スケジューリング：スケジュールのベースラインを構築し、実際のスケジュールがベースラインに沿って進行しているかを監視するソフトが必要です。
9. 時間管理：実際にかかった時間を追跡し、進捗状況を監視して労働コストとリソースを監視するシステムが必要です。
10. リソースの配分：システム内のタスクに、リソースの役割（経理担当者など）とメンバー（ジョン・ドーなど）を割り当てます。
11. カスタマイズ：貴組織が実行するプロジェクトやプロセスに適合できるよう、柔軟性を持ったソフトが必要です。
12. 管理& ガバナンス：システムの柔軟性は重要ですが、データを安全に保存し、承認内容を追跡・記録できる十分な制御と制限が整っていなければなりません。
13. 統合機能：財務管理システムをはじめとする貴社の業務システムに適合できるソフトが必要です。
14. 独自のカレンダー：勤務日や勤務時間に合わせて変更でき、一時休業期間や休暇に合わせてアップデートできるカレンダーが求められます。

結論

プロジェクト管理ソフトは、貴社のビジネスに大きな利点と経費節約を提供します。シンプルかつパワフルなワークマネジメントソフトのすべてのメリットを利用される準備ができましたか？必ず貴社の投資に見合うツールをお選びください。