前書き
ビジネス目標に連携したプロジェクトを予算内で期限通りに納品することは、競争の激しい昨今のグローバル環境で成功を収めるカギとなります。ここでプロジェクトマネージャーの力が発揮されます。プロジェクトマネージャーは、組織力や分析的頭脳、すぐれた対人能力を一体化させた非常に複雑な任務を背負っています。
本項ではプロジェクトマネジメントの基本とプロジェクトマネージャーの業務について説明します。
プロジェクトの定義とは
プロジェクトマネジメントの話をする前に、まず「プロジェクト」を定義する必要があります。もちろんこれまでに学校や職場でプロジェクトを実施されてきたと思いますが、プロジェクトとは何でしょうか？
The プロジェクトマネジメント協会は、「プロジェクト」を「独自のプロダクトやサービスおよび結果を生み出すための一時的な作業」と定義しています。
この定義にはいくつか目につく点があります：
- 「一時的な」という言葉は、プロジェクトには始まりと終わりがあることを意味しています。すべてのプロジェクトにはタイムライン、スコープ、およびリソースが必要です。始まりと終わりがある一時的な作業ということは、持続している業務の一部ではないことも意味しています。ここで次の点に目を向けてみましょう。
- プロジェクトの目的は「独自のプロダクトやサービス、結果を生み出す」ことでなければなりません。これはプロジェクトが日々の業務の領域外で特定の目標を達成するために開始することを意味し、プロジェクトチームには通常一緒に働いていないスタッフが加わることもあり、日々の事業運営の領域以外からのリソースも必要になります。
しかしながら、dictionary.comはプロジェクトを「高額の資金や多数のリソース、設備を必要とする大型で主要な事業 」とやや曖昧に表現しています。
どのような場合でも、すべてのプロジェクトには以下が必要です：
- 目標：何を達成しようとしているか？
- タイムライン：いつまでに達成しなければならないか？
- 予算：達成にはどの程度費用がかかるか？
- 関係者：プロジェクトに関心を持つ重要な関係者は誰か？
- プロジェクトマネージャー：必要な作業がすべて完了したことを確認するのは誰か？
プロジェクトは、決められた作業ではありません。日々の業務や維持管理は明確な開始や終了時期がないため、プロジェクトとは見なされません。
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、知識やスキル、ツール、技術を用い、特定の要件に従ってプロジェクトを完了する作業です。問題を特定し、問題解決のための計画を立て、問題が解決するまでその計画に従って実行します。簡単に聞こえるかもしれませんが、実際にはプロセスのすべての段階でかなりの作業が必要です。
プロジェクトマネジメントのルーツは、古くはギザのピラミッドや中国の万里の長城の建築にまで遡ることができます。 しかし現代のプロジェクトマネジメントは、鉄道会社が大陸横断鉄道の建設のために大量の原料を購入し、何千人もの人々を雇用した19世紀に開発されました。
20世紀当初までに、フレデリック・テイラーは、労働者にきつい長時間の労働を求めるよりも、よりスマートに仕事をし、非効率性を改善する戦略を開発し、プロジェクトマネジメントのコンセプトを採用しました。テイラーの仕事仲間であったヘンリー・ガントはこれらのコンセプトを採用し、タスクや一連のタスクの完了時にバーやチャートを使用してグラフを作成し、プロジェクトマネジメントを視覚化する新しい方法を生み出しました。
第二次世界大戦中、軍隊や産業界のリーダーたちはさらに詳細な管理戦略を採用し、最終的にはクリティカルパス手法のようなより標準化されたプロセスに至ったのです。
これらの手法は各産業で採用され、1965年に国際プロジェクトマネジメント協会、1969年にはプロジェクトマネジメント協会が設立されました。2001年にはアジャイルマニフェストの作成によって、アジャイルプロジェクトマネジメント手法が生まれました。
プロジェクトマネジメント領域は競争の激しい領域として変化を続け、変化に迅速に対応し、新しいテクノロジー（自動化、AIなど）が市場に参入してきました。
プロジェクトマネジメントのステージとは
プロジェクトマネジメントの5つのプロセスグループとは：
- 開始：本フェーズの目標はプロジェクトの定義です。
- プラニング：本フェーズにはスタッフ全員が従うロードマップの開発が含まれています。
- 実行とモニタリング：本ステージでは、プロジェクトチームを立ち上げ、成果物を作成します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのパフォーマンスをモニタリングおよび評価し、プロジェクトが計画通り進んでいること確認します。
- クロージング：プロジェクトが完了し、事後確認が行われ、プロジェクトは運用維持を担当するチームに移行されます。
なぜプロジェクトマネジメントは大切なのか
プロジェクトマネージャーとは組織をサポートします：
- プロジェクトの予算、スケジュール、スコープのガイドラインに従って、
- より予測可能なプロジェクトプランと実行プロセスを構築する
- プロジェクトの障害となるものを処理し、問題をより迅速にまた容易に上司に報告する
- 関連するビジネス効果が見込まれないプロジェクトを特定し、中止する
- 効率性を上げる
- チーム内のコラボレーションを改善する
- リスクを特定し、プランを立てる
プロジェクトマネジャーは何をするか
つまり、プロジェクトマネージャーとは、プロジェクトのプラニング、実行、モニタリング、管理、および完了の責任を負っています。しかしそれはプロジェクトマネジメントのほんの一部に過ぎません。プロジェクトマネージャーが担当する業務の一部をご覧ください：
- 計画の構築：プロジェクトの実行において、最も現実的な進行方法を策定し、計画ではプロジェクトのスコープ、タイムライン、予算を含め、また適切なツールを特定します。
- チームの立ち上げ：適切なチームを特定することはプロジェクトの成功に不可欠です。すべてのプロジェクトチームは、イニシアチブのスコープやプロジェクト完了に必要な機能によって異なります。各タスクに必要なスペシャリストや内容領域の専門家をチームに加えることが理想的です。
- タスクの割り当て：プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの各部分での特定のタスクの定義とその期限をチームに伝えます。各チームメンバーは自身が担当するタスクに責任がありますが、多くの場合、チーム内外のメンバーのコラボレーションが必要になります。
- チームの先導：チームが立ち上がりタスクが割り当てられたら、プロジェクトマネージャーはチームが順調に能率よく活動するために目を配ります。各メンバーのステータスアップデートをチェックし、障害物を特定および排除し、意見の不一致を解決し、チームのモラルを高め、トレーニングやメンタリングを提供します。
- 予算の管理：ほとんどのプロジェクトには経費が必要です。プロジェクトの予算を立て、コストを管理することはプロジェクトの成功にとって大変重要です。現実的な支出額と見積額を比較し、必要な場合はプロジェクトの計画を修正します。
- タイムラインの管理：予算面と同様に、プロジェクトマネージャーはチームが期限までにプロジェクトを完了するために、すべてが順調に進んでいることを確認しなければなりません。プロジェクトのライフサイクルを通して実行可能な期限を設定し、常にチームとコミュニケーションを取って状況をアップデートし、詳細なスケジュールを維持する必要があります。
- 関係者との連絡：関係者はプロジェクトの実行において大きな役割を果たします。ここでの関係者とは、プロジェクトの影響を受ける有力者を意味します。プロジェクトマネージャーはこれらの関係者と良好な関係を保ち、オープンなコミュニケーションを維持することが重要です。これらの関係者は障害物を排除したり、チームのモチベーションを高める役割も果たしますが、プロジェクトの方向性に不満を持つと不必要に邪魔をしたり、プロジェクトの進行を遅らせることもあります。
- プロジェクトの引き渡し：プロジェクトの目標が達成された時点でプロジェクトマネージャーの仕事が終わるわけではありません。プロジェクトマネージャーのここでの仕事は、プロジェクトを管理、維持、運用していくチームにプロジェクトをハンドオーバーすることです。この時点でプロジェクトマネージャーは周りから頼られる職務から離れ、新規のプロジェクトを割り当てられます。
- プロセスの文書化：「プロジェクトから学んだこと」を特定し文書化することは、プロジェクトマネージャーとしての自身の成長に役立つだけではなく、将来のために自身の経験を組織内の他のチームに伝達することができます。他のメンバーが同様の間違いを犯すことを防ぎ、 プロジェクトで発見した便利な方法を利用してもらうことができるのです。
プロジェクトマネージャーの資格
一般のプロジェクトマネジメント資格を取得する必要はありませんが、企業によっては資格を持ったプロジェクトマネージャーを求めたり、より高い報酬を提供する場合があります。プロジェクトマネジメントプロフェッショナル (PMP)は最も一般的な資格で、プロジェクトマネジメント協会が発行していますが、他にも様々な認定書があります。その他のオプションをご覧ください：
- Associate in Project Management
- Certified Associate in Project Management (CAPM)
- Certified Project Director (CPD)
- Certified Project Manager (IAPM)
- Certified ScrumMaster (CSM)
- CompTIA Project+ certification
- PRINCE2 Foundation/PRINCE2 Practitioner
- Professional in Project Management (PPM)
- Master Project Manager (MPM)
次のステップ
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プロジェクトマネジメントの基本をご理解いただけたでしょうか？それでは次にプロジェクトマネジメントの手法について学んでいきます。各手法にはそれぞれの目的があり、プロジェクトのタイプによってそれに適した手法とフレームワークを選ぶことが大切です。
次の項ではそれぞれの手法が詳細に説明されています。