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プロジェクト管理のプロセスとは何でしょうか？
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プロジェクト管理のプロセスとは何でしょうか？
ビルの建設、アプリの公開、あるいはマーケティングキャンペーンの開始など、どのようなプロジェクトであっても、成果を出すためには一連のプロセスを必要とします。これらのプロセスは業界や成果物のタイプにかかわらず一貫性を持っています。これらのプロジェクト管理プロセスは、どのような要素で構成されているのでしょうか?
5つのプロジェクト管理プロセス
プロジェクトマネジメント知識体系 (PMBOKガイド) では、プロジェクトの管理で何よりも重要なプロセスを5つの段階、すなわち「プロセスグループ」に分割しています。これらのプロセスグループは、一般的に以下のように定義されます。
- 開始: このフェーズでは、プロジェクトのコンセプトを固め、実現可能性が判断されます。SMEツールキットによると、このプロセスの中で実行するべき活動には、プロジェクトの目標設定、プロジェクトの範囲の定義、プロジェクトマネージャーと主要なステークホルダーの特定、潜在的リスクの特定、予算案とタイムラインの作成などが含まれます。
- 計画立案: プロジェクトマネージャーは次に、コンセプトの考案から完了まで、プロジェクト全体の指針となる青写真を作成します。この青写真には、成果物の作成に必要なリソース、予測される時間と資金の確保、ステークホルダーに最新状況を伝え直接関わってもらうためのコミュニケーション戦略、実行計画、および継続的なメンテナンスに向けた提案といったプロジェクトのスコープが描かれます。プロジェクトが未承認である場合には、この青写真がプロジェクト提案の際に大変重要になります。
- 実行: このフェーズにおいて、プロジェクトマネージャーは、チームの人員配置だけではなく、プロジェクトに必要なものを調達します。プロジェクト目標に向けた業務遂行にあたっては、現場でチームメンバーを効率的に管理しなければなりません。PMは、すべてのチームメンバーと良好な関係を維持し、プロジェクト全体を予算内で実行しながら、プロジェクトの作業を配分し監視していく責任を持っています。したがってPMは、きちんと業務ができてひときわ優れたリーダーでなければなりません。すべてのチームメンバーやステークホルダーと頻繁かつオープンなコミュニケーションをとりつつ、チームの懸念やプロジェクトの過程で生じる問題に対処することがプロジェクトマネージャーに求められているからです。
- 監督と制御: このプロセスグループでは、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの進捗状況を詳細に測定し、プロジェクトが適切に進行していることを確認します。これにはデータ集などの文書や口頭および書面での状況報告などが使用されます。SMEツールキットでは「監督と制御はプロジェクトの計画立案と密接に関係している。計画立案では何を実行するべきかを定め、監督と制御によってそれがどのように実行されたかを立証する。プロジェクトを監視することによって、軌道の維持に必要なあらゆる是正措置や変更を見つけることができる」と説明されています。
- 完了: 完了プロセスグループは、プロジェクトの成果物が作成され、関係者がそれを検証し承認したときに実行されます。このフェーズにおいて、プロジェクトマネージャーは、サプライヤー、外部のベンダー、コンサルタント、およびその他のサードパーティ事業者との契約を終了します。すべての文書はアーカイブされ、プロジェクトの最終報告書が作成され、さらに、プロジェクト計画の最終段階であるトラブルシューティングとメンテナンスが開始します。
プロジェクト管理の手法
標準的なプロジェクト管理プロセスは比較的一定していますが、プロジェクトマネージャーによってこのプロセスの進め方は大きく異なります。実際に、プロジェクトマネージャーがこのプロセスを通じてプロジェクトを管理するための手法は数多く存在します。最もポピュラーなものは、以下のように分類することができます。
- ウォーターフォールやクリティカルパス法 (CPM) といった従来の連続的方法論。これらの手法は通常、建物やコンピュータなど、物理的な製品の構築に最も適しています。
- スクラム、カンバン、エクストリームプログラミング、適応戦略フレームワークなどのアジャイル手法。これらの方法はもともとソフトウェア開発者向けに作られたもので、タスクや優先順位が変更する可能性のあるプロジェクトに最も適しています。
- イベントチェーン法 (ECM) やエクストリームプロジェクト管理など、変更管理にフォーカスを当てる手法。これらの手法は、プロジェクトの期間中の大きな変更に対応し、一定レベルの柔軟性を構築しています。
- リーンプロジェクト管理などのプロセスベース手法。効率性を向上し無駄を省くことに注目し、ほとんどすべての産業に適用することができます。
最適に機能するプロジェクト管理手法は、プロジェクト、組織、およびプロジェクトマネージャによって異なります。
成功のためのスキル
プロジェクト管理プロセスを円滑に実行するには、プロジェクトマネージャがさまざまな組み合わせのスキルと専門知識を持っていることが重要です。有能なPMは、高いレベルの組織化と細部に対する配慮、大きな視野での事業目標に対する理解、リスク管理の能力、高い処理能力、優れたコミュニケーションスキル、そして強力なリーダーシップを行動で示します。プロジェクトマネジメント協会では、自己評価および再評価に対するオープンさも役立つとしています。