リソース計画

キャパシティプラニング

プロフェッショナルサービスのプロジェクトマネージャーにとって、将来を見据え、全体像を見ながら計画を立てることが重要です。プロフェッショナルサービスでは、キャパシティプラニングは、将来のクライアントからの要求を満たすために適切なリソースキャパシティプランを利用できるようにする方法です。

キャパシティプラニングは、現在のリソースレベルを超えた不確定要素を評価するので、組織は将来の運営コストを理解して準備できます。

キャパシティプラニングとは何でしょうか？

PMとリソースマネージャーは、キャパシティプラニングによって組織の将来のニーズを評価し、それに対応します。 将来の需要や過去データ、トレンド、季節による変動、それに加え不規則な状況なども考慮する戦略的で長期的なアプローチが必要です。上記を検討することでPMやリソースマネージャーは実用的データをもとにして意思決定を行います。

特に労働力に関しては、キャパシティプラニングを構築することにより、特定のプロジェクトやイニシアチブにて特定のスキルセットを持った必要数の人材が確保できることを保証します。

ある企業が今後6か月以内にウェブサイトの再設計を開始すると仮定してみましょう。リソースマネージャーはプロジェクトを期限内に完了するために必要な数のコピーライター、デザイナー、プログラマーが揃っていることを確認します。

さらにスタッフを雇用する必要があるでしょうか？不足しているスキルがあるでしょか？スタッフは残業をしたり、現在の作業負荷以上を引き受ける必要があるでしょうか？フリーランサーや業者の助けが必要でしょうか？キャパシティプラニングでバランスを取るために、同様のプロジェクトの人材を確認してみることも有益です。過去データからタイムライン、労働力、コストについての情報が得られます。

企業は「即断即決で」予算を設定することはほとんどありません。キャパシティプラニングによって、数か月前、または数年前に将来の運用費をしっかり把握することができます。

キャパシティプラニングに関する課題

キャパシティプラニングには課題や障害が伴います。

例えば指導者が変更した場合などは、プロジェクトやリソースに関して行われる意思決定の予測が困難になります。プロジェクトのポートフォリオに対して意欲的なアプローチを取るPMもいれば、保守的なアプローチを取るPMもいます。将来の指導者が不明確であれば困難な場合もあるのです。

それに加え、従業員の作業負荷に対する可視性の欠如も効率的なキャパシティプラニングの障害となります。可視性が欠如すると、どのプロジェクトにどのリソースが利用できるのか、またどのリソースが過剰に使われているか、また十分使われていないのか、どのリソースが不足しているのかが評価できません。

キャパシティプラニングのヒント

効率的なキャパシティプラニングプロセスを達成するために以下を実行してください。 

• 需要とキャパシティの要件を分析する リソースマネージャーはデータを基にして、特定な時期またはプロジェクトタイプが、リソース増加の必要性、または現行リソースの作業負荷の増加を示していると判断することもあります。これは重要なデータです！
• 現在のキャパシティおよび計画されたキャパシティを評価する スタッフの増加が必要ですか？現チームは作業負荷を増やす余裕がありますか？今後のプロジェクトに必要なスキルが不足していますか？
• キャパシティと、需要および将来の目標を整合する プロジェクトマネージャーやリソースマネージャーは、通常、何が起こっているかについて少なくとも大まかに理解しています。このような見識は、主要目標の達成に必要な人材およびその他のリソースに対する現在の状況を整合する際の助けになります。

個々の作業負荷に可視性を提供するソフトウェアソリューションはすぐれたキャパシティプラニングに役立ちます。リソースマネージャーは、Wrikeの作業負荷ビューツールから各チームメンバーの短期的および長期的な可用性を確認できます。これは複数のプロジェクトを同時に実行するチームにとって特に有益なツールです。

Why is resource planning important?

Even before a project moves into the execution phase, it is important for project or resource managers to look ahead at what will be needed throughout the project’s life cycle. Based on the length and nature of a particular initiative, a project manager should have a good idea of who and what is required to accomplish critical tasks that will ultimately result in project completion. 

Resource planning is more effective when project managers have visibility into workloads and can forecast demand, review historical project data, and utilize team members based on skills, location, performance, and availability. Much of this can be accomplished with project management solutions such as Wrike.

Taking care not to overutilize resources in a project setting is one way to prevent productivity killers such as employee burnout. According to the Mayo Clinic, employee burnout can occur when a worker is experiencing stress in the workplace, work-life imbalance, or a lack of control over their workload. Business Insider notes that 40-50% of American workers experience burnout, meaning it is more critical than ever to have an effective resource planning process in place.  

Resource planning for professional services keeps projects running smoothly and sets the stage for on-time and on-budget project delivery. It also helps firms understand their ability to take on new work based on the future capacity of their workforce — otherwise known as capacity planning. 

Effective resource planning and allocation can be the difference between project failure and success.

What is a resource plan?

A resource plan is a guiding document that a manager uses to effectively identify, allocate, and monitor a project’s resources. It contains detailed information on all the available resources and how they will be used and managed. Think of it as a roadmap that can be consulted throughout a project to ensure it is on the right track. 

Typical components of a resource plan include:

• Resource list
• Team roles
• Resource location and contact information
• Equipment/material costs
• Vendor/freelancer contracts
• Overall budget
• Milestones and due dates
• Performance metrics
• Issue log

Resource plans are an essential document for any resource manager, so it’s vital to ensure they are accurate and do not omit any crucial details.

How to make a resource plan

There are four simple steps to creating a resource plan:

1. Make a list

List all the available resources for your project. This includes your finances, equipment and other materials, team members, and external contributors (e.g., freelancers). Add all the relevant information, including contact details and where your resources are located. Your list should be as detailed as possible, so you don’t have to waste time looking for information when you need it.

2. Schedule a meeting

Before you assign project roles and responsibilities, it’s a good idea to bring your team members together to discuss their personal abilities and capacity. Issues can crop up if a resource manager assigns a task to someone who does not have the required training or bandwidth to complete it. This is also an ideal opportunity for individuals to pair up with a similarly skilled colleague to split a task.

3. Add a calendar

Now you know who will be working on what tasks, you can create a resource calendar to monitor specified working hours, company holidays, and planned time off. Align this with key project milestones to ensure nothing gets missed. Your calendar should also track the timeframe of resource consumption — for example, a new shipment of project materials might last two weeks. 

4. Create a budget

Controlling costs is an integral part of resource planning. A detailed project budget will help you keep track of spending and ensure you don’t run out of resources before your project is completed. Match your resource costs to your available funds, adding a buffer for unexpected costs. If your team previously worked on a similar project, you can use this data to make your current budget. 

Once your resource plan is in place, you should consult it regularly as part of the monitoring process.

Resource planning tools

There are many different tools and features that can help with resource planning. It’s advisable to opt for a software solution that includes the following features:

• Templates: Save time with ready-made templates for each aspect of your resource planning and allocation. Complement your resource plan with a product roadmap, view team workloads at a glance with Kanban boards, and keep stakeholders in the loop with a solid communication plan.
• Calendars: As mentioned, calendars are an integral tool for resource planning. With shared calendars, you can keep track of multiple team schedules, spot potential bottlenecks early, and readjust deadlines if necessary.
• Time tracking: Encourage your teams to use a time tracker so you can quickly assess how long each task takes and allot resources accordingly. When you track time, you build up a valuable bank of data to use for future resource planning, improving your accuracy with each project.
• Reports: Monitor your resources on a daily or weekly basis with automated reporting tools. Regular insights will help you analyze your team’s performance, balance workloads, track billable hours, and stay within budget.

Choosing an all-in-one software platform such as Wrike means you can consolidate the above tools in one place, increasing efficiency and simplifying the resource planning process.