プロフェッショナルサービス用プロジェクトソフトウェア

従業員稼働率とPSAソフトウェア

プロフェッショナルサービス組織にとっての任務は、時間通りに予算内でプロジェクトを完了することです。そのためには可視性の向上、非効率性の排除、開始から完了までの進捗状況の追跡を自動化するソフトウェアの統合が必須です。PSA（プロフェッショナルサービスオートメーション）ソフトウェアがここでお役に立ちます。 

PSAソフトウェアにはタイムトラッキング、プロジェクトレポートと分析、リソース管理などの重要な機能が含まれています。 

多くのチームは特定のタスクの進捗状況の追跡にスプレッドシートや共有ドキュメントを使用していますが、柔軟性を持ったPSAソフトウェアによってその作業が格段にアップします。手動でスプレッドシートを更新したり、ソフトウェアソリューションを切り替えたり、反復作業に時間をかけることは時間の無駄です。 

PSAソフトウェアはどのような時に使われるでしょうか？

A 2018年度Clio Legal Trends Reportによれば、弁護士の平均稼働率は30％となっています。これは請求可能な作業に費やした1週間の労働時間を40時間とした場合、1日当たり2.4時間になります。それ以外の時間は「タイムエントリーの記録とまとめ」や「ソフトウェア間での情報転送」および「物理的およびデジタルのワークスペースの構築」などの作業に使われています。

「タイムエントリーのまとめ」などの簡単な事務作業を自動化することで、クライアントに直接かかわる作業に集中する時間をさらに確保できるのです。Wrikeが2019年に公表した「プロフェッショナルサービス業務のベンチマーク」レポートでは、回答者の22％が請求書などの事務作業が自動化されれば1週間に50％余分に仕事ができると答えています。

Wrikeのタイムトラッキングツールでは、タスクの開始時と終了時にマークをつけます。その後この情報が一元化されたロケーションに自動で集約されますので、アプリ間を移動したり時間の手動計算などの時間のかかる作業を最小限に抑えることができます。ユーザーはタイムログの履歴を変更できませんので、収集したデータの整合性を保持できます。

請求可能時間がフォローができることにより、従業員稼働率の追跡と請求可能活動/請求不可能活動の見極めが可能になります。またデータを使ってクライアントの作業が多すぎるか、少なすぎるか、適切な量であるかを判断できます。

詳細なプロジェクトレポートと分析は、クライアントへのレポートを簡素化するための見識を提供します。Wrikeを使ってデータを基にした詳細のレポートを作成することで、クライアントが求める情報の検索時間を削減できます。

ERPソフトウェア

ERP（エンタープライズリソースプランニング）ソフトウェアは、事業運営にまつわる多くの不確定要素を管理することによって組織を支援します。ビジネスには財務要件、運営要件、またリソース管理要件に対応し、すべてをカバーするソリューションが必要なのです。

理想的には、ERPソフトウェアは、サプライチェーン管理ツール、CRMツール、会計および請求ツール、セールスツール、ビジネスインテリジェンスツールなどを一体化した機能が求められますが、これはかなり高額になります。

高額のERPは、中小企業や成長中の企業にとっては高価すぎて手の届かないソリューションかもしれません。ERPfocusは、中小企業および大企業がERPシステムを導入する場合、ユーザー1人当たりのコストは 7,143ドルから8,542ドル程度であると報告しています。

その一方、ERPソフトウェアの利点はプロフェッショナルサービス組織内の最も重要なアクティビティの統合で、大きなメリットをもたらします。 Softwarepathが2019年に公表したレポートでは、サービス組織の34.4%がERPシステムを使用しており、「必要な製品やサービスを提供するために多数の労働者を管理する」必要性に言及しています。

ERPソフトウェアの種類 

ERPシステムの主なタイプはオンプレミスまたはクラウドベースです。名称からわかるように、オンプレミスソリューションは組織の設備内に設置されており、通常オフィス内に設置されて社内のITが制御しており、クラウドベースのERPソフトウェアはクラウドに保存されています。

Software Adviceは各ERPの価格設定の違いについて説明しています。クラウドベースのERPソフトウェアは月額料金を支払いますが、オンプレミスは一般的に永久ライセンスの価格を一度に払い、高額な初期投資コストが必要になります。  

上記で説明しましたように、ERPソフトウェアのコストが大きな障害となることもあり、強力で高価な「すべてをカバーする」ビジネスプロセス管理システムへの投資に必要な資金を有する組織に適しています。 

リソース管理ツール

プロフェッショナルサービス組織にとって、すぐれたリソース管理はプロジェクト成功の中心となります。このプロセスを最適化するにはトップダウンの可視性を大きく向上する必要があります。作業負荷や役割、責任、人員の空き状況を明確にするにはリソース管理ツールが極めて重要になります。

すぐれたリソース管理ソフトウェアがない場合、効率的に容易に管理できるプロジェクト作業に時間が取られ、人的ミスにつながります。

リソース管理の課題とは何でしょうか？

リソース管理に関しては、可視性の不足が極めて重大な課題となります。現在また将来のプロジェクトにどのリソースが利用できるかが明確でなければ、キャパシティプラニングや需要管理などのプロセスはかなり困難になります。

戦略的および意識的なリソース管理がない場合、従業員の作業が大きく増加し、燃え尽き症候群につながります。

仕事の依頼が突然に来た場合、リソース管理がさらに困難になります。Wrikeが2018年に公表した State of Creative Teamsレポートでは、回答者の35%が週に少なくとも1度はアドホックのリクエストがあると答え、さらに22％はこのタイプのリクエストを週に 数回受けると答えています。これは理想的ではありませんが、避けることは困難です。 リソースマネージャーが直面する課題の1つは効率的な受け入れプロセスの確保です。

マネージャーはWrikeのリスエストフォームを使って、部門間を超えたリクエストを容易に管理できます。不明確な口頭またはメールでのリクエストを排除し、時間のかかるミーティングにかかる時間を生産的な作業に費やすことができるのです。

リソース管理ツールはプロフェッショナルサービスチームにとってどのように役立つでしょうか？ 

効果的なリソース管理ツールは、チームのワークフローに可視性と説明責任を構築しながら、上記で説明した弱点に対処します。Wrikeのリソース管理ツールで、PSチームは以下を実行できます。

タスクの優先順位を楽に付け直すことで、クライアントからより多くの作業を引き受ける
プロジェクトマネージャーは、事務作業やクライアントに直接関連しない作業のスケジュールを容易に建て直し、優先順位を付け直して、クライアントの請求可能な作業にあてる時間を増加できます。作業負荷に変更があった場合、担当者にはリアルタイムのアップデートが届きます。

作業負荷のバランスを取り、ベンチタイムを削減する
仕事が多すぎるメンバーと少なすぎるメンバーが出ることを避けることはできません。プロジェクトマネージャーは仕事を抱え過ぎた従業員の負担を減らし、どのチームメンバーが仕事の受け入れに余裕があるか評価することによって、戦略的なリソース管理を実現できます。

役割と責任をさらに明確にする
プロジェクトの関連者が自身の役割と責任を理解していない場合、プロジェクトは簡単に失敗します。Wrikeを使えば、各チームメンバーが自身の作業負荷や締め切りを確認でき、プロジェクトのライフサイクルが進むにつれてタスクをアップデートできます。

スキルまたはリソースの不足を識別する
リソースマネージャーは現在利用できるリソースのみを確認しているわけではありません。プロジェクト管理におけるキャパシティプラニングによって、組織は将来のイニシアチブにどのようなスキルが必要かを確認できます。現在のリソースの可用性がわからない限り、企業は将来のプロジェクトを効果的にプランすることはできません。

プロジェクトとポートフォリオの成功は、適切なプロジェクトに適切なリソースが利用できることに依存しています。リソース管理ツールの利用によって、組織は戦略的なプロジェクト、雇用、予算に関する意思決定が可能になり、これは最終的には組織の成長につながります。 

プロフェッショナルサービスのためのWrike

プロフェッショナルサービス組織は、競争力を持つために、またさらに収益性を上げるために、自社のニーズを予測するワークマネージメントソフトウェアが必要です。Wrike ージではそれ以上が達成できます。

Wrikeのプロフェッショナルサービスソフトウェアとは？

Wrike は直感的に使用できる包括的なソフトウェアソリューションで、主要なERP、PSA、およびCWMのソフトウェア機能を統合しています。

Wrike はユーザーへ以下の機能を提供します。

• アドバンスドアナリティクス
• プロジェクトポートフォリオ管理
• リソース管理
• タイムトラッキング
• CRM統合
• オンボーディングテンプレート 
• Quickbooks統合 
• Wrike Proof およびその他 

利益率を促進しクライアントの期待に応えるには、プロジェクトのライフサイクルのすべてのステップにおいて可視性が求められます。Wrikeをはじめとするクラウドベースのソフトウェアソリューションは、タスク管理、リソース管理、ビジネスインテリジェンス、時間および経費のトラッキング機能、コラボレーションツールなどを1つのツールにまとめ、 そのギャップを埋めます。

高レベルの可視性により、組織はデータに基づいた戦略的な意思決定を行いながら、チームの効率的なコラボレーション作業を実現します。

プロジェクトの納品時間を短縮する
反復作業を自動化しテンプレート化することで、時間のかかる非効率な事務プロセスを削減します。ユーザーはプロジェクトの納品をスピードアップし、一元化されたコミュニケーション機能を使ってよりすぐれた迅速なコラボレーションが可能です。加えて、リアルタイムのアップデート機能で常にチームメンバーに最新情報を共有します。  

不効率なレビュー・承認プロセスもまた多大な時間の浪費につながり、クリエイティブチームの40%が時間通りに承認が完了しないと報告しています。 Wrike Proofは承認プロセスを合理化するので、チームは迅速にコラボレーションを取ってフィードバックを統合できます。

リソース割り当てを最適化する
使いやすいドラッグ・アンド・ドロップのリソース割り当てを使ってチームの作業負荷を調整します。アドホックのリクエストを管理し、短期および長期のイニシアチブに向けて戦略的なリソース管理を実行します。

利益の伸び
リソースを最適化することで、延々と続く事務作業の代わりに請求可能な作業に時間を掛けます。それに加え、プロジェクトのレポートと分析がより強力な成果を生み出すための戦略的な意思決定を可能にします。

堅固で使いやすく、手頃な価格のプロジェクトソフトウェアと言えば、まずWrikeが挙げられます。Wrikeを利用すれば、ユーザー同士が容易にコラボレーションを取り、リソース管理や請求、さらに多くのプロセスを管理できます。

Wrikeの柔軟で直感的な作業管理機能を230万人のユーザーがすで利用しています。詳細はこちらからご覧ください。