ポルトガルを拠点とする国際的な税務法律事務所であるRPBAは、所得税と固定資産税に重点を置くニッチな法務サービスを提供しています。同社は、優れた法律事務所と弁護士をランク付けするChambers Europe 2013に選出されました。
導入時の状況
法務プロジェクトが複雑性が増し、基本的なスプレッドシートやメールでは管理できなくなりました。
法的手続きはプロジェクト主導であり、個別に期限が設定され、相互に依存し合う多数の手順があります。一部の期限は交渉可能でスケジュール変更できますが（チーム内のミーティングなど）、変更が不可能な期限もあります（法廷審問など）。複数のプロジェクトを巧みに処理する複雑性に加えて、クライアントがさまざまな場所や管轄区域に分散していることに目を向ければ、RPBAが直面している課題を認識できるかと思います。さらに、すべての法的手続には、些細ではあるものの重大な情報が数多く含まれているため、RPBAにはプロジェクト情報を保管し処理するための堅牢で制御されたシステムが必要でした。同社の高水準サービスとは全く相いれない、不適切な管理という高いリスクを最小化する方法が必要でした。RPBAのマネージングパートナーであるルカード・ダ・パルマ・ボルヘス氏は次のように述べています。「このような状況の中で、それぞれの期限を把握し、複雑なプロジェクトを管理し、効率的にコラボレーションを図ることは困難でした。Wrikeを使用するようになった今、OutlookやExcelのみに頼っていたやり方は、はるか昔のプロジェクト管理のように思えます」。
「プロジェクトを効果的に管理し、リスクを低減するツールによって、Wrikeは当社の日々の業務を一変させました。そのため、作業に対する自信が高まり、失敗の懸念が少なくなりました」。
導入の成功
WrikeはRPBAの専任弁護士9名の法的プロセスを管理するための完璧なツールになりました。
RPBAのチームの全員が、複雑な期限のすべてに対応できる唯一の方法を見つけました。カスタムテンプレートを使用して、クライアントのプロジェクトを管理し、プロジェクトのタイムラインを共有するのです。Wrikeを使用して、タスクと文書をすべて単一プラットフォームで共有すれば、法的文書を共同で作成する方法を刷新することができます。Wrikeのおかげで、RPBAチームは厳しい期限に絶えず注意を払いながら、プロジェクトのスケジュールが変更された場合も柔軟に対応できます。「当社のワークフロー、期限、プロジェクト文書を管理できるプロジェクト管理アプリを見つけました。このアプリは、柔軟性と信頼性があるだけでなく、使いやすいシステムになるでしょう」。プロジェクトのあらゆる段階を容易に連携させ、必要に応じてスケジュールを即座に調整できるようになったパルマ・ボルヘス氏はこのように述べています。
チームの強み
タスクの共有
チームメンバーは、法的文書をプロジェクト計画とともに、すべて単一システム上で共有、編集、検討、および保存できることが非常に便利であることに気付きました。メモやコメントを追加するときは、チームメンバーは該当メンバーに@メンションを使用して知らせるだけで済むようになりました。そのメンバーには、コメントについての通知が即座に送信されます。これにより、メールを検索したり、同僚を探して更新情報を伝えるために時間を費やす必要がなくなります。
カスタムテンプレート
新規プロジェクトの開始時に、チームメンバーは、次の2つの事例で繰り返しタスクを作成します。1つ目の事例は、タイムライン上で他のタスクのスケジュール変更による影響を受けない厳しい期限を示します。これは、マイルストーンに変わります。2つ目の事例は、プロジェクトのスケジュールをチーム内で調整し、中間目標を達成するために使用される事前期限がある単純なタスクです。
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