Hootsuite 社は Wrike の導入で世界中の拠点間のコラボレーションを実現

例えば、事業が成長していた初期の段階では、マーケティング担当者は締め切り通りに顧客や見込み客宛のメールを送付することで精一杯で、適切にターゲット顧客を設定してそれに合ったメッセージを届けるような余裕がほとんどありませんでした。

Hootsuite 社の顧客ライフサイクルマーケティングコーディネーターのエミリー・ヴァション氏はこう語っています。「対象となる顧客に合わせて、その方に本当に響くよう、可能な限りカスタマイズしたメッセージを送りたいと私たちは考えています。しかし、私たちの業務範囲は広く、担当するタスク量も膨大で、オペレーション担当者への依頼量に応じて仕事の量にも大きな変動がありました。このため、適切に業務を管理していないと結果として顧客体験を損ねてしまうことになっていました」。

成功の理由

Wrike の導入で従業員同士の距離の遠さが問題でなくなり、業務の見える化も進んだことで、Hootsuite 社のマーケティング部門は顧客体験の向上に注力できるようになりました

Wrike 導入で、膨大なタスクの管理と進捗がワンツールに集約され、業務の消化量などの生産性に関するレポートも瞬時に作成できるようになりました。顧客ライフサイクルに応じたマーケティングを担当するエミリーは「私たちが必要な業務情報はすべてそこにある。Wrike がそのような情報の集約場所になりました」と述べています。

また、メールやスプレッドシートに散らばった情報を検索して時間を浪費することもなくなりました。エミリーは次のように述べます。「部門や職種を越えてさまざまな関係者とメールでやり取りを行っていると、メールにあった情報や行うべきだったタスクが受信トレイの中で埋もれてしまうことが多々あります。しかし、メールのかわりに Wrike でやり取りを行えば、すべての業務情報が Wrike に集約され、お互いの業務状況が可視化されるとともに、複数の担当者が関わるプロジェクトでも期限通りに完了できるかどうかにチームが確信を持てるようになりました。」

また、Hootsuite 社のリソースマネージャー、サイモンも次のように付け加えます。「マーケティングのオペレーション部門が過去に直面してきた課題−−私自身も当事者として経験してきました−−は、管理ツールに汎用性が欠けていると、結局チーム内にメールやスプレッドシートを使い出す人が現れてしまう点です。Wrike に出会うまで、私たちは、必要な情報を必要な時に取り出せるツールを見つけられていなかったのです。」

進行中のすべてのプロジェクトの進捗を可視化できたことで、Hootsuite 社は、地理的に離れて共同作業を行うマーケティング部門内でのタコツボ化を防ぐことができました。リソースマネージャーのサイモンは次のように述べます「Wrike に業務情報を集約できたことで、部門と部門の間の垣根も壊すことができました。Wrike で仕事のやり取りを進めている限り、たとえ物理的に離れていても、その業務情報には誰もがアクセスできるからです。これによって、自分が世界中のどこにいても、同僚がどのような仕事を行っているかが分かるようになり、会社として一丸となって顧客へのメッセージを届けていく体制が整いました。」

Wrike によって、Hootsuite 社では拠点間の距離の問題が過去のものとなり、プロジェクトをより効率的に進めることができるようになりました。これにより、マーケティング部門のオペレーション担当者は、顧客体験の向上に注力できるようになったのです。前述のエミリーは「Hootsuite 社は、顧客にとっての利便性という点をとことんまで追究している会社です。私たちは常に最高の顧客体験を届けようと努力しています。Wrike があることで、プロジェクトの開始時からメンバーの意識を揃えることができ、顧客観点での施策を考え抜けるようになりました」

Wrike の導入で実現できたこと

製品のリリース計画を Wrike のカレンダーで共有

Wrike には分かりやすいカレンダー機能が搭載されているため、複数部門が関わるリリース計画の調整を Wrike を離れずに行えます。Hootsuite 社のリソース管理を担当するサイモン氏は次のように述べます。「Wrike の新しいカレンダー機能にはとても興奮しました。この機能により、マーケティングキャンペーンや製品リリース、新機能のリリース、サードパーティ製品との連携のリリースなど、本社と各拠点でのあらゆる施策のスケジュールを調整できるようになりました。これによって、各リリースやキャンペーンで発信するメッセージをより練り上げることができるようになりました」。

Wrike Proof アドオンを活用したオンライン校正

Wrike のオンライン校正機能を利用することで、Wrike 上で直接、デザイン部門が作成した PDF へのコメントなどのフィードバックを返すことが可能となりました。「なぜその PDF が必要なのか」「納期がいつか」といった情報はタスク内に含まれているので、対応スピードも上がりました。サイモン氏は「Wrike Proof は素晴らしいツールです。普段仕事のやり取りを行っている Wrike 上で直接校正を行うことができ、校正のやり取り自体を Wrike に残せる点は素晴らしいとしか言いようがありません。今では、他のツールにこうした機能がないことが信じられないくらいです」と述べています。

作業負荷チャートで業務負荷を管理

Wrike の作業負荷チャートにより、各メンバーの負荷状況が可視化され、特定のメンバーが業務を抱え込んで燃え尽き症候群に陥ってしまうような事態を防ぐことができます。顧客ライフサイクルに沿ったマーケティングを担当するエミリー氏は次のように述べています。「作業負荷チャートがあることで、リソース管理の仕事がぐっと楽になりました。チームの各メンバーが現在どのような仕事を抱えているかを明確に把握できるので、新しく担当者を決めなければならないプロジェクトがある時にも、誰に割り振ればよいのかがすばやく分かります」。