IntelcoがWrikeで業務効率を向上
これは、おそらく共感したり、過去の思い出をかき立てたりできるストーリーなので、きっと気に入っていただけるはずです。 Intelcoは、高速道路、空港、エンジニアリング、小売、繊維などの大規模な産業グループにサービスを提供するソフトウェア企業です。 イタリアのグッサーゴに拠点を置く同社は、人事管理を外部委託する企業にとって真の戦略的パートナーです。 同社は、人材管理プロセスを最適化、合理化、デジタル化するための約42のモジュールで構成されるIntelco所有のプラットフォームであるIRISソフトウェアの「テーラーメイド」カスタマイズにより、幅広いサービスを提供しています。 2019 年、同社はあまりにもありふれたシナリオに直面しました。 彼らのチームはさまざまなシステムで作業していたため、可視性を高める必要があり、作業を効率的に追跡したり、進行中の作業や完了したプロジェクトの履歴を確認したりすることができませんでした。 彼らは、プロセスを最適化し、よりスマートに作業する方法を見つけようと決心しました。 変更管理が必要でした。 変化は恐ろしいように思えましたが、コラボレーションの改善とプロセスの合理化という最終目標を達成するには変化が必要であることを彼らは知っていました。 IntelcoのプロジェクトマネージャーであるMattia Ronchi氏とPaolo Baiamonte氏（以下MR & PBと表記）に話を聞き、彼らのワークフロー、主な問題点、そして彼らがWrikeを選んだ理由について詳しく学びました。 Intelcoはこれまで、どのように作業を管理し、追跡していたのでしょうか。 MR & PB: 以前は、すべての作業スプレッドシートと手書きのメモで管理していました。 特に当社のサービスチームは、メールと電話に頼っていました。なぜなら、クライアントは最初にサービスチームにメールまたは電話をしないと新しいリクエストを開始できなかったからです。 そのため、修正が必要なバグや変更リクエストが送信されるたびに、サービスチームには大量の問い合わせが殺到していました。 それは理想的ではなかったし、もっと良い方法があるはずだとわかっていました。 チームがより良いソリューションを探す動機は何だったのでしょうか？ MR & PB: すべては、チケットシステムのアップグレードと新しいリクエストへの対応から始まりました。 明らかな問題は、リクエストを受け入れるチャネルが複数あることでした。 すべてを処理するための、統合された、追跡しやすいシステムが必要でした。 しかし、プロセスを合理化し、より多くのチームがすべての部門が行っている作業を可視化し、コラボレーションできるようにしたいとも考えていました。 ここで重要なのは、すべてを1か所で実現したかったということです。 [postbanner] 評価プロセスについて教えてください。また、Wrikeに決めた理由を教えてください。 MR & PB: 組織変革の導入は簡単ではありませんが、変革管理が必要であることはわかっていたので、作業管理ソリューションを探しました。 どのソリューションが私たちのニーズに最も適しているかを判断するため、複数の製品デモを見ました。 すべてのデモの後、どのプロバイダーもニッチすぎたり、ソフトウェアが重かったり、必要なものにカスタマイズできなかったりして、感心しませんでした。 Wrikeを見てみると、そのプラットフォームがいかに堅牢で、私たちが希望する作業方法に合わせてカスタマイズできるかが明確になりました。 他のプラットフォームはWrikeほど柔軟ではなかったため、大きな違いが生まれました。 例えば、 リクエストフォーム は、プロセスを簡略化し、適切なチームメイトを即座に自動割り当てしてくれるので、私たちが望んでいた以上です。 リクエストフォームは作業の優先順位付けに役立ち、毎朝チームが到着したときに、Wrikeでやるべきことの優先順位付けされたタスクを簡単に確認できるため、何をすべきかを推測する必要がなくなります。 Intelcoのどのチームが作業の管理とコラボレーションにWrikeを使っていますか？ MR & PB: 私が変革管理プロセスの先頭に立つのを手伝ったので、サービスチームと並んで、プロジェクト管理チームがWrikeを最初に利用するようになりました。 すぐにうまくいっていることが分かると、その噂はマーケティング、法務、財務、ITなどの他の部門にも急速に広まりました。 今日に至るまで、会社全体がWrike内で作業しています。 この製品が素晴らしいもう1つの点は、Intelcoの各部門が専用スペースを持っており、そこでプロジェクトを設定し、活動を追跡できることです。 すべての作業別々に保管しながらもWrikeに保管できるので素晴らしいです。 Wrikeのどの機能を最もお勧めしますか？ MR & PB：リクエストフォームを使用すると、 ブループリントに結びつけて、数回クリックするだけで本格的なプロジェクトを立ち上げることができるので、それが素晴らしい機能だと思います。 Wrikeを使用する前は、仕事に費やした時間を追跡していませんでしたが、今は タイムシート を使用して追跡しています。もうこれなしでは、やっていけません。 タスクごとに費やされた時間をリアルタイムで監視できます。 可視性が高まり、費やした時間が記録されるので、計画や予測がしやすくなります。 可視性に関して言えば、私たちが愛する他の機能には、Wrike Analyzeを介してカスタムのダッシュボードを作成できる点が含まれます。 マネージャーを含むすべての人が、リリース中のプロジェクトとそれぞれのステータスを確認できます。 メール、スプレッドシート、手書きのメモなどを探し回る必要はもうありません。すべてWrikeにあるからです。 すべての作業とコラボレーションがプラットフォームで行われているだけでなく、これらの機能のおかげで、他のチームと比較してどのチームが最もパフォーマンスが高く、どこを改善する必要があるかをすばやく把握できるようになりました。 Wrikeを使用するIntelcoの今後の計画は？ MR & PB：すべての新入社員は初日からWrikeの研修を受けることになっています。また、Wrike
スプレッドシートとプロジェクト管理ツールをシームレスに連携させる 4 つの方法
プロジェクト管理アプリ、顧客関係管理プラットフォーム、動的データベース。あらゆる種類のタスクに対応するツールがあふれているように思えます。 それでも、スプレッドシートはまだいたるところにあります。 毎回交換しようとするべきでしょうか？ それとも結局その全部を受け入れるべきでしょうか？ そのどちらでもありません。 代わりに、スプレッドシートと他のツールを一緒に使うべきです。 そうすれば、データのコピーと貼り付けを延々と繰り返したり、その他の手作業を行ったりする必要がなくなります。 ここでは、作業を統合し、他のツールとともにスプレッドシートを最大限に活用する4つの方法を紹介します。 Wrikeを無料でお試しください 仕事にスプレッドシートが最適なケースを認識する 近年、SaaS市場が巨大化しているにもかかわらず、一部の仕事において、まだスプレッドシートを好む人もいます。 スプレッドシートが好まれるタスクの例をいくつかご紹介します。 予算編成: しっかりとした計算式とデータベース機能を備えているため、スプレッドシートは特定のプロジェクト、チーム、さらにはビジネス全体の予算を管理するための優れた方法であることに変わりはありません。 複数のソースからのデータの処理: 使用するツールのほとんどはデータを CSV ファイルとしてエクスポートできるため、スプレッドシートは、新しいソフトウェア連携のたびに費用をかけることなく、これらすべてのデータを処理するのに最適です。 SEO管理: 検索エンジン最適化 (SEO) ツールは、コンテンツが検索結果でどの程度ランクインしているかを追跡することに関してはクラス最高ですが、これらのツールのデータは必ずしも共有しやすいとは限りません。 スプレッドシートは、そのデータを共有したり、分析したりするのにも最適です。 これらは、スプレッドシートが役立つタスクのほんの一部です。 しかし、便利だからといって、他のツールを置き換える必要はありません。 作業の大部分がWrikeのようなプロジェクト管理ツールで行われている場合でも、スプレッドシートをワークフローに統合する方法を簡単に見つけることができます。 ワークフロープロセスのベストプラクティスを概説する場合でも、連携を使用する場合でも、必ずスプレッドシートがプロセスのどの部分に適合するのかを計画し、可能な限りシームレスな連携を実現するための措置を講じてください。 [postbanner] スプレッドシート専門家に頼る方法を学びましょう どのチームにも 1 人のスプレッドシートマスターがいて、数分、2、3 行、ある程度のデータでほぼ何でもできます。 詳細なレポートを作成する場合でも、ダッシュボードを作成する場合でも、大規模な会議の出欠を取るなど、チーム固有の問題を解決する方法を見つける場合でも、スプレッドシート専門家ならこれらのツールを本当に活用できます。 プロジェクト管理、スケジューリング、データベース管理、またはその他の機能に対応するクラス最高のツールがあっても、スプレッドシートはあれば便利なツールです。 新しいソフトウェアを購入しなくても、近くにいるスプレッドシートのマスターに特定のユースケース向けのソリューションをすばやく作成してもらい、必要な新しいプラットフォームの予算が確保されるまで使用することができます。 スプレッドシートは、他の点では素晴らしいツールスタックの穴を埋めるのに役立ちます。 しかし、身近なスプレッドシートの専門家がスプレッドシートをあらゆるものに変えることができるからといって、そうすべきだという意味ではありません。 プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、特定のツールを他のツールよりも優先して使用する場合を明確にし、必要に応じてスプレッドシート専門家を解放してあげることができます。 Wrikeを無料でお試しください スプレッドシートを愛するチームを受け入れてください チームによっては、他に何があろうと関係ない場合もあります。スプレッドシートは何年もの間使ってきた方法であり、それに匹敵するものはありません。 Microsoft Office や Google Workspace のプランを利用しているすべての企業にスプレッドシートツールが用意されているように、最も利用しやすいツールの1つであることや、特定の職種で受けるトレーニングの一環であるからかもしれません。 会計士、データアナリスト、人事スペシャリストを思い浮かべてください。 スプレッドシートに多くの時間を費やすと、スプレッドシートがあらゆる問題の解決策であると考えがちになります。 これらのチームに、スプレッドシートを使わずに作業を進めるように説得してみることもできるかもしれません。 しかし、それは、本当に誰かの時間の最高の使い方なのでしょうか？ すべてのことにスプレッドシートを使用するチームもあることをそのまま受け入れるのが最善かもしれません。 なぜなら、 作業の大半にWrikeを使っていても、シームレスに連携できる方法があるからです。 それぞれの長所をお気に入りのツールと組み合わせてください 適切なプラットフォームがあれば、スプレッドシートだけで作業するチームのことを心配する必要すらありません。 選択したツールを離れることなく、またスプレッドシートで作業していることに気付くことなく、シームレスに共同作業できます。 その方法は？ Wrike Sync by Unitoを使ってです。 他のチームが構築しているスプレッドシートのメリットを享受しながら、すべてWrikeで作業できます。 Wrike Syncはコード不要の連携アドオンで、データをスプレッドシートからWrikeへ、またはその逆にデータを送信すると同時に、両方のツールですべて同期した状態に保ちます。 それでは、これで何ができるのでしょうか？ Wrikeレポート用にスプレッドシートからデータを引き出す: Wrikeには強力なレポート機能がいくつかありますが、他のプラットフォームのデータを使用する必要がある場合は、すべてを手動でエクスポートすると膨大な時間がかかります。 Wrike Syncを使用すると、すべてのデータがWrikeに保存され、自動的に最新の状態に保たれます。 Wrikeのデータをデータベースに取り込む: チーム重要なデータベースにスプレッドシートを使用している場合、ほぼ確実にデータをツールに取り込むことが期待されます。 Wrike Syncを使えば、手作業を省き、データを必要な場所に置いておくことができます。 Wrikeをチームが使用するあらゆるツールと連携: Wrike Syncはスプレッドシートだけのものではありません。 どのチームと作業する場合でも、Wrikeをそのツールに接続すれば、全員が最新情報を把握できます。 WrikeタスクをZendeskチケット、HubSpotタスク、Jiraの問題、Miroカード、 その他多くのツールと同期します。 スプレッドシートは必ずしも置き換える必要はありません。
