タイムトラッキング機能を備えたプロジェクト管理ツールがエージェンシーに対してできることは何でしょうか。 そして、タイムトラッキングによってどのように経費を削減できるでしょうか。 この記事ではこれらの疑問に答え、すぐに採用できる実行可能なアドバイスをたくさんお届けしたいと思います。
まず、エージェンシーのタイムトラッキング機能によって、パフォーマンスを改善し、請求の精度を高め、過度な出費を特定することで、企業がどのように経費を削減できるか、について説明します。 また、顧客への請求書に記載する作業時間を追跡するための最適な方法についてもご紹介します。 さらに、トップ企業ではタイムトラッキング機能を備えたオンラインプロジェクト管理ツールを活用することで、まったく新しい手法で収益性について完全に把握していますが、その方法についても解説します。
タイムトラッキングツールが必要な理由
タイムトラッキングツールが不可欠である理由として、経営層とチームの間で信頼を確立できる、作業時間の不正申告（タイムセフト）を抑制できる、プロジェクトリソースの配分を改善できる、ということが挙げられます。 プロジェクト管理でタイムトラッキングを利用すべき理由は、具体的には次のとおりです。
- ガートナー社によると、調査対象の大企業239社のうち半数以上が、業務用メールアカウントと作業用コンピュータを利用して従業員の作業時間を監視しています。 大半の従業員は、そのような事実があることすら気づいていません。 しかしそのことに気が付いた場合、「監視されている」ことが問題なのではなく、「監視されることについて最初に知らされなかった」ことが原因で、従業員のやる気や生産性に悪影響を及ぼす可能性は高いでしょう。
実際、従業員の79%は、会社がその方法について隠さず、その実践による具体的なビジネス目標を明確に公表している限り、管理者が従業員を監視することを完全に受け入れています。 - タイムトラッキングツールが不可欠であるもう一つの理由としては、作業時間の不正申告（タイムセフト）を抑制できることが挙げられます。 米国の雇用主は、従業員が実施していない作業や労働時間に対する支払いを受諾したことで、平均して毎年110億ドルの損失を被っています。 プロジェクトのタイムトラッキングツールを利用すれば、作業時間を具体的なタスクに関連付けることができ、最終的にそれが請求精度の向上につながります。 Wrikeの請求に関するガイドでも、このタスクの実行をサポートできます。
- タイムトラッキングツールが不可欠である最後の理由は、経営幹部がリソースを効率的に管理できる点にあります。 タスクの予定時間、従業員の就業状況、進捗の証拠などの重要な詳細情報を簡単に確認できます。 また、従業員が作業負荷や問題点についてオープンに伝えることができれば、経営陣と協力して、プロジェクトを予算以内に順調に進めるための解決策を見出すことができます。
タイムトラッキングによるパフォーマンスと生産性の向上
タスクタイマーなどの機能を利用することで、タイムトラッキングアプリによってチームのパフォーマンスが向上します。 Wrikeでは、手動による時間入力が不要で、代わりに作業スペース上部に表示される使いやすい時計を使用できます。 必要なときにタスクタイマーを開始/時停止をするだけで データが自動的に保存されるため、ユーザーはROIの高い作業に注力できます。
また、従業員のタイムトラッキングアプリで生産性を高めることも簡単です。 たとえば、Wrikeユーザーはワークフローについてのリアルタイムの知見を得て、ボトルネックやスコープクリープが現実に発生する前に対処できます。
プロ機能ユーザー向けヒント：エージェンシーのタイムトラッキングソリューションでは、自動化ツールやより高い精度の予測機能も用意されています。
タイムトラッキングによって高い精度の請求が可能に
タイムトラッキングによって、どのように経費を削減できるでしょうか。 まず、自動タイムトラッキングによって、プロジェクト見積もりの精度を改善できます。 すべてのプロジェクトメンバーが共有する具体的なデータシステムがあるため、事後に疑念を抱くことがなくなり、記録の消失やタイムカードの粉飾も防止できます。 会計処理の目的で、時間レポートを効率的に表示して印刷できます。 さらに、チームの働き方や作業時間、今後プロセスに必要になると予測される延長時間について、顧客に対して正確に提示することができます。 同様に、必要なときにいつでもタイムトラッキングレポートをダウンロードして詳細な警告情報を取得できるため、スコープクリープも抑制できます。
プロ機能ユーザー向けヒント：過去のエージェンシーのタイムトラッキングレポートとその請求書を確認して、今後の同様のプロジェクトに対して、より高い精度の見積もりを作成できます。
タイムトラッキングによって経費削減可能な部分を浮き彫りに
さまざまなプロジェクトの実施過程で、時間がかかりすぎている、ROIの低いタスクを特定できます。 それを特定したうえで、そのタスクを完全に除去することも、自動化・効率化するための新たな方法を模索することもできます。 時間のかかる低ROIのタスクについてはゼネラリスト（万能型）の従業員に割り当て直し、専門性のある高ROIのタスクについては上層部に任せましょう。
プロ機能ユーザー向けヒント：ビジネスオペレーションチームは、すべての従業員が潜在能力を最大限発揮できるように、タイムトラッキング機能を備えたプロジェクト管理ツールを活用することが推奨されます。 重要な（しかも時間のかかる）タスクについては、非専門の会社と下請契約する方が合理的な場合もあります。
エージェンシーのタイムトラッキングにより収益性を完全に把握
タイムトラッキングツールが重要であること、そして顧客への請求書に記載する作業時間を追跡するための最適なツールであることの理由をご理解いただけたと思います。 また、パフォーマンスを改善し、より高い精度の請求書や見積もりを作成し、不要な経費を削減する方法についてもご確認いただきました。 Wrikeの無料トライアルで、エージェンシーのタイムトラッキング機能を今すぐお試しください。
