Il team creativo della Umpqua Bank ha scelto Wrike per consolidare le comunicazioni e migliorare la visibilità dei fornitori
Umpqua Bank, holding finanziaria con sede a Portland, Oregon.
La loro situazione
Quando si quadruplicano i progetti del team creativo si genera rapidamente un gran caos
Non tutte le banche considerano che la creatività e la collaborazione sia la priorità principale. Tuttavia, nella Umpqua Bank si incoraggiano i dipendenti a parlare delle proprie idee, connettersi con la comunità e cercare dei modi creativi di sorprendere i clienti con esperienze esclusive presso le sue installazioni. Quando non offrono gelati o biscotti ai clienti, stanno collaborando con soci e fornitori. "Lavoriamo gomito a gomito con tutti i nostri designer e redattori per assicurarci che raccontino le storie della comunità al fine di ottenere una connessione reale con tutti i nostri clienti", afferma Jason Resch, vicepresidente dei servizi creativi. Il team creativo di Umpqua si occupa di circa 150 progetti al mese, pertanto, con scadenze così strette e richieste costantemente in arrivo, è importante conoscere in ogni momento ciascuno dei progetti.
Per molti anni, le email sono state il principale strumento di comunicazione e collaborazione. Quando il team di marketing aveva bisogno di qualcosa dal team di design, ad esempio, mandava un'email al designer con le informazioni sul lavoro. In questo modo si creava una serie di email dimenticate, revisioni non avvenute e tempo perso alla ricerca delle informazioni sul progetto. Per cercare di migliorare la comunicazione e poter monitorare le scadenze, il team cominciò ad utilizzare Marketing Pilot. Tuttavia, lo strumento non risultò adeguato alla comunicazione e il team ricadde nell'antica abitudine delle email. "Eravamo sempre nel caos, cosa che forma parte della bellezza di quello che facciamo", dice Jodi Jordan, vicepresidente del reparto strategie di marketing. "Ma siamo cresciuti e ora siamo il doppio. Il numero di progetti si è quadruplicato, per questo avevamo bisogno di stabilità e di un processo che servisse a sveltire la collaborazione".
Siamo parlando di 150 progetti al mese e cerchiamo di immaginare come poter riuscire a realizzarli e organizzarli: non immagino come avremmo potuto farlo senza una soluzione come Wrike.
La loro vittoria
Comunicare con Wrike facilita la collaborazione nei progetti per dedicare più tempo alla creatività
Da quando il team ha cominciato a utilizare Wrike, i progetti vengono organizzati rapidamente, la collaborazione è semplice e le email non sono più il deposito abituale di file e aggiornamenti, in questo modo il lavoro di tutti è più visibile. "Amiamo Wrike perché rende tutto lineare", dice Natasha Jones, capo produzione dei servizi creativi. "È tutto in un solo luogo, pertanto possiamo recuperare rapidamente la cronologia necessaria per qualsiasi lavoro". Uno dei principali vantaggi di Wrike è stato il miglioramento della qualità del lavoro in generale e della comunicazione, grazie alla quale i fornitori possono visualizzare il loro lavoro nelle fasi iniziali. "Wrike ha cambiato le regole del gioco per quanto riguarda la nostra associazione con i fornitori", dice Jones. "Posso avvisarli all'inizio di un progetto, in modo che sappiano subito che sta per arrivare qualcosa per i nostri soci della stampa. Possiamo collaborare dall'inizio e risolvere problemi prima che sia troppo tardi". Invece di perdersi tra le email, il team creativo può comunicare in modo coerente in un solo luogo. "Con Wrike non devo controllare le mie email per cercare le comunicazioni di tutte le parti interessate", dice Heather Krizanac, specialista nei programmi dei marchi. "Tutte le volte che mi arriva una nuova richiesta di lavoro, inizio a lavorare con Wrike. In questo modo so subito dove potrò trovare tutte le informazioni".
Prima di utilizzare Wrike, i grandi progetti avevano la priorità e quelli piccoli, in generale, restavano indietro, indipendentemente dalla loro importanza. Wrike permette al team di Umpqua di visualizzare tutti i progetti in corso, sia quelli grandi che quelli piccoli, così come di dare priorità a seconda del tempo necessario e dell'importanza. "Ora possiamo creare dei report e visualizzare i dati relativi alla quantità del lavoro eseguito. Non sarebbe possibile farlo senza Wrike". La cosa più importante è che Wrike permette al team creativo di concentrarsi sugli aspetti del lavoro che adorano. Eliminando la necessità di cercare informazioni nelle email, si possono concentrare sulla creatività, sulla cultura, e connettersi con i clienti. "Quando collabori faccia a faccia, puoi dedicarti agli elementi creativi di un progetto, piuttosto che agli aspetti del procedimento", dice Carrie Buttke, vicepresidente e direttrice di marketing. "Wrike gestisce la parte di routine del progetto in modo da poter utilizzare le energie collaborative per lavori più creativi".
I loro super-poteri
Perfetta integrazione delle email
È impossibile eliminare completamente le email, soprattutto quando i soci e i fornitori ne dipendono. Per questo il team di Umpqua utilizza l'integrazione email di Wrike per mantenere tutte le comunicazioni pertinenti ad un progetto in concreto in un solo luogo. "È possibile inviare un'email a qualsiasi persona e resterà sempre in Wrike", afferma Jordan. "Basta scrivere il numero del progetto o una delle parole del nome del progetto e appare automaticamente".
Flusso di attività
Il flusso della attività permette agli utenti di vedere rapidamente gli aggiornamenti relativi ad un progetto che stanno seguendo. Questa funzione consente al team di Umpqua di ottenere una visione panoramica di tutti i progetti in corso e organizzarsi di conseguenza. "Una delle tante cose sulle quali mi hanno aiutato il flusso delle attività è l'eliminazione della necessità di tenere diverse riunioni", dice Resch. "Ora la collaborazione è diversa, grazie a Wrike possiamo essere costantemente in contatto e dirci cosa dobbiamo fare: invia questo, sposta quell'altro, cambia qualcosa. Ora siamo veramente uniti e tutti sono coinvolti, senza dover partecipare a riunioni presenziali".
Elaborazione dettagliata di report
I report in tempo reale offrono visibilità a tutti i progetti importanti. I capi dei team e le parti interessate possono controllare i report, consultarne lo stato ed eseguire le modifiche pertinenti prima che si avvicini la data della consegna. È possibile personalizzare i report affinché includano molte informazioni, oppure lasciarli generali, a seconda della necessità. "Adoro creare report", dice Jones. "Durante tutta la settimana, possiamo ripassare la checklist, modificare le priorità e spostare le cose. Senza dubbio questa è la funzione che uso di più".
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