Electrolux ottimizza il suo processo creativo con Wrike

Un luogo unico e trasparente per tutta la documentazione

Come team creativo che gestisce una serie di risorse per diversi progetti contemporaneamente, la determinazione di requisiti delle attività atti a raccogliere le informazioni iniziali era un procedimento dispendioso in termini di tempo e che poteva bloccare i designer. Il team di Electrolux aveva bisogno di una soluzione per la gestione del lavoro che apportasse trasparenza ai processi e costituisse un luogo unico in cui archiviare e cercare la totalità di informazioni, requisiti e risorse dei progetti.

Rudebeck riflette sul modo in cui questa soluzione abbia aiutato l’intero team: “Tutti possono consultare i file in qualsiasi momento, pertanto, nessuno deve richiedere che gli vengano inviati per email o per chat e si sa automaticamente quando qualcuno carica un nuovo file.”

Alm aggiunge: “Poter disporre di tutte le informazioni e del materiale necessario per i nostri progetti in un unico luogo è efficiente anche in termini di tempo. Come responsabile, posso assegnare persone a ciascuna attività e tutti sanno chiaramente cosa devono fare per ogni progetto. Conoscono la scadenza e sanno cosa hanno bisogno di fare; possono anche consultare la sequenza temporale sul diagramma di Gantt. Wrike aiuta chi non è portato per la pianificazione del proprio lavoro a capire cosa deve fare, quando deve consegnare e dove trovare le informazioni.”

Flussi di lavoro e moduli di richiesta automatizzati

I membri del team si affidano a tre blueprint di Wrike personalizzati che contengono tre diversi flussi di lavoro in base alle dimensioni del progetto. Di recente, hanno anche iniziato a usare un modulo di richiesta personalizzato che li aiuta ad acquisire da altri team le informazioni necessarie per avviare i progetti di design. “Abbiamo creato i nostri progetti in blueprint e li scegliamo in base alle dimensioni del progetto, con attività e sequenze temporali diverse”, dice Alm. 

La possibilità di creare automaticamente le attività dai blueprint del team rende migliore anche la comunicazione all’interno del team. Rudebeck spiega: “Abbiamo ridotto la quantità di email perché ora comunichiamo direttamente su Wrike. Le email sono diminuite per tutti e di almeno il 50% per i designer.” 

Il team di progettazione degli imballaggi ha anche lavorato attivamente per creare un’unica fonte in cui inserire le informazioni e le comunicazioni sulle attività, dice Rudebeck. “Tutto è collegato perché chiediamo a tutti di tenerlo su Wrike.” 

Strumenti di correzione e approvazione nell’applicazione  

Il team creativo deve progettare fino a 40 risorse per ogni progetto; pertanto, il team di progettazione degli imballaggi di Electrolux perdeva molto tempo raccogliendo feedback da varie fonti. 

Alm spiega che il procedimento seguito si basava molto sui feedback delle parti interessate. “Gran parte del nostro lavoro consiste nel creare layout per gli imballaggi e sono molte le persone che devono commentare, approvare, effettuare la revisione e apportare le modifiche necessarie.” Wrike ci ha fornito una soluzione che permette di gestire tutti i commenti, implementarli e porre domande direttamente sulla risorsa, mantenendo le approvazioni in un unico luogo. “L’utilizzo di email per i commenti sul design richiede molto tempo e provoca errori”, dice Alm. “Ora possiamo effettuare le revisioni del layout del progetto direttamente sul programma e ai nostri designer piace tantissimo.” 

Il team di Electrolux utilizza regolarmente anche la funzionalità di approvazione da parte di ospiti. Alm afferma: “Wrike è davvero ottimo perché possiamo chiedere agli approvatori ospiti di visualizzare il materiale grafico e fornirci commenti direttamente su Wrike.” Tale processo di revisione e approvazione ottimizzato ha contribuito ad un risparmio di tempo del 30% per ogni progetto. 

La conclusione

Negli ultimi cinque anni, la piattaforma di gestione del lavoro in collaborazione di Wrike ha aiutato il team di progettazione degli imballaggi di Electrolux a ridurre della metà le email, a eliminare lo stress dovuto alla costante ricerca di informazioni per avviare progetti e all’approvazione per chiuderli, e ha permesso di aumentare fino a 10 volte la produzione di risorse per ogni progetto. 

Wrike ha anche contribuito a migliorare la collaborazione tra i diversi reparti, migliorando il lavoro del reparto di marketing di Electrolux grazie alla possibilità di tenere tutte le risorse creative degli imballaggi in un luogo unico e accessibile. 

Wrike ha anche permesso al team di progettazione degli imballaggi di migliorare le possibilità di creazione per ogni progetto a cui lavora. “Possiamo accettare la stessa quantità di progetti, ma ora per ognuno facciamo di più; se prima avevamo quattro materiali grafici per progetto, ora possiamo crearne 40”,spiega Rudebeck. 

“Questo programma riduce lo stress per tutti perché è possibile trovare sempre le informazioni necessarie, si sa dove cercare i file e si può chattare con le persone e porre domande”, dice Rudebeck. “È utile proprio a tutti.”