Quel rôle et quelles responsabilités le chef de projet doit-il assumer pour bien faire son travail ?

Quel est le rôle et quelles sont les responsabilités du chef de projet ?

L'intitulé « chef de projet » est si vaste qu'il peut englober toutes sortes de tâches différentes et avoir un sens différent selon les personnes. Alors, quelle est la description de poste type du chef de projet ? Le chef de projet est la personne chargée de superviser un projet du début à la fin. Les responsabilités du chef de projet peuvent inclure la planification du projet, la création d'un calendrier et d'un échéancier, l'exécution de chaque phase, la gestion du budget, la communication entre toutes les parties prenantes, le dépannage et la maintenance. Le chef de projet doit donc être très organisé, avoir le souci du détail et maîtriser parfaitement l'art des relations humaines. Après tout, c'est à lui que revient la direction de l'équipe et la communication claire et régulière avec toutes les parties concernées.

Quel est le rôle du chef de projet ?

Selon le Project Management Institute (PMI), le chef de projet est un agent du changement, à savoir quelqu'un qui « s'approprie les objectifs du projet et utilise ses compétences et son expertise pour inspirer un sentiment d'objectif partagé au sein de l'équipe de projet ». Autrement dit, le chef de projet est un leader. Il ne se contente pas de veiller à ce que les projets soient livrés dans le respect des délais et du budget, mais doit également impliquer et encourager ses équipes et inspirer ses clients. Il doit faire preuve d'esprit critique pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et posséder des compétences de communication très pointues (à savoir, un don pour le service client) pour s'assurer que chacun reste informé, motivé et participe. Il n'est pas étonnant que le Houston Chronicle ait affirmé que les chefs de projet étaient essentiels à la réussite de toute entreprise.Quelles sont les responsabilités du chef de projet ?

Parmi les tâches courantes dont se charge le chef de projet, citons :

1. La planification : en premier lieu, le chef de projet doit formuler un plan pour atteindre les objectifs du projet tout en respectant un budget et un calendrier approuvés. Ce plan guide l'ensemble du projet, de la conceptualisation à la réalisation, et comprend la portée du projet, les ressources nécessaires pour le mener à bien, les exigences attendues en matière de temps et de coût, la stratégie de communication entre les parties prenantes, le plan d'exécution et la documentation, ainsi que la proposition pour le suivi et la maintenance. Si le projet n'a pas encore été approuvé, ce plan constituera un élément essentiel de la présentation aux principaux décideurs.
2. La direction : une partie essentielle du rôle de tout chef de projet consiste à constituer et à diriger l'équipe de projet. Cela exige d'excellentes compétences en matière de communication, de relations humaines et de leadership, ainsi qu'une capacité à discerner les forces et faiblesses chez autrui. Une fois l'équipe créée, le chef de projet répartit les tâches, fixe les délais, fournit les ressources nécessaires et se réunit régulièrement avec les membres de l'équipe. Il lui est essentiel de pouvoir parler ouvertement et fréquemment avec toutes les parties prenantes.
3. L'exécution : le chef de projet participe à chaque étape du projet et en supervise la bonne exécution. Là encore, cela nécessite une communication fréquente et ouverte avec les membres de l'équipe du projet et les parties prenantes.
4. La gestion du temps : le respect des délais est essentiel à la réussite de tout projet. La gestion du temps est donc l'une des principales responsabilités du chef de projet. Lorsque des déraillements surviennent, le chef de projet est chargé de les résoudre et de communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes pour redresser la barre. Le chef de projet doit être expert en gestion des risques et en planification d'urgence afin de continuer à avancer même lorsque des obstacles surviennent.
5. Le budget : le chef de projet est chargé d'établir le budget pour le projet, puis de s'y tenir le plus possible. Si certains éléments du projet finissent par coûter plus (ou, dans l'idéal, moins) que prévu, le chef de projet devra modérer les dépenses et réaffecter les fonds si nécessaire.
6. La documentation : le chef de projet doit trouver des moyens efficaces de mesurer et d'analyser l'avancement du projet pour s'assurer qu'il évolue comme prévu. La collecte de données et les rapports d'état verbaux et écrits font partie des stratégies courantes de documentation d'un projet. En outre, le chef de projet doit s'assurer que toutes les activités pertinentes sont approuvées et autorisées, et que ces documents sont archivés pour consultation ultérieure.
7. La maintenance : ce n'est pas parce qu'un projet est terminé que le travail du chef de projet s'achève. En effet, il doit mettre en place un plan de maintenance et de dépannage, et concevoir des méthodes pour la prise en charge du livrable à l'avenir, même s'il ne supervise pas directement les opérations quotidiennes.

Concrètement, que fait le chef de projet ?

Vous vous demandez peut-être ce que fait le chef de projet au quotidien. En bref, chaque projet est unique et, par conséquent, chaque jour est différent. Son travail consiste à faire avancer le projet et à dégager le passage pour assurer la réussite des membres de l'équipe. Plus précisément, le chef de projet répond à des e-mails relatifs à l'exécution ou à la maintenance d'un projet ; il se réunit brièvement avec les membres de l'équipe pour faire le point et discuter des problèmes nouveaux ; il contacte le client ou d'autres parties prenantes pour discuter de l'avancement du projet et passer en revue les mises à jour ; il examine la documentation appropriée pour évaluer le budget, le calendrier et la portée ; si nécessaire, il réaffecte les ressources, y compris les membres de l'équipe, à différents domaines pour s'adapter aux changements ; et avec un peu de chance, il fait une pause-café !

Qu'est-ce qui fait un bon chef de projet ?

Un bon chef de projet livre un produit final qui respecte les délais et le budget et qui satisfait ou dépasse les attentes des parties prenantes et/ou des clients (internes ou externes). De plus en plus, le chef de projet doit rattacher les projets aux objectifs de l'entreprise. Il est indispensable de communiquer avec les parties prenantes au début du projet pour s'assurer que celui-ci a un impact stratégique sur les besoins de l'entreprise. Parmi les qualités qui font un bon chef de projet, citons les qualités organisationnelles, un grand souci du détail allié à une capacité à appréhender la situation globale, l'ingéniosité, la capacité à gérer les risques, l'esprit critique (et, souvent, la capacité de réaction rapide), d'excellentes compétences en communication, une attitude positive et la capacité à inspirer et à motiver. De même, le PMI suggère qu'une ouverture à l'auto-évaluation et à la réévaluation peut également assurer la réussite du chef de projet.

Lectures complémentaires :

• Ce que signifie être gestionnaire de projet digital