Que sont les processus de gestion de projet ?

Chaque projet, qu'il s'agisse de construire un bâtiment, de lancer une application ou de déployer une campagne marketing, nécessite un ensemble de processus pour atteindre son objectif. Ces processus sont relativement similaires, quels que soient le secteur ou le type de livrable. Alors quels sont ces processus et en quoi consistent-ils ?

Les 5 processus de gestion de projet

Le guide du Project Management Body of Knowledge (PMBOK) découpe la gestion de projet en 5 phases ou « groupes de processus ». Ces groupes de processus sont généralement définis comme suit : Lancement : Pendant cette phase, le projet est conceptualisé et sa faisabilité est évaluée. D'après SME Toolkit, les activités à réaliser pendant ce processus sont la définition de l'objectif du projet, de son périmètre, l'identification du chef de projet et des parties prenantes clés, l'identification des risques potentiels, ainsi que l'estimation du budget et du temps nécessaires.

Planification : Ensuite, le chef de projet crée un plan pour guider l'ensemble du projet de l'idée à sa réalisation. Ce plan reprend le périmètre du projet, les ressources nécessaires à la création des livrables, l'estimation de la durée et des coûts du projet, la stratégie de communication utilisée pour tenir informées toutes les parties prenantes, le plan d'exécution et la proposition d'entretien. Si le projet n'a pas encore été approuvé, ce plan servira de chemin critique pour convaincre.

Exécution : Pendant cette phase, le chef de projet dirige les achats nécessaires au projet et met sur pied l'équipe. De plus, l'atteinte des objectifs du projet nécessite une gestion efficace des membres de l'équipe opérationnelle. Le chef de projet est chargé de déléguer et suivre le travail sur le projet tout en entretenant de bonnes relations avec tous les membres de l'équipe et en veillant à respecter les délais et le budget. Il doit donc être très organisé, ainsi qu'un leader exceptionnel : il doit résoudre les difficultés rencontrées par l'équipe tout au long du projet, à travers des communications ouvertes et fréquentes avec tous les équipiers et toutes les parties prenantes.

Suivi et contrôle : Pendant ce groupe de processus, le chef de projet mesure en détail l'avancement du projet pour veiller à ce que celui-ci se déroule correctement. La documentation telle que la collecte de données et des rapports de statut écrits ou oraux peut être utilisée. « Le suivi et le contrôle sont étroitement liés à la planification du projet. Cette dernière détermine ce qui doit être fait, le suivi et le contrôle déterminent la qualité de ce qui est fait, » explique SME Toolkit. « Le suivi détecte les actions correctives nécessaires ou les changements à apporter au projet pour que celui-ci reste dans les clous. »

Clôture : Le processus de clôture se déroule une fois que les livrables du projet ont été produits et que les parties prenantes les valident et les approuvent. Au cours de cette phase, le chef de projet clôture les contrats avec les fournisseurs, les sous-traitants et les consultants. Toute la documentation est archivée et un rapport de projet final est produit. De plus, la dernière partie du plan de projet — le plan de dépannage et d'entretien — se met en place.

Techniques de gestion de projet

Même si le processus standard de gestion de projet est relativement stable, le style de chaque chef de projet est personnel. Il existe en fait plusieurs approches différentes que les chefs de projet peuvent adopter pour gérer leurs projets à travers ce processus. Les approches les plus courantes peuvent être classées comme suit :

Les méthodologies traditionnelles, séquentielles, telles que la cascade ou le chemin critique, sont généralement adaptées aux projets qui produisent un produit physique, tangible, comme un bâtiment ou un ordinateur.
Les méthodologies Agile, comme Scrum, Kanban, Extreme Programming et Adaptive Project Framework, ont été créées pour les développeurs logiciel et sont adaptées aux projets dont les tâches et priorités sont changeantes.
Les approches qui se concentrent sur la gestion des changements, comme la méthode de la chaîne d'événements, prennent en compte la possibilité d'un changement majeur au cours du projet et permettent une certaine flexibilité.
Une approche basée sur les processus comme la méthode Lean se concentre sur l'efficacité et les économies et peut être appliquée à presque tous les secteurs.

Le choix de la technique de gestion de projet la plus adaptée dépend du projet, de l'entreprise et du chef de projet.

Les compétences pour réussir

Pour assurer un déroulement fluide du processus de gestion de projet, les chefs de projet doivent posséder de nombreuses compétences et expertises. Les chefs de projet qui réussissent sont très organisés et font attention aux détails, ils ont une vision d'ensemble des objectifs de l'entreprise, savent gérer les risques, communiquent bien et sont de bons leaders. Selon le Project Management Institute, il est également utile d'être ouvert à l'autoévaluation.

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