Définition du projet
L'importance d'une bonne définition de projet
Pourquoi est-ce que les projets échouent ? Cela revient à demander l'âge du capitaine ! Les projets échouent pour différentes raisons. De mauvaises planifications et définitions sont l'une des explications principales. L'enquête annuelle du PMI « Pulse of the Profession » réalisée en 2017 révèle que 37 % des projets échouent en raison de « l'absence d'objectifs et de jalons clairement définis pour pouvoir mesurer les progrès ».
La définition du projet est cruciale pour fixer des attentes réalistes et dresser une vision claire du cycle de vie d'un projet. La définition du projet (également appelée charte de projet) est un document établissant les objectifs clés ainsi que les conditions d'un projet.
Un projet bien défini est la clé d'une livraison dans le respect des délais et du budget. La définition du projet limite en effet les risques de dérive des objectifs, de dépassement de budget et de burn-out des employés. On peut dire sans hésiter que l'on s'expose à de sérieux obstacles lorsque l'on ne prend pas la peine de définir un projet.
La définition du projet est également importante car elle fournit un support de référence quel les parties prenantes et les membres de l'équipe de projet peuvent consulter à tout moment durant le cycle de vie du projet.
Qu'est-ce que la définition du projet ?
Le cycle de vie de la gestion de projet peut être divisé en plusieurs phases. Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) les qualifie de phases de lancement, de planification, d'exécution, de suivi et contrôle et de clôture. En règle générale, la définition du projet doit intervenir lors de la phase de lancement.
Avant de se lancer, il est essentiel de définir les paramètres du projet. Vous et les parties prenantes concernées devez vous poser les questions suivantes :
- Quels sont les buts/objectifs et les éventuelles limites du projet ?
- Qui est le porteur du projet ? Qui est le chef de projet ?
- Quels sont les livrables du projet ?
- Quels risques les parties prenantes et les chefs de projet doivent-ils anticiper dans ce processus ?
Identifier les risques peut être utile car cela facilitera la planification d'urgence. Demandez-vous à quand remonte la dernière fois que vous avez pu accomplir quelque chose qui s'est déroulé 100 % comme prévu. Ce n'est pas si souvent, n'est-ce pas ? Il est donc crucial d'anticiper les problèmes pour pouvoir être en mesure de livrer un budget dans le respect des délais et du budget.
Il est également utile d'ajouter une déclaration définissant clairement ce qui ne doit pas être livré au cours du projet. Avec cette déclaration précisant tout ce qui est hors champ d'application, les attentes du projet peuvent être gérées et définies dès le début.
La probabilité de dérive des objectifs s'éloigne dès lors que les paramètres sont exposés de cette manière. Les deux parties savent quelles sont les différentes précautions liées au projet et les chefs de projet peuvent gérer les attentes des nouveaux clients dès le départ.
Le secteur des services professionnels est, par nature, très orienté client. Les sociétés de SP développent leur activité en fournissant un service (services juridiques, services de comptabilité, etc.) ou en réalisant une campagne ou un projet pour le compte d'un client (conseils marketing ou informatiques).
Par conséquent, pour s'engager dans la voie du succès, il est nécessaire de définir la portée du travail, les livrables ainsi que d'autres conditions. Cela ne peut que favoriser la transparence et la bonne compréhension entre le responsable des SP et le client.
Tous ces points peuvent être définis dans un document appelé contrat de services professionnels (PSA).
Qu'est-ce qu'un contrat d'automatisation de services professionnels (PSA) ?
Chaque relation client-prestataire étant unique, il y a autant de contrats de services professionnels qu'il y a d'équipes de consultants ou de prestataires de services. Adapter votre PSA aux besoins spécifiques de chaque client constitue un excellent point de départ, quel que soit le projet.
Un client peut également exiger en interne que des informations supplémentaires soient incluses dans le contrat de services du projet. Par exemple, si le projet se révèle particulièrement sensible, une section « Confidentialité » peut être ajoutée.
Ces accords et contrats peuvent être modifiés pour dresser une vue d'ensemble personnalisée, adaptée à la nature du projet et du secteur.
Voici quelques exemples de sections que l'on retrouve généralement dans un PSA :
- Portée du travail
- Livrables
- Horaires de travail
- Rémunération
- Confidentialité
Admettons, par exemple, que votre entreprise fasse appel à une entreprise de développement d'applications pour la création d'une application mobile fournissant des ressources pédagogiques sur l'accréditation professionnelle.
Pour ce projet précis, les sections « Livrables » et « Horaires de travail » pourront inclure un calendrier auquel l'équipe devra se conformer pour créer le contenu (questions de test, prototypes et maquettes pour déterminer le design et les fonctionnalités de l'application, tests bêta pour s'assurer de l'absence de bugs au lancement).
Outre les différentes phases du projet, un contrat de services professionnels (PSA) est également censé inclure des informations telles que le nom du chef de projet, ainsi que l'ordre de modification. La section « Ordre de modification » décrit ce qui est prévu en cas de modification de la portée du projet. Par exemple, il peut être stipulé que toute demande d'élargissement de la portée d'un projet devra être formulée par écrit et acceptée par les deux parties.
Des informations détaillées sur le budget du projet et les modalités de paiement doivent également figurer dans le contrat de services du projet.
Quels sont les différents types de contrats de services professionnels ?
Comme mentionné précédemment, un contrat de services professionnels n'est pas un document unique et identique quel que soit le projet ou l'entreprise.
Ces contrats peuvent varier en fonction du type de projet, de la structure de tarification et de facturation, de la durée du projet et de la nature des services fournis.
Voici quelques exemples de types de contrats de services professionnels : contrat à prix fixe, contrat temps et matériel, contrat à clause de non dépassement, contrat de services managés, contrat d'avance sur honoraires et contrat de services récurrents.
Prix fixe vs. avances sur honoraires
Les deux structures tarifaires les plus populaires sont le contrat à prix fixe et le contrat d'avance sur honoraires.
Dans un contrat à prix fixe, il est entendu que la société de SP livrera les services ou produits convenus à un prix fixe. Cette structure tarifaire peut ne pas convenir à certains secteurs, car elle ne tient généralement pas compte du coût fluctuant des fournitures/matériel investis. Si votre activité n'engendre pas spécialement de coûts pour le prestataire, un contrat à prix fixe peut tout à fait convenir.
Un contrat d'avance sur honoraires est un type de contrat différent dans lequel une organisation ou une personne verse des honoraires de façon ponctuelle ou continue afin de couvrir le coût des services fournis. Les avances sur honoraires n'englobent pas le travail facturable, comme la préparation du procès, dans le cas d'un avocat. Ce type de contrat est fréquent dans le domaine du droit et des services de conseil.
Rédiger un énoncé de la portée du projet
Qu'est-ce qu'un énoncé de la portée du projet ?
L'énoncé de la portée du projet vise à identifier les aspects clés d'un projet dans un tableau parfaitement lisible. Ce document doit au moins inclure :
- Les porteurs/parties prenantes du projet
- La portée du projet
- Les objectifs du projet
- Les exigences et les livrables du projet
- Les contraintes et les hypothèses du projet
Si vous n'avez jamais créé d'énoncé de la portée du projet auparavant, sachez que de nombreux exemples et modèles sont disponibles en ligne.
Cet énoncé est très important, car il complète les documents et informations auxquels les équipes se réfèrent pour assurer une gestion efficace et exhaustive du projet.