L'équipe de création de Umpqua Bank adopte Wrike pour renforcer la communication, et optimiser la visibilité des fournisseurs
Umpqua Bank — Groupe financier basé à Portland, Oregon
Leur histoire
Le chaos s'est rapidement installé au niveau de la communication, lorsque le nombre de projets de l'équipe de création a quadruplé
Toutes les banques ne font pas de la créativité et de la collaboration sa principale priorité. Mais chez Umpqua Bank, les employés sont encouragés à exprimer leurs idées, à se connecter avec la communauté, et à trouver un moyen créatif de surprendre les clients, grâce à des expériences exclusives dans ses bureaux. Lorsqu'ils n'offrent pas des glaces ou des biscuits à leurs clients, ils collaborent avec leurs partenaires et leurs fournisseurs. « Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos concepteurs et rédacteurs pour nous assurer que nous relatons correctement les histoires de la communauté, pour réellement nous connecter à tous nos clients », indique Jason Resch, Vice-Président du service de création. L'équipe de Création de Umpqua traite environ 150 projets par mois, et entre les délais serrés et les demandes entrantes constantes, il est important de suivre chaque projet de près.
Pendant de nombreuses années, l'e-mail a représenté le principal outil de communication et de collaboration. Lorsque l'équipe Marketing avait besoin d'un service de l'équipe de Conception, par exemple, ils envoyaient par e-mail les informations sur le travail à un concepteur. Ceci a rapidement engendré un tas d'e-mails oubliés, de révisions perdues, et de temps perdu à la chasse au trésor pour trouver les informations des projets. Pour tenter de renforcer la communication et de suivre les dates de livraison, l'équipe a d'abord implanté Marketing Pilot. Cependant, cet outil n'a pas répondu à leurs attentes en termes de communication et l'équipe a repris ses vielles habitudes d'e-mails. « Nous avons toujours évolué de façon chaotique, cela fait partie de la beauté de ce que nous faisons », affirme Jodi Jordan, Vice-Président des stratégies Marketing. « Mais nous avons récemment doublé nos effectifs, et le nombre de projets a quadruplé : nous avions besoin de stabilité, et d'un type de processus mis en œuvre pour faciliter la collaboration. »
Lorsque l'on doit traiter 150 projets par mois et que l'on se demande comment on va faire pour les mener à bien et pour les organiser de façon efficace, il est difficile d'imaginer comment faire sans l'aide d'une solution telle que Wrike.
Leur victoire
La communication dans Wrike facilite la collaboration sur les projets afin que plus temps soit consacré à la créativité
Depuis que l'équipe a adopté Wrike, les projets peuvent être menés à bien rapidement, la collaboration est facile, et l'e-mail n'est plus le réceptacle par défaut des fichiers et mises à jour, ce qui rend le travail de tout le monde plus visible. « Nous adorons Wrike parce que tout est linéaire », confie Natasha Jones, Responsable de Production des services de Création. « Tout est au même endroit, donc nous pouvons toujours accéder aux informations utiles d'un projet. » L'un des grands avantages de Wrike ayant permis d'améliorer la qualité globale du travail et la communication de l'organisation, est la possibilité pour les fournisseurs de visualiser les travaux dans leurs phases initiales. « Wrike a changé la donne en termes de collaboration avec les fournisseurs », affirme Natasha. « Je peux les prévenir dès le début d'un projet par exemple, que quelque chose est sur le point d'arriver auprès de nos partenaires à l'impression. Nous pouvons collaborer durant la phase initiale et identifier les problèmes avant que les choses ne déraillent. » Au lieu de fouiller les e-mails, l'équipe de création peut communiquer constamment et en un seul emplacement. « Avec Wrike, je n'ai pas besoin de lire mes e-mails pour trouver les différents messages des parties prenantes », déclare Heather Krizanac, Spécialiste en Programme de Marques. « Chaque fois que je reçois une demande pour un nouveau travail, j'envoie ce travail dans Wrike. Ainsi, je sais immédiatement que toutes les informations sur ce travail se trouveront à cet endroit. »
Avant Wrike, les plus gros projets devenaient prioritaires et les petits projets prenaient généralement du retard, indépendamment de leur importance. Wrike permet à l'équipe Umpqua de visualiser tous les projets en cours, les petits comme les gros, et d'établir les priorités selon la rapidité d'exécution et l'importance. « Nous avons maintenant la capacité de générer des rapports et de visualiser la quantité de travail que nous réalisons », affirme Natasha Jones. « Ça a été génial de pouvoir présenter l'ampleur et le volume du travail que nous avons fait. Nous n'aurions pas pu faire cela sans Wrike. » Plus important encore, Wrike permet à l'équipe de création de rechercher des données dans les e-mails, ils peuvent se concentrer sur la créativité, la culture, et se connecter aux clients. « Lorsque vous collaborez réellement en face à face, il est davantage question des éléments de création d'un projet, que des aspects de la procédure », affirme Carrie Buttke, Vice-Présidente et Responsable Marketing. « Wrike gère pour vous la partie routinière d'un projet pour que vous puissiez utiliser cette énergie collaborative pour des choses plus créatives. »
Leurs super pouvoirs
Intégration parfaite de l'e-mail
Il est impossible d'éliminer totalement l'e-mail, notamment lorsque les partenaires et les fournisseurs dépendent de cet outil. C'est pourquoi l'équipe de Umpqua utilise l'intégration e-mail de Wrike pour conserver toutes les communications relatives à un projet particulier dans un seul endroit. « Vous pouvez envoyer un e-mail à tout le monde, ce sera toujours dans Wrike », déclare Jordan. « Tout ce que vous avez à faire, c'est saisir le numéro de projet et l'un des mots du nom du projet, et il apparaît instantanément. »
Flux d'activités
Le flux d'activités permet aux utilisateurs de rapidement visualiser les mises à jour liées aux projets qu'ils suivent. Cette fonctionnalité permet à l'équipe Umpqua d'obtenir une vue panoramique de tous les projets en cours et de les planifier en conséquence. « L'une des nombreuses choses que le flux d'activité m'a permises de faire, c'est de supprimer la nécessité de réunions multiples », confie Jason Resch. « Au lieu de cela, nous avons maintenant un sentier collaboratif, où nous nous réunissons et discutons, le tout dans Wrike : pousse ceci, bouge cela, change ceci. Nous fonctionnons maintenant réellement comme des partenaires, et tout le monde est impliqué, sans avoir à participer à des réunions physiques. »
Génération de rapports détaillés
Les rapports en temps réel fournissent une visibilité sur tous les projets importants. Les responsables d'équipe et les parties prenantes peuvent parcourir les rapports, vérifier les statuts, et réaliser tous les changements et modifications nécessaires avant la date de livraison. Vous pouvez personnaliser les rapports pour qu'ils soient aussi détaillés et complets que vous le souhaitez. « J'adore les rapports », confie Natasha Jones. « Tout au long de la semaine, nous pouvons nous réunir et parcourir la liste de vérification, modifier les priorités, et réorganiser les choses. C'est de loin la fonctionnalité que j'utilise le plus. »
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