Production de contenus vidéo, digital et print : comment la marque media TRACE utilise Wrike
TRACE — marque media afro-urbaine leader et de référence, France.
Leur histoire
Amélioration de la qualité et de la communication interne
Le groupe TRACE possède et distribue 22 chaînes de télévision payantes, 7 radios, plus de 30 services digitaux et offres mobiles. Il développe également des activités événementielles, de production et de syndication de contenus. TRACE touche 60 millions d’abonnés payants et plus de 200 millions de téléspectateurs, auditeurs et utilisateurs de ses services mobiles dans plus de 160 pays. Marque media leader auprès des jeunes en Afrique Sub-Saharienne, TRACE est aussi la marque afro-urbaine de référence en France, dans la Caraïbe et l’Océan Indien. TRACE collabore avec des talents reconnus et émergents pour créer des contenus afro-urbains premium et des plateformes digitales destinées à une audience potentielle de 400 millions de super fans dans ses 7 marchés prioritaires : Afrique, France, UK, USA-Canada, Brésil, Caraïbes et Océan Indien.
TRACE a de forts objectifs en termes de chiffres d’affaire, nouveaux marchés à conquérir, nouveaux produits à créer et ceci avec des ressources les plus optimisées possibles. “Face à ces nouveaux challenges, il a fallu trouver de nouvelles méthodes organisationnelles, plus fiables et plus fonctionnelles” affirme Jérémy Dupeu, Directeur Technique du groupe TRACE. Pour les équipes, il devenait urgent de disposer d’un outil leur permettant d’améliorer l’organisation et la communication en interne des tâches et projets de chacun, de contrôler la qualité des productions et autres livrables, d’autant plus que les sites de TRACE sont dispersés entre l’Europe, la Caraïbe, les Etats-Unis, le Brésil et l’Afrique. De nombreux processus devaient être rationalisés afin d’en faire des flux de travail reproductibles et constants, ceci dans un soucis de qualité et de respect des délais, afin d’éviter de disperser l’énergie des collaborateurs. Une majorité de processus manuels (e-mails, feuilles de calcul entre autres) étaient utilisés par les équipes TRACE : “ Dans 95 % des cas, les rétro plannings n’étaient pas à jour. 90 % des obstacles se présentant à nous n’avaient pas été anticipés, faute de structures et de décomposition du travail sur le plan micro” explique Jérémy Dupeu. Une source inévitable de stress et de travail en urgence pour les collaborateurs.
En 2017, une importante roadmap technique a été planifiée pour 2018. En parallèle, une réorganisation de la Direction Technique avait eu lieu : il devenait donc urgent pour Jérémy Dupeu de disposer d’une solution permettant de piloter les équipes correctement. “Au départ, notre volonté était de trouver une application permettant de cadrer de manière méthodologique le travail des collaborateurs afin de définir de manière très précise le travail des équipes, le décomposer en tâches et planifier celles-ci” indique Jérémy Dupeu. En somme, un outil permettant : d’appliquer une véritable gestion des ressources par le calcul de la charge de travail afin de définir de manière réaliste une roadmap sur l'année ; De définir un unique « centre de vérité » pour le travail des collaborateurs, tous métiers confondus, et ce pour éviter l'éparpillement de l'information. Mais aussi de maximiser la qualité de la communication et la vision d'ensemble sur les tâches et projets ; de s'adapter aux différentes méthodologies de travail des différents métiers ; de disposer d’une API proposant le maximum de ressources et permettant l’intégration de nos outils métiers.
Plusieurs solutions avaient été testées par la Direction Technique de TRACE, mais Wrike comprenait des atouts particulièrement recherchés par l’entreprise : une interface utilisateur simple d'usage et logique, des fonctionnalités permettant une intégration optimale de l'outil dans le système d'information de l'entreprise (notamment dans la version Entreprise de Wrike avec la fonction Single Sign On, les différents niveaux d’accès), la capacité à rendre des éléments unitaires de type tâche et dossier modulaires, utilisables dans des contextes autres que la gestion du travail (gestion des contrats, etc.)“Un autre élément déterminant pour moi était la communauté de Wrike qui est, il me semble, la plus active du marché” ajoute Jérémy Dupeu.
La vision et la roadmap du produit chez Wrike nous ont immédiatement parlé : les autres applications que nous avons pu tester bénéficient de mises à jour beaucoup moins récurrentes, et ce pour des fonctionnalités, à notre sens bien plus faibles.
Leur victoire
Utilisation optimale de la version Wrike Entreprise pour Marketers
TRACE utilise Wrike depuis mars 2018 et a choisi la version Entreprise pour marketers de l’outil. La Direction Technique fut le premier département à adopter l’outil : depuis novembre 2018, un véritable plan d’onboarding a été lancé en interne afin de migrer tous les départements et collaborateurs de l’entreprise dans Wrike. Cependant, l’entreprise n’ayant jamais utilisé d’outils de gestion de projet à cette échelle, adopter Wrike représentait non seulement l’adoption d’un outil, mais aussi et surtout l’adoption d’une nouvelle méthodologie de travail. Le déploiement de la solution Wrike au sein de la direction technique, puis plus tard globalement, a demandé beaucoup de préparation avant le lancement : Jérémy Dupeu indique avoir travaillé plusieurs semaines seul dans la solution avant d’ouvrir la plateforme à l’ensemble des membres de son équipe. Une étape décrite comme nécessaire par le Directeur Technique de TRACE afin de maîtriser l’outil et pouvoir ainsi répondre aux questions et craintes pouvant être émises. Une fois l’ensemble des projets en cours et futurs passés sous Wrike et décomposés en tâches, le travail pouvait enfin être assigné. L’étape intermédiaire a ensuite été d’accompagner les collaborateurs pour que les tâches soient mises à jour (par leurs statuts) et que le suivi du travail ne se fasse plus par e-mail. “Les collaborateurs ont pris la mesure du changement et y ont rapidement vu l’ intérêt : plus de post-it sur les bureaux, plus de déperdition d’information, plus de boîte e-mail saturée et une véritable vue d’ensemble sur son travail” explique Jérémy Dupeu.
Le département Professional Services de Wrike a mené un déploiement de la solution en interne : Jérémy Dupeu, interlocuteur principal sur le compte a bénéficié d’une formation poussée sur la solution et des sessions parallèles ont été organisées pour les collaborateurs afin de répondre à leurs questions, et leur montrer comment décomposer le travail dans Wrike. Si l’adoption de l’outil fut rapide, le changement d’habitude s’est lui avéré plus long selon Jérémy Dupeu : il a fallu en effet quelques mois pour que les collaborateurs abandonnent leurs vieilles habitudes, à savoir communiquer par e-mails, ne pas noter et partager dans Wrike les informations dont chacun disposait entre autres choses.<br /><br />Mais au delà des changements de méthodologie et d’outil, un événement majeur a véritablement permis à TRACE d’accélérer sa transformation digitale et l’automatisation des différents processus métiers : le passage sur l’add-on Wrike Integrate. “Integrate était la 2e étape du plan !” confie Jérémy Dupeu. “Nous savions qu’une forte adhérence entre nos applications métier et Wrike était la seconde étape, et Integrate s’est présenté au parfait moment.” Grâce à Integrate, TRACE a pu intégrer Wrike avec des applications métiers de diffusion TV, des outils de comptabilité, de Ressources Humaines, de Business Intelligence, de Ticketing et de DevOps notamment.
22 chaînes de télévision payantes, 7 radios, plus de 30 services digitaux et offres mobiles
“C’est à présent sur le thème des intégrations, et par la même occasion la refonte de nos workflows et processus, que nous voyons les plus grands gains de temps à venir et ce pour tous les métiers de TRACE. Au sein de la Direction Technique, nous sommes passés de l’obscurité à la lumière ! Le niveau de confort, de visibilité, d’assurance, de productivité et d’organisation que Wrike a apporté aux équipes est extrêmement appréciable” affirme Jérémy Dupeu. Ce changement radical permet aux équipes Technique de planifier le travail, de pouvoir communiquer en toute transparence et de s’engager pour permettre aux fonctions marketing et commerciale d’intégrer les évolutions de produits dans leurs offres. Des roadmaps sur 10 à 12 mois sont désormais construites efficacement, une première pour le département. De part une communication plus transparente, de nombreux obstacles sont anticipés, les deadlines sont plus respectées et ce dans des conditions de travail bien meilleures. Tout l'agencement du travail, qu’il s’intègre à un projet ou non, se fait dans l'outil. Enfin, la communication naturellement dissipée par l'outil, évite un excès de réunions, qui pouvaient parfois représenter une perte de temps. Celles-ci sont désormais dédiées aux échanges d’idées, à la création et non plus à l’organisation et l’exécution du travail.
TRACE a démarré son aventure Wrike avec la version Business, puis Business pour Marketers et enfin Entreprise pour Marketers. La migration vers la version Entreprise de Wrike s’est faite naturellement selon Jérémy Dupeu, en raisons des fonctionnalités supplémentaires offertes en termes de sécurité : le Single Sign On, l'authentification à 2 facteurs, les audits, et les permissions d’accès. L’objectif pour les prochains mois ? Terminer l’onboarding de l’ensemble des métiers de l’entreprise dans Wrike pour plus de productivité, une meilleure organisation du travail et un gain de qualité. “Ce que l’on peut noter dans les services qui utilisent Wrike à 100% depuis plusieurs mois ? Une forte augmentation de la productivité, de la qualité des livrables, une diminution du stress sur les équipes, et ceci à ressources humaines constantes” conclut Jérémy Dupeu.
Leurs super pouvoirs
Wrike Integrate
Cet add-on Wrike permet de créer des intégrations personnalisées avec plus de 400 applications dans le Cloud ou sur site et d'ajouter des automatisations personnalisées dans Wrike.
Permissions utilisateurs
La version Entreprise de Wrike vous permet de contrôler les accès utilisateurs et de définir des rôles et permissions d’actions pour vos utilisateurs sur la plateforme.
Révision & Approbation
L’add-on de Wrike Marketing permet de soumettre tout type de fichier textuel ou audiovisuel à une révision / validation par un tier. Cette fonctionnalité permet à TRACE de maximiser et d’uniformiser la qualité des produits audiovisuels créés.
Faites les choses plus rapidement avec le logiciel de gestion de projet Wrike !
