Sony Pictures Television utilise Wrike pour rationaliser ses activités de création dans le monde entier

Le défi

Les nombreuses équipes de création de Sony Pictures Television sont réparties aux États-Unis et dans le monde entier. Ces équipes souhaitaient gérer plus facilement leurs projets et les livraisons de contenus. « J'ai été embauchée en tant que consultante technologique dans le but de gérer un projet de sélection de logiciel à destination de ces équipes de création internationales, » se rappelle Nicki Batelli, Vice-présidente Opérations et production pour le centre de création de Sony Pictures Television. « Nous avons évalué 25 outils différents et rassemblé les besoins de toutes les équipes du monde entier afin de comprendre ce qui était attendu. »

Comme toutes ces équipes avaient des méthodes de travail très variées, il était difficile de trouver un outil assez flexible pour que chacun puisse travailler à sa façon et assez puissant pour fournir à la direction la visibilité et les rapports nécessaires pour démontrer l'impact des centres de création sur l'ensemble de l'activité de Sony.

La solution 

Après près d'un an de recherches d'une plateforme collaborative de gestion du travail, Sony Creative Center a choisi Wrike et l'a mis à disposition de ses équipes de création. Le déploiement a commencé aux États-Unis avec les équipes de Los Angeles et de Miami, ainsi qu'en Amérique latine avec l'équipe de Bogota en Colombie. Wrike a ensuite été étendu aux équipes européennes, à Londres (Angleterre) et à Budapest (Hongrie).

« Je n'ai jamais vu un outil aussi facile à manipuler, même pour intégrer de nouveaux utilisateurs, à faire évoluer et à personnaliser en fonction de nos propres flux de travail, processus, équipes, clients et environnements de travail », déclare Cheryl Venable, responsable senior des Opérations pour le centre de création de Sony Pictures Television. « La structure flexible de Wrike nous permet de mettre notre touche personnelle dans l'outil. De nombreux autres outils destinés aux entreprises ne sont satisfaisants que pendant 6 mois, puis le soufflet retombe. Wrike nous apporte tellement plus. »

Tandis que le centre de création de Sony continuait à déployer Wrike, le mettant à la disposition d'un nombre grandissant d'équipes de création sur divers sites, Nicki Batelli et Cheryl Venable ont pris conscience qu'elles pouvaient encore mieux tirer parti de Wrike en proposant la plateforme aux nouveaux membres d'équipe. « [Cheryl Venable] a élaboré ce processus d'intégration très évolutif », souligne Nicki Batelli. « Grâce au processus opérationnel qu'elle a développé, nous avons parfaitement réussi à étendre le type de travail que nous réalisons et les contenus que nous créons. »

Amélioration des processus de création

Grâce à Wrike, les centres de création ont trouvé un équilibre unique et évolutif entre efficacité opérationnelle et créativité individuelle. « Pour moi, Wrike est l'outil d'arrière-plan », explique Nicki Batelli. « C'est la colonne vertébrale de la folie dans la production qui permet à chacun de rester organisé et responsable des tâches qui lui ont été attribuées. Par ailleurs, avec Wrike , plus besoin de deviner ce qu'il reste à faire, qui discute avec qui et comment la communication est censée circuler : tous les protocoles définis dans nos flux de travail Wrike permettent à nos créateurs de se concentrer sur leurs créations. »

De la conception à la clôture d'un projet, Wrike aide à rationaliser les activités de création des équipes, où que celles-ci se trouvent. « C'est vraiment super de disposer d'un outil de révision lors des réunions d'examen avec les clients et des sessions d'approbation », déclare Nicki Batelli. « Le nombre d'e-mails s'en trouve vraiment diminué. Une des fonctionnalités les plus intéressantes est l'intégration des commentaires des sessions de révision dans les commentaires du projet. C'est génial. » Maintenant que les équipes sont délocalisées à cause du Covid-19, elles utilisent les fonctionnalités de révision de Wrike pour regrouper également les commentaires internes sur les créations.

Démontrer l'impact des équipes de création sur l'activité

Les centres de création de Sony exploitent aussi les fonctionnalités de rapports fournies par Wrike pour informer leurs clients et veiller à la qualité des livrables. « Nous analysons en permanence la quantité de travail réalisée pour nos clients », explique Nicki Batelli, « par conséquent, nous éditons un rapport mensuel à des fins de facturation. Les rapports de Wrike nous permettent de communiquer la valeur que nous apportons à l'entreprise. » Le module de rapport de Wrike est fiable, intuitif et facile à utiliser. Il offre à l'équipe de Nicki Batelli des informations en temps réel sur la valeur du travail effectué, qui sont également transmises aux parties prenantes internes. Les métadonnées de projet sont essentielles lors de projets impliquant plusieurs studios partenaires et des centaines de ressources.

De nouvelles façons de mieux travailler en dépit du Covid-19

Lorsque l'épidémie de Covid-19 a commencé à entraîner la fermeture des bureaux à travers le monde, le centre de création de Sony a pris conscience de l'importance de disposer d'un espace de travail numérique dans lequel les équipes de création pouvaient continuer à collaborer à distance. « En rassemblant les équipes de création dans un espace unique où nous pouvons partager projets et ressources, nous avons bénéficié d'une grande visibilité », remarque Nicki Batelli. « Nous sommes désormais en mesure de regrouper les données de tous les centres de création du monde pour en extraire des indicateurs, des projets, des clients et l'avancement des projets. Le fait de disposer de cette vision globale est vraiment précieux. Nous pouvons observer comment les autres équipes collaborent et découvrir de nouvelles sources d'efficacité dans Wrike. »

L'outil a même renforcé les liens entre les professionnels de la création des différents centres tout au long de l'épidémie. « Wrike nous a aidés à rassembler ces équipes », constate Nicki Batelli.

Conclusion

Grâce au système de gestion du travail collaboratif de Wrike, les centres de création de Sony Pictures Television ont livré 2 000 projets lors des six premiers mois de l'épidémie — tous les projets ont été terminés dans les délais prévus à l'origine, et ce malgré le passage au télétravail.

« Je pense que la raison de ce succès est notre facilité à évoluer et à nous adapter à ces nouveaux défis et nouveaux clients, sans avoir à augmenter proportionnellement nos ressources pour ce faire », indique Nicki Batelli. « Ce fut très précieux pour notre entreprise de disposer d'une équipe interne capable de prendre en charge ces tâches supplémentaires à l'aide des processus internes que nous avons développés et de la flexibilité de Wrike. »

« Wrike nous a vraiment aidés à renforcer nos relations avec d'autres équipes, avec lesquelles nous ne travaillons pas forcément », conclut Nicki Batelli. « Désormais, des groupes en interne viennent nous demander ce que nous utilisons pour la gestion de nos projets, s'ils peuvent l'utiliser aussi, ou encore si nous possédons plus de licences. Nous sommes ravis de leur montrer comment nous utilisons Wrike, et de nombreuses personnes ont commencé à l'exploiter en raison de la réussite de notre équipe. »