RPBA, un petit cabinet fiscaliste international basé au Portugal, fournit des services juridiques de niche en matière d'impôts sur le revenu et de biens immobiliers. Il figure dans le classement des meilleurs avocats et cabinets d'avocats de l'édition de 2013 du guide Chambers Europe.
Son histoire
Nos projets juridiques étaient devenus trop complexes à gérer avec de simples tableurs et des e-mails.
Les procédures judiciaires sont menées à bien comme des projets et divisées en étapes interdépendantes, chacune avec une échéance distincte. Si certaines échéances sont négociables et peuvent être reprogrammées (comme les réunions internes des équipes), d'autres sont immuables (c'est le cas des audiences). Ajoutez à cela la complexité de jongler entre de nombreux projets et des clients éparpillés et soumis à différentes juridictions, et vous aurez une idée des défis auxquels RPBA doit faire face. De plus, du fait que chaque procédure contient une foule de détails, ô combien cruciaux, RPBA avait besoin d'un système fiable et organisé pour le stockage et le traitement des informations liées aux projets. Il convenait de trouver un moyen de minimiser le risque de mauvaise gestion, impensable au regard de l'excellente qualité des services offerts par l'entreprise. « Dans ces conditions, nous avions des difficultés à retenir les différentes échéances, à gérer les projets complexes et à collaborer efficacement », explique Ricardo da Palma Borges, directeur associé de RPBA. « Maintenant que nous utilisons Wrike pour gérer nos projets, Outlook et Excel sont de l'histoire ancienne ! »
« Wrike a bouleversé notre quotidien en nous apportant les outils nécessaires pour maîtriser notre gestion de projets et réduire le risque. Nous avons repris confiance en nos capacités et vaincu notre peur de l'échec. »
Sa victoire
Wrike est devenu l'outil idéal pour gérer les procédures judiciaires des 9 avocats spécialisés de RPBA.
Toute l'équipe de RPBA s'est mise d'accord sur un moyen de gérer les échéances complexes grâce aux modèles personnalisés qui permettent d'organiser les projets des clients et de proposer un calendrier. Grâce à Wrike, la collaboration sur des documents légaux a pris une tout autre dimension avec le partage des tâches et des documents sur une seule et même plateforme. Wrike permet à l'équipe de RPBA de surveiller ses échéances strictes, tout en offrant une certaine flexibilité lorsque le calendrier des projets change. « Nous avons trouvé une application de gestion de projet à la fois flexible, fiable, et facile à utiliser pour effectuer le suivi de nos flux de travil, de nos échéances et des documents liés aux projets », explique Ricardo da Palma Borges, qui peut aujourd'hui coordonner les étapes des projets et adapter le calendrier instantanément si nécessaire.
Ses superpouvoirs
Le partage des tâches
Les membres de l'équipe apprécient de pouvoir partager, modifier, discuter et stocker des documents légaux avec le plan de projet, en un seul et même endroit. Lorsqu'un collaborateur souhaite faire une remarque ou un commentaire, il lui suffit de @mentionner la personne concernée, qui reçoit alors immédiatement une notification. Cela permet de réduire le temps passé à obtenir les mises à jour par e-mail ou en demandant aux collègues.
Modèles personnalisable
Au lancement d'un nouveau projet, les membres de l'équipe créent une tâche récurrente avec deux occurrences : la première indique une échéance stricte, qui devient un jalon et n'est pas affectée par la reprogrammation des autres tâches du calendrier. La deuxième occurrence est une simple tâche, avec une date d'échéance antérieure, qui sert à adapter le calendrier du projet en interne et à atteindre les objectifs intermédiaires.
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