Nickelodeon transforme les rêves en réalité en collaborant et en gérant leurs flux de travail en toute agilité dans Wrike

Le défi

L’équipe Experiences by Nickelodeon est chargée de gérer tout un écosystème complexe de projets afin de transposer les franchises emblématiques de Nickelodeon et Paramount dans le monde réel. Il s’agit notamment de proposer des expériences immersives sollicitant tous les sens des visiteurs dans des lieux comme le Nickelodeon Universe Theme Park – American Dream et le Nickelodeon Hotels & Resorts Riviera Maya.

Pour ce faire, Experiences by Nickelodeon doit constituer sa propre équipe créative en interne, créer de nouvelles attractions de la conception à l’exécution, gérer les pipelines complexes et multi-étapes nécessaires pour mettre sur pied des expériences demandant des années de développement, ainsi qu’examiner et réviser les demandes émanant des services travaillant sur les différentes franchises Paramount. Cependant, avec des effectifs en hausse, des attentes croissantes et des activités hybrides toujours plus complexes, l’équipe a finalement dû recourir à une solution de gestion du travail pour simplifier ses activités et gagner en productivité.

« Pour ce qui est de la gestion du travail, notre équipe rencontrait les mêmes difficultés que la plupart des autres entreprises, à savoir des processus compliqués, des e-mails incessants et des réunions trop nombreuses », témoigne Jeff Hartlieb, directeur de projet de l’équipe Experiences by Nickelodeon. « Il nous fallait des outils et des systèmes capables de gérer les tâches quotidiennes les plus complexes ».

Jeff Hartlieb savait que son équipe devait pouvoir s’appuyer sur une source unique d’informations et des processus simplifiés afin de ne pas se retrouver submergée. « En tant qu’équipe, nous devions trouver une solution et revoir nos méthodes de travail. C’est pourquoi nous avons décidé de transformer notre bureau afin de pouvoir mener nos activités avec davantage d’agilité ».

La solution

Jeff Hartlieb et son équipe souhaitaient mettre fin aux e-mails incessants, aux réunions interminables ainsi qu’aux processus complexes. Ils ont donc choisi Wrike afin de revoir leur mode de travail et gagner en agilité. Grâce à Wrike, Nickelodeon a été en mesure de simplifier la gestion des flux de travail, d’améliorer la prise de décision, d’obtenir une visibilité transversale sur les projets et de réussir en tant qu’équipe travaillant à distance dans un environnement de travail agile et hybride.

Une meilleure priorisation des flux de travail pour davantage d’efficacité

Après avoir déployé Wrike, Nickelodeon a pu se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée au lieu de s’enliser dans de longues chaînes d’e-mails et d’accumuler les réunions. « Avant Wrike, notre équipe devait gérer des tâches complexes par e-mail et assister à des réunions interminables, ce qui générait beaucoup de frustration », explique Jeff Hartlieb. « Nous travaillons beaucoup plus efficacement depuis que nous utilisons le système simple, épuré et accessible de Wrike ».

De plus, grâce à l’interface utilisateur et aux outils intuitifs de Wrike, les membres de l’équipe passent beaucoup moins de temps à déterminer comment structurer et organiser les projets. Ils peuvent ainsi se concentrer sur les tâches importantes et accomplir plus de choses avec le même nombre de ressources.

« Grâce à Wrike, notre entreprise bénéficie d’une interface utilisateur simple et épurée, et dispose d’outils adaptables », se félicite Jeff Hartlieb. « Nous sommes plus efficaces depuis que nous avons déployé Wrike. En effet, nous avons pu travailler sur davantage de projets sans avoir eu besoin de recruter du personnel supplémentaire ».

Accélérer les approbations et le processus de révision

Les fonctionnalités de gestion des flux de travail et d’automatisation des approbations facilement personnalisables de Wrike ont permis à Nickelodeon de résoudre l’un de leurs plus gros défis, à savoir simplifier les prises de décision et rendre les approbations plus claires en s’appuyant sur leur propre matrice décisionnelle. « Avant de découvrir Wrike, notre plus grand défi en matière de gestion des flux de travail consistait à déterminer qui prend les décisions à chaque étape et phase d’un projet en fonction de notre matrice décisionnelle. Wrike nous a vraiment aidés à mettre cette méthode en pratique », affirme Jeff Harlieb.

Grâce à la puissante fonctionnalité de révision intégrée de Wrike, les membres de l’équipe sont désormais en mesure d’examiner et de collaborer plus efficacement sur les ressources créatives. Ils peuvent organiser systématiquement les tâches de révision, partager des commentaires adaptés au contexte pour chaque actif et avertir automatiquement les approbateurs lorsque des actifs sont prêts à être contrôlés.

« Nous utilisons très souvent l’outil de révision, car il nous permet de collaborer efficacement sur un grand nombre de concepts, croquis et designs », indique Jeff Hartlieb. « Nous configurons chaque projet directement dans Wrike en le divisant en plusieurs phases. Nous utilisons ensuite l’outil de révision pour chacune de ces phases. Cela nous permet de collaborer et de nous assurer que les actifs sont conformes à la marque et exploités de manière appropriée ».

Simplifier les projets en établissant une source unique d’informations

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, Wrike offre également à l’équipe Experiences by Nickelodeon la possibilité de rassembler ses multiples actifs, outils, statuts et informations sur les projets au sein d’une plateforme puissante, fiable, centralisée et polyvalente. « L’un des grands avantages de la plateforme Wrike, c’est qu’elle constitue une source unique d’informations », déclare Jeff Hartlieb. « Nous travaillons tous sur différents outils : Google Docs, Slack, Teams, Illustrator, documents PDF, etc. En regroupant toutes nos données, Wrike nous offre une source unique d’informations, ce qui nous permet d’être plus efficaces et de fournir un travail de meilleure qualité ».

Rendre les projets moins complexes grâce à des systèmes de réception du travail intuitifs

L’équipe de Jeff Hartlieb utilise également des formulaires de demande dynamiques au sein de Wrike afin de regrouper et de partager des informations plus facilement. Les formulaires de demande permettent aux créatifs, aux chefs de projet ou aux partenaires externes d’organiser leurs données exactement comme ils l’entendent et de les retrouver précisément au moment où ils en ont besoin. « Nos créatifs plébiscitent Wrike, car les informations arrivent via notre formulaire de demande. Qu’il s’agisse de PDF, de documents Word ou de scripts, ils retrouvent tout ce dont ils ont besoin au sein d’un même espace, ce qui leur facilite grandement la tâche. Tout est à portée de main, et ils n’ont plus vraiment d’efforts à faire pour trouver ce qu’ils cherchent », constate Jeff Hartlieb. « Nos partenaires apprécient également Wrike, car l’outil dédié aux demandes regroupe tout au même endroit. Ils obtiennent ainsi une réponse beaucoup plus rapidement grâce à Wrike ».

Instaurer une collaboration et une visibilité transversales dans des environnements hybrides

En ayant la possibilité de regrouper les demandes, les informations sur l’avancement des projets ainsi que les objectifs directement dans Wrike, les membres des équipes de Nickelodeon profitent d’une visibilité totale non seulement sur leur propre travail, mais également sur les tâches réalisées par les autres équipes, ce qui leur a permis d’éliminer les silos et d’instaurer une collaboration transversale.

« L’avantage majeur de la transparence, c’est que nous pouvons définir un grand nombre de projets et que les équipes d’autres services peuvent suivre l’avancement de ces projets », déclare Jeff Hartlieb. « En réalité, cela rend les choses beaucoup plus stimulantes. Tous ces différents projets suscitent beaucoup d’enthousiasme, car chacun peut exposer son travail, et tout le monde est en mesure d’intervenir et de collaborer ».

Cette visibilité et ces fonctionnalités de collaboration ont grandement aidé les membres de l’équipe de Jeff Hartlieb à passer à un environnement de travail agile et hybride sans trop de difficultés. Wrike leur a fourni tout ce dont ils avaient besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes tout en assurant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et ce où qu’ils se trouvent.

« En proposant un système dont les outils peuvent être utilisés via un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou des appareils mobiles, Wrike nous a permis de mieux concilier vie privée et vie professionnelle. La personne qui réalise la tâche a désormais la possibilité de collaborer à tout moment », explique Jeff Hartlieb. « Heureusement, il y a trois ans, lorsque nous avons mis en place Wrike afin de mener à bien notre transformation agile, nous disposions déjà des outils nous permettant de nous conformer à la nouvelle réalité du télétravail. Nous avons pu apprendre à utiliser ces différents outils de manière optimale, au sein d’un environnement de travail hybride ».

Résultats

Wrike a aidé Nickelodeon à transformer les rêves en réalité et à se rapprocher de son public en proposant des expériences incroyables dans divers lieux. En intégrant des fonctionnalités révolutionnaires telles que des flux de travail et une automatisation facilement personnalisables, et en mettant en place des processus de révision et d’approbation plus efficaces pour ses nombreux projets et actifs, Nickelodeon dispose enfin de la visibilité et de la source unique d’informations dont elle a besoin pour pouvoir offrir à ses fans des expériences immersives dans le monde réel.

Même si elle était initialement utilisée par l’équipe Experiences by Nickelodeon, c’est désormais toute l’organisation qui profite des fonctionnalités conviviales de gestion du travail et de collaboration transversale de Wrike.

« Avant, nous étions les seuls à exploiter Wrike. Mais désormais, d’autres groupes au sein de Paramount l’utilisent », note Jeff Hartlieb. « Il est d’ailleurs intéressant de constater que ces autres secteurs utilisent Wrike d’une manière totalement différente de la nôtre. C’est très stimulant, car nous pouvons nous inspirer mutuellement et découvrir ce que réalisent les autres équipes ».