La ville de Reno implante Wrike pour stimuler l'efficacité et l'innovation à travers les services
Ville de Reno — Reno est une ville aux États-Unis, État du Nevada, proche des montagnes de la Sierra Nevada et du lac Tahoe
Leur histoire
La ville de Reno cherchait un moyen de se tenir au fait des changements progressifs au sein de la collectivité, et des sociétés technologiques émergentes
La ville, connue sous le nom de « la plus grande des petites villes du monde », est aujourd'hui en plein essor au niveau de l'innovation et de la technologie. Les anciennes structures architecturales sont converties en restaurants, en espaces événementiels et en petits commerces. Ces derniers temps, la ville a accueilli des sociétés telles que Tesla, Apple, Switch et plusieurs autres sociétés technologiques (petites et grandes) qui y ont installé leurs bureaux. L'équipe de la ville de Reno s'efforce à tenir le rythme des changements activement, et cherche à créer une vision de la ville inspirant la créativité et l'esprit d'entreprise.
L'un des défis de la construction de cette vision est la coordination des différents départements impliqués. Ryan High, Responsable des Initiatives Stratégiques, est chargé de la Création et de la mise en œuvre de cette vision, en planifiant des initiatives entre départements. « L'image de Reno a radicalement changé en 2016», dit-il. « Reno était traditionnellement connue comme la capitale des divorces et un lieu de jeux d'argent. Mais grâce à l'arrivée de nombreux géants de la technologie, la représentation et l'image de Reno sont devenus celles du secteur de la technologie. »
Afin de rester à jour sur les changements, la ville de Reno savait qu'elle devait investir dans un logiciel favorisant l'efficacité et la transparence entre les départements. Depuis les réunions du conseil municipal jusqu'aux annonces publiques, tout devait être suivi, vérifié, archivé et mesuré en vue d'évaluations de la performance. « Dans le département des communications et de l'implication des collectivités, nous avons un rôle important concernant la collaboration avec tous les départements de la ville », affirme Calli Wilsey, Agent de Liaison entre les collectivités. « Lorsque nous allons sur le terrain et que nous travaillons sur un projet, nous collaborons avec les pompiers, le département des travaux publics et toutes les personnes impliquées dans la ville. Il existe tant de parties prenantes que nous devons nous assurer que toutes soient sur la même longueur d'ondes, et la technologie peut favoriser cela. »
Wrike me rend plus efficace au travail parce que je dois quotidiennement jongler avec un grand nombre de tâches, et cela me permet de prioriser ce sur quoi je dois me concentrer chaque jour dès mon arrivée au bureau.
Leur victoire
Les fonctionnalités intuitives de Wrike permettent à la ville de Reno une collaboration facile entre les départements, pour que les initiatives innovantes puissent être suivies jusqu'à la concrétisation.
Les départements ont adopté Wrike pour gérer tous les projets et initiatives au sein de la ville de Reno, du suivi des tâches et de l'organisation des demandes entrantes jusqu'à l'obtention d'une transparence totale sur tous les projets afin que rien ne soit oublié.
Wrike permet à l'équipe de la ville de Reno une coordination et une planification simple entre tous les départements de la ville. « Ici dans la ville de Reno, différents services utilisent des logiciels pour leurs besoins particuliers », explique Ryan High, « mais nous trouvons que Wrike s'étend à tous les services et représente l'unique logiciel que tout le monde peut utiliser pour gérer ses projets, ses initiatives et ses tâches. »
L'un des projets réalisés avec Wrike est l'événement State of the City, un discours annuel présentant une mise à jour sur la ville : ce qu'ils ont accompli et ce qu'ils prévoient dans l'avenir. « Un grand nombre de tâches sont impliquées dans l'organisation de cette soirée », affirme Wilsey, « de la rédaction des discours à l'envoi des invitations, en passant par la logistique, l'éclairage et les intervenants. » L'équipe utilise même Wrike pour écrire les discours et solliciter des retours. « Ce qui est réellement avantageux, c'est que les gens peuvent commenter les discours. Cela encourage véritablement cet environnement collaboratif où tout le monde peut s'exprimer », indique Wilsey.
La possibilité de voir clairement qui est responsable de certaines tâches indépendamment du département, a aidé l'équipe de Reno à rester connectée et efficace durant cette période de croissance et de développement. « Suivre les projets dans Wrike est très important, non seulement pour nous assurer que nous avons une forte relation collaborative et que tout est mené à bien à temps, mais également pour nous rendre responsables de l'accomplissement des projets ensemble en tant qu'organisation. »
Leurs super pouvoirs
Partage de fichiers facile
L'équipe Reno utilise beaucoup le partage de fichiers pour rapidement partager les documents à travers l'organisation. L'outil simple pour joindre des fichiers et en contrôler les versions leur permet de visualiser les fichiers les plus récents et les plus à jour. « La possibilité d'attribuer un projet à plusieurs personnes et de collaborer directement sur les documents dans les tâches a fortement amélioré notre processus », explique Calli Wilsey.
Génération de rapports mensuels
La transparence s'est réellement accrue grâce aux rapports détaillés. Lorsque le conseil municipal veut une mise à jour sur un projet important qu'ils ont sollicité, il suffit à l'équipe de générer un rapport directement dans Wrike et de l'envoyer au conseil. Les rapports suppriment la nécessité de tenir d'innombrables réunions sur le statut des projets et des appels groupés pour collaborer sur les projets volumineux.
Champs personnalisés
L'équipe Reno organise son plan stratégique dans Wrike à l'aide des champs personnalisés. En ajoutant leurs priorités stratégiques dans l'outil, les utilisateurs peuvent facilement se connecter et associer leur tâche à une priorité stratégique. « Maintenant que nous réalisons nos centaines de projets dans Wrike, nous les associons à une priorité afin de pouvoir les suivre », affirme Ryan High.
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