Le Kanban personnel est une méthode efficace pour visualiser votre travail et améliorer votre productivité personnelle. Selon plusieurs études, 80 % des gens seraient stressés au travail, avec pour causes principales les charges de travail et les responsabilités familiales. En adoptant une version modifiée du Kanban traditionnel de façon à gérer vos listes de tâches professionnelles aussi bien que personnelles, vous gagnez en temps et en efficacité, et évitez ainsi de vous sentir dépassé.
Dans ce guide, vous découvrirez en quoi consiste le Kanban personnel, comment le mettre en œuvre dans votre vie et la meilleure application pour le faire.
La méthode Kanban : qu'est-ce que c'est ?
Le Kanban est un cadre de gestion de projet permettant de mettre en pratique la méthodologie Agile. En effet, cette dernière est une stratégie générale de gestion de projet, qui propose des principes clés et des valeurs fondamentales, mais n'indique en rien comment les appliquer.
Kanban vous donne des instructions détaillées et tactiques sur la façon de la mettre en œuvre. Ce n'est pas le seul cadre de travail Agile disponible, mais c'est bien l'un des plus populaires.
En quoi consiste le Kanban personnel ?
Le Kanban personnel offre une version simplifiée du cadre de gestion de projet Kanban, qui permet d'en appliquer les principes aux tâches individuelles. Il s'agit d'un système de gestion des tâches sur lequel les gens peuvent s'appuyer pour organiser leurs responsabilités professionnelles et personnelles.
Le Kanban personnel vise avant tout à aider ses pratiquants à se concentrer davantage sur les tâches prioritaires et à limiter le nombre d'activités qu'ils essaient de réaliser simultanément. Pour atteindre ces objectifs, la méthode s'articule autour de deux règles essentielles : offrir une représentation visuelle des tâches et limiter le nombre d'éléments de votre liste de tâches.
À qui s'adresse le Kanban personnel ?
Le Kanban personnel est un atout pour toute personne qui jongle au quotidien entre différentes tâches. Il peut s'adapter à tous les utilisateurs, peu importe leur âge, leur emplacement ou leur mode d'apprentissage. Si vous avez l'impression de ne jamais voir le bout de votre liste de tâches, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, un tableau Kanban personnel peut vous aider.
De même, si vous avez du mal à décider par où commencer ou quelles tâches réaliser en priorité, l'aspect visuel du Kanban peut être un réel atout. Cette version modifiée du Kanban a été imaginée comme un outil de productivité personnelle à destination de toute personne ayant des difficultés à allier des priorités contradictoires ou des listes de tâches accablantes.
Comment utiliser un tableau Kanban personnel ?
La façon la plus simple de configurer un tableau Kanban personnel est de créer trois colonnes :
- À faire
- En cours
- Terminé
Pour cela, vous pouvez utiliser un tableau blanc physique ou un logiciel de gestion de projet Kanban. Vous pouvez ensuite créer une tâche individuelle pour chaque chose à faire, en ajoutant chacune d'entre elle sous la forme d'une « carte » dans la colonne « À faire ».
Une fois toutes les cartes Kanban créées, vous pouvez commencer à en définir les priorités. Pour ce faire, assignez une priorité « Haute », « Moyenne » et « Faible » à chacune d'entre elle.
Déterminez ensuite le nombre de tâches que vous pouvez facilement entreprendre en même temps. Dans l'idéal, vous ne devriez réaliser qu'une tâche à la fois. Mais si certaines de vos tâches s'étendent sur plusieurs heures ou plusieurs jours, il peut être raisonnable de mener 2 ou 3 tâches de front.
Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la déplacer vers la colonne « Terminé », puis ajouter une autre tâche dans la colonne « En cours ».
À tout moment du processus, votre colonne « En cours » ne doit contenir que le nombre maximum de tâches que vous pouvez réaliser. Le flux régulier de tâches ainsi obtenu permet d'augmenter la productivité, d'éliminer les temps morts et d'éviter de vous sentir dépassé par un nombre trop élévé d'éléments en cours.
Qu'est-il conseillé d'inclure dans un tableau Kanban personnel ?
Votre tableau Kanban personnel peut vous aider à gérer toutes les activités sur votre liste de tâches.
Pour utiliser au mieux votre outil de productivité Kanban personnel, inspirez-vous des astuces suivantes :
- Classez les tâches associées à différents volets de votre vie sur différents tableaux (par exemple, un tableau professionnel et un tableau personnel).
- Décomposez les activités en plusieurs tâches concrètes qui ne prendront que quelques heures ou quelques jours chacune. Par exemple, plutôt que d'inscrire « créer une campagne par e-mail », décomposez votre tâche en « télécharger la liste de distribution », « concevoir le séquençage des e-mails », etc.
- Évitez d'être trop ambitieux lorsque vous déterminez le nombre maximum de tâches à inclure dans votre colonne « En cours ». Commencez par vous contenter d'une à trois tâches, puis augmentez le rythme lorsque vous avez trop de temps morts.
- Faites preuve de souplesse. Kanban et Agile sont conçus pour s'adapter à chaque situation, alors n'hésitez pas à modifier votre outil Kanban personnel pour répondre à vos besoins spécifiques. S'il vous faut une autre colonne, telle que « En cours de révision », ajoutez-la tout simplement.
Quelle est la meilleure application de Kanban personnel ?
Un tableau physique peut-être utile pour apprendre à maîtriser le principe, mais fondamentalement, les options virtuelles restent préférables. Après tout, les tableaux de Kanban personnel en ligne sont accessibles depuis n'importe où, et vous pouvez ajouter, mettre à jour et réagencer les cartes entre les différentes colonnes en un simple clic.
La meilleure application est celle qui est la mieux adaptée à vos besoins et préférences. Voulez-vous un outil gratuit, mais qui ne propose qu'un seul tableau ? Ou préférez-vous payer un petit forfait mensuel pour une application qui vous permet de créer plusieurs tableaux et des colonnes personnalisées ?
Si vous souhaitez bénéficier d'une option hautement personnalisable que vous pourrez synchroniser avec votre outil de gestion de projet ou votre logiciel de gestion du travail, Wrike est la solution qui s'impose.
Comment puis-je utiliser Wrike en tant qu'outil de Kanban personnel ?
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